20 wskazówek ninja, aby jak najlepiej wykorzystać Gmaila

Gmail przekroczył 900 milionów użytkowników w 2015 roku. Nieźle jak na projekt, którego nazwa kodowa pochodzi z kreskówki Dilberta. Kiedy został uruchomiony, nikt w to nie wierzył – zadebiutował w Prima Aprilis.

Częściowo z powodu prostego interfejsu Gmaila, ludzie rzadko zadają sobie trud poznania jego wielu funkcji. W końcu to już takie proste. Ale dla tych, którzy poświęcają czas na poznanie jego tajników, Gmail staje się znacznie potężniejszym narzędziem. Oto 20 wskazówek, które pomogą Ci zostać ninja Gmaila.

To najważniejsze narzędzie do poruszania się po Gmailu. Jeśli jesteś jak większość ludzi, prawdopodobnie nigdy go nie używałeś. Kliknij Bieg – znajduje się w prawym górnym rogu ekranu Gmaila – i wejdź do nowego wspaniałego świata.

Pierwszą rzeczą, którą zauważysz po kliknięciu przycisku Bieg jest kilka opcji pod nagłówkiem o nazwie Gęstość wyświetlacza

Możesz także wybrać liczbę e-maili wyświetlanych na stronie. Kliknij Bieg i wtedy Ustawienia > Ogólne. Pod Maksymalny rozmiar strony możesz wybrać liczbę konwersacji (tj. e-maili) na stronie, od 10 do 100.

Pamiętaj, że za każdym razem, gdy dokonasz zmiany w Ustawieniach, musisz zejść na dół strony i wybrać Zapisz zmianę lub Twoje zmiany nie zostaną zachowane.

Wybór motywu to jedna z najbardziej radykalnych zmian wizualnych, jakie możesz wprowadzić w Gmailu. Przejdź do Bieg i wybierz Motywy. Przywita Cię różnorodność środowisk. Kolorowe tło daje wrażenie, że pracujesz bezpośrednio na pulpicie, a nie w przeglądarce. Możesz też wybrać jedno z własnych zdjęć jako tło.

Jeśli chcesz wrócić do domyślnego tła Gmaila, wybierz zaznaczone Światło.

Możesz także wybrać swój styl tekstu. Przejdź do Bieg i wybierz Ustawienia > Ogólne i zobaczysz Domyślny styl tekstu. Tutaj możesz wybrać czcionkę, styl i kolor tekstu.

Jak oceniasz swoje wątki? Nie mamy na myśli ubrań. Wątki to funkcja w wielu programach pocztowych, która grupuje wiadomości wraz z odpowiedziami. Może ci się to podobać lub nie; być może chcesz, aby każdy e-mail był wyświetlany osobno. Jeśli nie chcesz, aby Twoje konwersacje e-mail były zagnieżdżone w sobie, możesz wyłączyć tę funkcję. Udaj się do Bieg i wybierz Ustawienia > Ogólne i wtedy Widok rozmowy. Wybierz przycisk opcji obok Widok rozmowy wyłączony położyć kres wątkom.

Możesz także zmienić styl skrzynki odbiorczej. Przejdź do Bieg i wybierz Ustawienia > Skrzynka odbiorcza. Wybierz menu rozwijane obok Rodzaj skrzynki odbiorczej. Jest ustawiony na wartość domyślną, która przedstawia wiadomości e-mail w kolejności ich otrzymania. Ale może wolisz inny sposób. Może chcesz najpierw zobaczyć nieprzeczytane e-maile, e-maile oznaczone gwiazdką, a nawet ważne e-maile na górze.

Ale pytasz: skąd Gmail może wiedzieć, co jest ważne? Doskonałe pytanie! I to prowadzi nas do następnej wskazówki.

Możesz nauczyć Gmaila, które wiadomości są dla Ciebie ważne. Obok każdego e-maila znajduje się mała ikona przypominająca flagę, która po kliknięciu zmienia kolor na żółty (szczegóły na zrzucie ekranu). Klikając go, informujesz Gmaila, że ​​to ważne. Po pewnym czasie Gmail rozpoznaje i zaczyna automatycznie identyfikować te e-maile jako ważne. Na przykład każdy e-mail od szefa będzie oznaczony jako ważny. I odwrotnie, możesz odznaczyć e-maile, które nie są ważne, ale które Gmail błędnie identyfikuje w ten sposób. Wkrótce Gmail zajmie się sortowaniem Twojej poczty e-mail.

