Porównanie arkuszy kalkulacyjnych i Zapytanie o arkusze kalkulacyjne pomagają być na bieżąco z danymi.
Źródło obrazu: Wavebreakmedia Ltd/Wavebreak Media/Getty Images
Nawet dla najbardziej zorganizowanych księgowych i księgowych ilość informacji przechowywanych w programie Excel może wkrótce stać się przytłaczająca. Microsoft Excel ma dwa narzędzia do porównywania danych arkusza kalkulacyjnego, które mogą być bardzo przydatne, jeśli próbujesz znaleźć literówkę w komórce lub porównywać dokumenty w celu przygotowania do audytu. Oba dostępne tylko w Office Professional Plus 2013 i Office 365 Professional Plus, arkusz kalkulacyjny Porównaj i Zapytanie o arkusz kalkulacyjny umożliwiają analizowanie skoroszytów lub generowanie raportów różnic między nimi arkusze kalkulacyjne. Te dwie rzeczy mogą znacznie oszczędzić czas w porównaniu z ręcznym porównywaniem danych.
Porównanie arkuszy kalkulacyjnych
Krok 1
Kliknij „Porównanie arkuszy kalkulacyjnych” na ekranie startowym systemu Windows 8. Wpisz „Porównanie arkuszy kalkulacyjnych” w polu wyszukiwania i wybierz plik, jeśli masz problemy z odnalezieniem go na ekranie.
Wideo dnia
Krok 2
Kliknij kartę „Strona główna” u góry i wybierz Porównaj pliki.
Krok 3
Kliknij niebieską ikonę folderu obok pola Porównaj w wyświetlonym oknie dialogowym. Przejrzyj zapisane pliki Excela i wybierz pierwszy arkusz kalkulacyjny, który chcesz porównać.
Krok 4
Kliknij zieloną ikonę folderu obok pola Do w następnym wierszu. Przejrzyj pliki Excela, aby wybrać drugi arkusz kalkulacyjny, który chcesz porównać.
Krok 5
Kliknij przycisk „OK”.
Krok 6
Wybierz kryteria, których chcesz użyć w porównaniu z menu po lewej stronie. Możesz wybrać kryteria, takie jak „Wartości komórek”, „Formuły” i „Format komórki” lub po prostu zaznaczyć pole „Zaznacz wszystko”.
Krok 7
Kliknij „OK”, aby wygenerować raport różnic. Porównywanie arkuszy kalkulacyjnych tworzy pełną listę wszystkich różnic między dwoma plikami na podstawie zidentyfikowanych kryteriów.
Zapytanie o arkusz kalkulacyjny
Krok 1
Włącz dodatek Inquire, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Kliknij kartę „Plik” w programie Excel i wybierz „Opcje”, a następnie „Dodatki”. Wybierz Dodatki COM z menu rozwijanego Zarządzaj, kliknij przycisk „Przejdź” i upewnij się, że zaznaczone jest pole obok opcji Zapytaj o dodatki.
Krok 2
Kliknij kartę „Zapytanie” u góry programu Excel, aby zapoznać się z opcjami analizy i porównania arkusza kalkulacyjnego.
Krok 3
Kliknij polecenie „Porównaj pliki”, aby uruchomić porównywanie arkuszy kalkulacyjnych bezpośrednio z programu Excel.
Krok 4
Kliknij opcję „Relacje skoroszytów”, aby wygenerować graficzny raport zawierający odwołania między skoroszytami, takie jak formuły odwołujące się do wartości zawartej w innym arkuszu kalkulacyjnym. Użyj ikon Relacje arkusza i Relacje komórek, aby wykonać to samo między arkuszami w skoroszycie lub komórkami w arkuszu.
Krok 5
Kliknij ikonę „Analiza skoroszytu”, aby wygenerować pełny i interaktywny raport w otwartym arkuszu kalkulacyjnym, zawierający informacje o wartościach, formatowaniu, strukturze i formułach.
Wskazówka
W przypadku kontroli wersji lub sieci funkcja Porównywanie arkuszy kalkulacyjnych umożliwia porównywanie dwóch plików o tej samej nazwie, o ile są one zapisane w różnych folderach.
Komunikat „Nie można otworzyć skoroszytu” w porównywaniu arkuszy kalkulacyjnych może wskazywać, że określony arkusz kalkulacyjny jest chroniony hasłem. W takim przypadku po prostu kliknij „OK”, a następnie wprowadź hasło ze skoroszytu.
Arkusz kalkulacyjny Porównaj różnice w kodach kolorów na podstawie typu danych i charakteru różnicy. Dolny lewy panel raportu różnic zawiera legendę wskazującą, co oznacza każdy kolor.
Możesz użyć funkcji Analiza skoroszytu w opcjach Zapytanie, aby uzupełnić raporty porównawcze i lepiej zrozumieć, jak wprowadzanie zmian może wpłynąć na strukturę arkusza kalkulacyjnego. Użyj opcji Relacje komórek, arkusza roboczego i skoroszytu, aby dowiedzieć się, jak wprowadzenie zmian w jednej komórce może wpłynąć na wszystkie pliki.
