Slik sikkerhetskopierer du e-poster, kontakter og mer i Outlook

For mange fagfolk er Microsoft Outlook sentrum i arbeidsflyten deres. Når det er tilfelle, er det viktig å sørge for at programmets filer - e-postpostene dine, kontakter og kalendere - med jevne mellomrom sikkerhetskopieres til et trygt sted. På samme måte, hvis du flytter til en ny PC, er det mye lettere å laste inn en enkelt fil på nytt enn å gå gjennom den kjedelige prosessen med å sette opp e-postkontoene dine igjen. Heldigvis gjør Outlook det enkelt å manuelt sikkerhetskopiere kontoen og innstillingene, og å importere dem på nytt for enkelt oppsett. Veiledningen nedenfor gjelder for Office 2010, Office 2013 og Office 2016.

Sikkerhetskopierer filene dine

Trinn 1: For å begynne å sikkerhetskopiere filene dine i Outlook 2013 og 2016, klikk på Fil menyen og velg Åpne og eksporter fra menyen til venstre.

Steg 2: Klikk på Import Eksport for å åpne import- og eksportveiviseren, som også vil kaste deg ut av det berøringsvennlige menysystemet - det er best å ha et vanlig tastatur og mus eller pekeplate for følgende trinn. I Outlook 2010 klikker du

Fil, plukke ut Alternativer, og klikk Avansert.

Trinn 3: Klikk Eksport for å åpne veiviseren. Følgende trinn er identiske for alle tre versjonene av Outlook.

Trinn 4: Plukke ut Eksporter til en fil fra handlingslisten og klikk Neste, som vil resultere i to alternativer. Plukke ut Outlook-datafil (.pst), og klikk Neste en gang til. På neste skjermbilde velger du hvilke filer og mapper du vil sikkerhetskopiere. Mesteparten av tiden vil du lage en fullstendig sikkerhetskopi av filene for én konto. For å gjøre dette klikker du ganske enkelt på e-postadressen knyttet til kontoen, det første elementet i listen, og klikker Neste. Sørge for at Inkluder undermapper er krysset av slik at du fanger opp all informasjon.

Trinn 5: Hvis du vil ha større kontroll over hva som er sikkerhetskopiert, klikker du på en individuell e-postmappe, delen Kontakter eller Kalendere, eller et av de andre alternativene i listen. Som standard vil alle mappene i en valgt mappe også bli sikkerhetskopiert. For å deaktivere denne virkemåten, fjern avmerkingen i boksen som er merket inkludere undermapper. For å fjerne spesifikke e-postmeldinger fra sikkerhetskopien, for eksempel e-post sendt til eller fra din personlige adresse, klikk filtre. På denne skjermen kan du opprette et søk etter ord, emne eller brødtekstfelt, til eller fra adresse eller tid. Mer avanserte filtre, inkludert størrelse, flagg og viktighetsvurderinger, er tilgjengelige via Mmalmvalg og Avansert faner. Når du er ferdig med å konfigurere filtrene, klikker du OK for å gå tilbake til eksportmenyen.

Trinn 6: Den neste skjermen lar deg velge plassering og navn på sikkerhetskopifilen. Klikk Bla gjennom, naviger deretter til mappen du ønsker, navngi filen og klikk OK. Nettleservinduet vil da lukkes.

Trinn 7: Klikk Bli ferdig. Du kan legge til et passord til denne filen for ekstra sikkerhet, eller la begge feltene stå tomme hvis du ikke vil tilordne et passord. Klikk deretter OK for å lage sikkerhetskopifilen. Husk at det kan ta noen sekunder hvis du har massevis av e-poster lagret i Outlook.

Administrere sikkerhetskopier

PST-filen du nettopp opprettet kan flyttes eller kopieres som alle andre filer. Dette gjør det enkelt å holde det trygt; bare kast den på en USB-stasjon, dra den til en ekstern harddisk, eller last den opp til skyen for å holde oversikt over e-postene dine fysisk atskilt fra datamaskinen. Vær oppmerksom på at filen er ganske stor - 1000 e-poster utgjør omtrent 100 MB, i vår testing - og det kan hende du ikke kan sende den gjennom de vanlige kanalene.

Husk at dette ikke er en live-fil, noe som betyr at den ikke vil ta opp eller sikkerhetskopiere e-poster du mottar eller sender etter du lager det. For en mer oppdatert fil, lagrer Outlook automatisk e-postene dine og andre innstillinger i en PST-fil i Dokumenter > Outlook-filer mappen under brukernavnet ditt. Denne filen er alltid oppdatert, men siden den er lagret lokalt, er den sårbar for feil. Du kan redusere risikoen for å miste nylige e-poster, kalenderelementer og kontakter ved å sette et sikkerhetskopi- eller skylagringsprogram for å overvåke mappen Outlook-filer.

Importerer sikkerhetskopier

Trinn 1: Prosessen for å importere PST-sikkerhetskopifiler ligner på å lage dem. I Outlook 2013 og 2016 klikker du Fil i hovedvinduet i Outlook og velg Åpne og eksporter fra en rekke alternativer. Deretter velger du Import Eksport for å åpne veiviseren for import og eksport. I Outlook 2010 klikker du Fil, plukke ut Åpen", og klikk Import. Trinnene nedenfor gjelder for alle tre versjonene av Outlook.

Steg 2: Klikk Importer fra et annet program eller fil, etterfulgt av Neste. Etterpå velger du Outlook-datafil og klikk Neste en gang til. Klikk Bla gjennom, og naviger til filen du vil importere, enten på din lokale maskin, ekstern enhet eller et sted på et tilkoblet nettverk. I Alternativer område, kan du velge å erstatte dupliserte e-poster og kontakter med importerte elementer, tillate at duplikater opprettes, eller rett og slett ikke importere duplikater.

Trinn 3: Hvis sikkerhetskopien du importerer fra er nyere enn e-postene du har i Outlook, velger du Bytt ut duplikater. Hvis sikkerhetskopien er eldre enn gjeldende e-post i Outlook, velg Ikke importer duplikater. Det er vanligvis ikke nødvendig å velge Tillat at duplikater opprettes med mindre du vet at du trenger spesifikk informasjon fra både de gamle og nye filene. Klikk Neste når du er klar til å fortsette.

Trinn 4: På denne skjermen velger du hvilke mapper du vil importere og hvor du vil importere dem. Hvis du importerer informasjonen fra en enkelt konto, klikker du bare Outlook-datafil. Du kan også velge individuelle mapper eller filtrere filen, akkurat som i avsnittet ovenfor. Klikk Bli ferdig når du er klar, og hvis du blir bedt om det, skriv inn passordet knyttet til filen din. Det er det! Dine e-poster og andre innstillinger vises i Outlook når importprosessen er fullført.

Redaktørenes anbefalinger

• Ikke kast bort pengene dine på en MacBook Air. Bare kjøp en Chromebook i stedet
• Oppfører Mac-en din rart? Slik tilbakestiller du PRAM og SMC
• Du vil snart kunne "reagere" på e-poster i Outlook ved hjelp av emojis
• Slik legger du til Zoom i Outlook-kontoen din
• Jobber hjemmefra? Ikke gå glipp av denne enestående Microsoft Office 365-avtalen