Wizualne porządkowanie wiadomości e-mail może pomóc w identyfikacji ważnych wiadomości e-mail, gdy szybko otworzysz skrzynkę odbiorczą. Dwa główne narzędzia Gmaila, które to umożliwiają, to etykiety oraz gwiazdy. Zacznijmy od etykiet, które pełnią również funkcję folderów w Gmailu. Aby utworzyć etykietę, przejdź do górnej części okna i wybierz Przenieś do ikona w kształcie folderu.

Kiedy na nią klikniesz, otrzymasz rozwijane pole. Wybierać Tworzyć nowe. Nadaj swojej nowej etykiecie nazwę i kliknij Tworzyć.

Jak wspomnieliśmy, etykiety to tak naprawdę tylko nazwa, której Gmail używa do folderów. Pojawiają się po lewej stronie skrzynki odbiorczej pod hasłem Komponować przycisk. Możesz sprawić, że e-maile z etykietami będą bardziej widoczne, przypisując im kolor. Jeśli najedziesz kursorem na nazwę etykiety, po prawej stronie zobaczysz małą strzałkę. Kliknij na niego, a pojawi się okno. U góry pudełka zobaczysz Kolor etykiety. Kliknij strzałkę po prawej stronie, a pojawi się okno wyboru koloru etykiety. Po prostu kliknij żądany kolor i będzie to kolor Twojej etykiety.

Gwiazdki to kolejny świetny sposób, aby Twoje e-maile wyróżniały się wizualnie. Spójrz na prawą krawędź listy e-mailowej w skrzynce odbiorczej, a powinieneś zobaczyć puste gwiazdki. Kiedy klikniesz na gwiazdę, zmieni kolor na żółty. Boom, masz teraz oflagowaną wiadomość. Może oznaczać cokolwiek chcesz; e-maile z gwiazdką mogą oznaczać e-mail jako ważny, wymagający kontynuacji lub coś innego. To zależy od Ciebie.

Żółty jest świetny, ale masz też o wiele więcej kolorów do wyboru, co znacznie zwiększa wartość organizacyjną tych małych ikon. Za każdym razem, gdy klikniesz gwiazdkę, przechodzi ona przez jeden z dostępnych kolorów.

Ale oto sztuczka: Ty kontrolujesz, które kolory (a nawet kształty) są dostępne. Kliknij Bieg i wybierz Ustawienia > Ogólne. Przewiń w dół do Gwiazdy. Możesz przeciągać gwiazdki (i kształty) między sekcjami Nieużywane i W użyciu, co daje Ci pełną kontrolę nad tym, co się stanie, gdy klikniesz gwiazdki z powrotem w skrzynce odbiorczej.

Po wybraniu tego, co chcesz, nie zapomnij kliknąć Zapisz zmiany.

Po powrocie do skrzynki odbiorczej możesz wybrać żądany kolor gwiazdki (lub innej ikony), klikając kilkakrotnie ikonę gwiazdki obok wiadomości e-mail. Będzie on sukcesywnie przechodził przez twoje opcje kolorystyczne.

Tworzenie filtrów to świetny sposób na zwiększenie produktywności Gmaila. Zasadniczo tworzysz reguły, które automatyzują odpowiedź Gmaila na przychodzące wiadomości e-mail. Oszczędza to czas, ponieważ nie musisz już zajmować się każdym e-mailem indywidualnie. Reguły mogą być dowolne, od przenoszenia wiadomości e-mail, przez przekazywanie ich, po wysyłanie gotowej odpowiedzi.

Najpierw wybierz e-mail, dla którego chcesz utworzyć filtr. Następnie wybierz Więcej z górnego paska menu i zejdź do Filtruj wiadomości takie jak te.

W poniższym przykładzie wybraliśmy marketingowy e-mail z symfonii Phoenix. Pierwsze pudełko, które się pojawi, ma Z: wypełniony wiersz. Kliknij tam, gdzie jest napisane Utwórz filtr z tym wyszukiwaniem.

