Legg til en tittel øverst i regnearket. Dette vil hjelpe deg å huske hvilken informasjon som er i en bestemt adressebok. Du må kanskje sette opp forskjellige adressebøker for ulike formål – for eksempel én for medlemmer av en bokklubb og én for familiemedlemmer. Å ha en klar tittel vil hjelpe deg med å holde alt organisert. Gjør tittelen fet og øk størrelsen på skriften ved å bruke verktøyene på den øverste verktøylinjen.
Hopp over et par linjer etter tittelen og skriv inn overskrifter for kolonnene i adresseboken. Følgende kolonneoverskrifter vil være svært nyttige: Navn, adresse, by, stat, postnummer, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. Skriv inn disse overskriftene i henholdsvis kolonnene A til H. Det er svært viktig at hver vare legges inn i en egen kolonne.
Sentrer og fet kolonneoverskriftene. For å gjøre dette, klikk på radnummeret til venstre for raden med overskrifter. Dette vil markere, eller velge, hele raden. Og bruk deretter de fete og midtstilte verktøyene på den øverste verktøylinjen.
Skriv inn kontaktinformasjonen i hver kolonne. Informasjon for hver kontakt skal legges inn på en egen rad. Avhengig av hvor mange kontakter du har, kan dette ta litt tid. Men husk at du bare trenger å gjøre dette én gang. I fremtiden vil du bare måtte legge til nye kontakter og oppdatere informasjon. Hvis du ikke har visse opplysninger for bestemte kontakter, la cellen stå tom. Husk å bruke statsforkortelsene på to bokstaver som postkontoret krever.
Formater teksten i postnummerkolonnen for å få alle postnumrene til å se like ut. Marker all teksten i kolonnen, bortsett fra kolonneoverskriften. Høyreklikk på de uthevede cellene og velg "Formater celler". Klikk på "Nummer"-fanen, og klikk deretter på "Spesial" i "Kategori"-boksen. Klikk på "Postnummer" eller "Postnummer+4" i "Type"-boksen. Klikk "OK". Dette vil få alle postnumrene til å se like ut.
Formater teksten i Telefonnummer-kolonnen slik at alle telefonnumrene i kolonnen ser like ut. Merk teksten i Telefonnummer-kolonnen, bortsett fra kolonneoverskriften. Høyreklikk på den og velg "Formater celler". I "Nummer"-fanen velger du "Spesial" fra "Kategori"-boksen. Klikk på "Telefonnummer" i "Type"-boksen. Klikk "OK".
