Nazwij i utwórz nową bazę danych za pomocą polecenia „Nowy” w zakładce „Plik”. Wybierz zakładkę "Strona główna", a otworzy się nowa tabela. Przełącz na „Widok projektu”.
Wprowadź nazwę „Klucza podstawowego” w kolumnie „Nazwa pola” w wierszu 1. „ID” to wartość domyślna z „AutoNumber” w kolumnie „Data Type”. Można go zachować lub zmienić na inny unikalny identyfikator rekordu, taki jak numer identyfikacyjny pracownika lub numer ubezpieczenia społecznego. „Typ danych” można zachować jako „Autonumerowanie” lub zmienić na wpis ręczny, o ile właściwość „Indeksowane” jest ustawiona na „Tak (bez duplikatów)”.
Utwórz pola dla wszystkich informacji wymaganych od nowych pracowników. Obejmuje to: 1. W razie potrzeby imiona i nazwiska, inicjały lub drugie imiona 2. Adresy domowe i adresy pocztowe 3. Numery służbowe, domowe i komórkowe 4. Liczba odliczeń dla federalnego i stanowego potrącenia podatku dochodowego 5. Numer PESEL 6. Prawo jazdy lub inny państwowy numer identyfikacyjny 7. Pole wyboru zapewniające, że potwierdzono, że kwalifikowalność „dowód zatrudnienia” została zweryfikowana 8. Pole tekstowe do zapisania zweryfikowanych dokumentów 9. Oficjalna data rozpoczęcia zatrudnienia 10. Oficjalny termin rozwiązania stosunku pracy (do uzupełnienia w przypadku odejścia pracownika) 11. Stawka płac 12. Tytuł stanowiska i inne informacje wymagane przez pracodawcę Życiorysy i wnioski można w razie potrzeby zdigitalizować i dołączyć do rejestru
Każdemu polu przypisz typ danych, ustawiając wymagane właściwości do formatowania liczb, zdefiniuj liczbę znaków dozwolonych w polu oraz określ, czy dane mają być indeksowane. Przy tworzeniu bazy danych rozsądne jest również dodanie opisu pola określającego jego przeznaczenie, działanie mające na celu impulsowanie pamięci później, gdy baza danych będzie wymagała modyfikacji lub rewizji.
Wybierz zakładkę "Utwórz" i kliknij przycisk "Formularz" w grupie "Formularz". Dodaj wszystkie lub niektóre pola do formularza i zapisz go. Sformatuj właściwości pola tak, aby odpowiadały właściwościom tabeli. Zapisz go jeszcze raz, zanim wrócisz do „Widoku formularza” na przycisku „Widok” na karcie „Strona główna”. Skorzystaj z formularza do wprowadzania danych.
Wybierz zakładkę "Utwórz" i kliknij przycisk "Raport" w grupie "Raport". Dodaj wszystkie lub niektóre pola, a następnie przejdź do widoku „Układ”. Zmodyfikuj szerokości kolumn oraz formatuj pola i etykiety. Zmodyfikuj czcionki, kolory lub wybierz wstępnie sformatowany projekt z listy rozwijanej „Projekt”. Zapisz raport. Szablon raportu umożliwia drukowanie raportów płacowych.
Zaszyfruj bazę danych dla bezpieczeństwa. Zamknij bazę danych, otwórz ponownie w trybie wyłączności za pomocą strzałki w dół na przycisku „Otwórz” w oknie „Otwórz plik” i wybierz „Otwórz na wyłączność”. Kliknij zakładkę "Plik", wybierz polecenie Info, a następnie kliknij "Szyfruj hasłem" w zakładce "Informacje". szkło. Gdy pojawi się okno dialogowe „Ustaw hasło bazy danych”, ustaw hasło i wpisz je po raz drugi w celu weryfikacji. Kliknij OK. Przy następnym otwarciu bazy danych wymagane będzie hasło. Wpisz hasło w polu Hasło, wpisz je ponownie w polu Zweryfikuj, a następnie kliknij przycisk OK.
Wskazówka
Silne hasła mają minimum osiem znaków i zawierają cyfry, duże i małe litery, i znak specjalny, taki jak „!” lub "&." Użyj właściwości „Caption”, aby nadać polom prosty język nazwy. Zmiana nazwy pola „FirstName” na „First Name” wygląda bardziej profesjonalnie w raportach. Istnieją internetowe i gotowe pakiety oprogramowania płacowego, które obsługują obliczenia kart czasowych i wynagrodzeń. Aby to zrobić w programie Access, wymagane są niezwykle zaawansowane umiejętności programowania i zrozumienie wykraczające poza treść artykułu podsumowującego.