Po zakończeniu zostaniesz przeniesiony do innego pola, w którym możesz utworzyć żądaną regułę lub filtr. W tym przypadku stworzymy dwie reguły: pomiń skrzynkę odbiorczą i kategoryzuj tego typu wiadomości e-mail jako promocje. Po wybraniu reguł kliknij Utwórz filtr. Po wykonaniu tej czynności wszystkie e-maile z działu marketingu symfonii Phoenix przejdą przez skrzynkę odbiorczą i trafią bezpośrednio do Promocje.

Zobaczysz w tym polu, że masz wiele opcji tworzenia filtra. Możesz oznaczyć gwiazdką wszystkie e-maile pochodzące od nadawcy (w tym przypadku phoenixsympony.org), między innymi zastosować etykietę, oznaczyć je jako przeczytane lub usunąć.

Tworząc filtry, wprowadzisz przepływ do swojej skrzynki odbiorczej, który utrzymuje wiadomości e-mail w pożądanym kierunku, znacznie zwiększając wydajność poczty e-mail.

Utworzony filtr nie będzie miał żadnego wpływu na otrzymane e-maile, chyba że wybierzesz Zastosuj również filtr do pasujących wątków który jest polem wyboru bezpośrednio po prawej stronie Utwórz filtr przycisk.

Prawdopodobnie wysłałeś co najmniej jeden e-mail, który chciałbyś odzyskać.

Czy chciałbyś kliknąć cofnij chwilę po kliknięciu Wyślij? Na szczęście w Gmailu możesz to zrobić. Kliknij Bieg następnie Ustawienia > Ogólne. Kliknij pole wyboru, aby włączyć Cofnij wysyłanie i wybierz ilość czasu, którą chcesz sobie poświęcić. Pamiętaj, że im dłuższy okres prolongaty cofania, tym dłużej każdy e-mail zostanie wysłany ze skrzynki nadawczej, więc prawdopodobnie wystarczy 10 lub 20 sekund.

Skróty klawiaturowe to świetne narzędzie do szybszego poruszania się po Gmailu. Możesz ich używać do poruszania się po Gmailu, a także do sortowania wiadomości. Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to włączyć skróty klawiaturowe, ponieważ ich domyślna pozycja jest wyłączona. Robisz to, klikając koło zębate, a następnie Ustawienia > Ogólne. Iść do Skróty klawiszowe i wybierz przycisk radiowy obok Skróty klawiaturowe włączone.

Aby uzyskać pełną listę skrótów klawiaturowych Gmaila, odwiedź tutaj. Możesz też znaleźć ściągawkę do Gmaila tutaj.

Większość z nas ma więcej niż jedno konto e-mail. Istnieje również możliwość dodania tych kont do Gmaila, dzięki czemu nie trzeba logować się na wiele kont, aby sprawdzić pocztę, o ile są to zwykłe konta POP3.

Musisz znać ustawienia kont e-mail, które planujesz dodać. Po uzyskaniu tych informacji przejdź do Gear, a następnie Ustawienia > Konta i import. Następnie wybierz Dodaj konto pocztowe POP3, które posiadasz.

Stąd po prostu wprowadź informacje, o które prosi Gmail. Gmail spróbuje automatycznie wypełnić niektóre z tych danych, ale może się to nie udać. Lepiej jest znać te informacje z wyprzedzeniem i wprowadzać je ręcznie. Zauważysz też przycisk obok Zostaw kopię pobranych wiadomości na serwerze. Wybierz tę opcję, jeśli często sprawdzasz pocztę dla tego konta z innych miejsc. Po wypełnieniu informacji kliknij Dodaj konto. Skonfigurowałeś Gmaila do odbierania e-maili z drugiego konta.

Zostaniesz również zapytany, czy chcesz również mieć możliwość wysłać e-maile z tego konta. Jeśli wybierzesz tak, zauważysz, że w następnym oknie zostaniesz zapytany, czy chcesz Traktuj jako alias. To osobisty wybór, który bardziej niż cokolwiek wpływa na ustawienia wyszukiwania. Możesz dowiedzieć się więcej szczegółów tutaj. Zasadniczo, jeśli wybierzesz Traktuj jako alias, podczas wyszukiwania „Od: Ja” Gmail potraktuje ten nowy adres również jako „Ja” – czyli Ciebie – i pobierze wszystkie Twoje e-maile z nowego dodanego konta.

