Hvordan komprimere filer før du sender dem via e-post

Når du overfører store filer i en e-postmelding, risikerer du å overskride grensen for vedleggsstørrelse, noe som fører til at sendingen mislykkes. Komprimering av filer reduserer størrelsen, noe som gjør det enklere å sende dem uten å nå disse grensene. Noen av de beste kandidatene for komprimering er store multimediefiler som videoer, bilder og lydfiler, da disse har en tendens til å overskride størrelsesgrensene på egen hånd - spesielt videoer.

Flere komprimeringsformater brukes ofte, og valg av det rette avhenger av noen få forskjellige faktorer. ZIP-komprimering er den mest støttede og er mer universell enn andre, men den tilbyr mindre komprimering enn formater som RAR og 7Z. Disse formatene krever imidlertid spesialiserte programmer for å dekomprimere filene. Formatene som filens mottaker kan dekomprimere spiller en stor rolle i avgjørelsen din. I de fleste tilfeller gjør dette ZIP til det beste valget, siden ZIP-komprimering er integrert med Windows, noe som eliminerer behovet for ekstra plug-ins eller nedlastinger.

Den nøyaktige prosessen med filkomprimering varierer avhengig av programmet du bruker. For å bruke Windows' innebygde ZIP-komprimering i Windows 7, høyreklikk på filen eller mappen, hold musen over "Send til" og velg deretter "Komprimert (zippet) mappe" fra den resulterende rullegardinmenyen. For Windows 8, velg filen og klikk "Del" etterfulgt av "Zip". I andre programmer lager du vanligvis arkivet, legger til filer i det og ber deretter programmet komprimere. For spesifikke veibeskrivelser, se dokumentasjonen til arkiveringsprogrammet.

Hvor liten du trenger at den komprimerte filen skal være, avhenger av e-posttjenesten du bruker for å sende den. Grensene varierer fra leverandør til leverandør, så du må sjekke med din spesifikke leverandør for nøyaktige detaljer. Populære alternativer som Gmail og Yahoo begrenser deg til 25 MB per e-post, mens Outlook.com begrenser deg til 10 MB per e-post. E-postklienter er ofte like, med Microsoft Outlook som begrenser deg til 20 MB per vedlegg, Windows Live-post begrenser deg til 10 GB per e-post og ikke mer enn 50 MB per fil, og Mozilla Thunderbird tilbyr ubegrenset størrelse.

Skylagring tilbyr et solid alternativ hvis filen din fortsatt overskrider størrelsesgrensen, uavhengig av hvor mye du komprimerer den. Ved å lagre den komprimerte filen på en skyserver som OneDrive, Google Drive eller Dropbox og sende en nedlastingslenke til mottaker, sparer du tiden det vil ta å legge ved filen og sende store filer -- selv de som strekker seg til flere gigabyte territorium. Dette er også en mer praktisk måte å dele filen med flere personer, siden den bare må lastes opp én gang. Mottakerne kan deretter laste ned filen når det passer dem.