Zostaniesz również poproszony o podanie informacji o serwerze poczty wychodzącej i hasła. Kiedy klikniesz dalej, możesz zostać poproszony o podanie kodu potwierdzającego, który faktycznie posiadasz to konto, który zostanie wysłany e-mailem lub SMS-em na Twój telefon. Po zakończeniu tego kroku jesteś gotowy do pracy. Zobaczysz nowy e-mail pod Wyślij pocztę jako: w Konta i import w ustawieniach.

Gdy następnym razem wyślesz wiadomość e-mail, zobaczysz rozwijane pole w Z: wiersz wiadomości e-mail. Daje Ci możliwość wysłania wiadomości e-mail z oryginalnego konta Gmail lub nowego dodanego konta. Możesz uważać, że wysyłasz z adresu, z którego chcesz wysyłać. Jest ustawienie w Konta i import to ci pozwala Odpowiedz z tego samego adresu, na który została wysłana wiadomość. Po wybraniu tej opcji powinieneś uniknąć błędów, jeśli Twoim celem jest, aby zawsze mieć to: i od: to samo.

Dodawanie innych kont e-mail może być nieco skomplikowane. Dlatego kontynuujemy tę sprawę z prostą wskazówką, która może oszczędzić ci wiele irytacji. Być może zauważyłeś, że zgromadziłeś bezbożną liczbę promocyjnych e-maili. Czas pocałować ich na pożegnanie i wykorzystać cenne 15 GB miejsca, które Gmail przeznacza na ważniejsze rzeczy.

Być może już wiesz, że jeśli klikniesz Zaznacz wszystko w lewym rogu górnego paska menu, zaznaczono tylko 100 e-maili (lub dowolną liczbę e-maili ustawionych dla jednej strony). Jeśli masz dużo e-maili, usunięcie ich po 100 naraz zajmie dużo czasu.

Okazuje się, że rozwiązanie kryje się na widoku – i prawdopodobnie nigdy go nie zauważyłeś. Po wybraniu wszystkich, jeśli w tym folderze lub etykiecie jest więcej wiadomości e-mail niż mieści się na bieżącej stronie, zawsze masz możliwość wybrania wszystkich wiadomości e-mail. Kliknij link w żółtej wiadomości, aby zaznaczyć wszystko.

Po wybraniu e-maili kliknij Kasować. Gotowe i gotowe!

Operatory wyszukiwania to skróty klawiaturowe świata wyszukiwania. Uczenie się ich teraz zaoszczędzi ci wiele późniejszego przesiewania. Pomogą zawęzić wyszukiwanie, gdy szukasz tego e-maila w stogu siana.

Operatory wyszukiwania w Gmailu obejmują Z: który, po którym następuje imię, automatycznie znajdzie wszystkie e-maile od tej osoby. Podobnie jest Do: który określa odbiorcę. Na przykład, jeśli chcesz szybko znaleźć wszystkie wiadomości od fanów do legendy komiksów, Stana Lee, wpisz Do: Stan Lee a lista pojawi się w Twojej skrzynce odbiorczej. Możesz także wyszukiwać według tematu za pomocą Temat: Komiksy. (Pamiętaj, że nie może być spacji między dwukropkiem a wyszukiwanym hasłem). Możesz także wyszukiwać według etykiet (Etykieta:) i sortuj e-maile według załączników (Ma załącznik).

Istnieje wiele innych sposobów wyszukiwania, a Gmail udostępnia listę operatorów wyszukiwania tutaj.

Inżynierowie Google często dodają „eksperymentalne” elementy, aby ulepszyć Gmaila. W Google Labs możesz najpierw wypróbować niektóre z tych nowych funkcji.

Zanurz się od razu, klikając Bieg i wybierając Ustawienia > Laboratorium. Właśnie wszedłeś do obszaru testowego. Znajdziesz tu takie rzeczy, jak ikona uwierzytelniania dla zweryfikowanych nadawców (narzędzie, które zapobiega spamerom podszywaniu się pod wiadomości, aby wyglądały, jakby pochodziły z zaufanej witryny). Aby to wypróbować, kliknij Włączyć.

Wypróbuj te, które lubisz; zawsze możesz wyłączyć te, które uznasz za niepotrzebne.