Bruk datamaskinen til å lage en PDF-database.
En PDF-fil (Portable Document Format) brukes ofte til å beholde all formatering av et dokument som er opprettet i et annet program, for eksempel et Word-dokument, et regneark eller en kompleks designfil. PDF-filer opprettes og administreres ved hjelp av Adobe Acrobat. For å sette opp en PDF-databasefil, er det beste alternativet å lage den først ved å bruke en database eller et regnearkprogram, for eksempel Microsoft Excel. Deretter kan du konvertere filen til en PDF og legge til Adobe Acrobats søkefelt og indeksfunksjoner, noe som gjør det enkelt for brukere å søke i databasen.
Konverter database til PDF (Ref. 1, 2)
Trinn 1
Åpne et regnearkprogram på datamaskinen og skriv inn alle dataene du vil inkludere i databasen. Hvis du bruker et databaseprogram, vil du kunne legge inn dataene mye mer effektivt enn om du skulle starte en PDF fra bunnen av. Lagre filen når den er fullført.
Dagens video
Steg 2
Lagre filen som PDF hvis du bruker et program som tillater det. Alle Microsoft Office-programmer gir denne muligheten, så lenge du allerede har Adobe Acrobat installert på datamaskinen. For eksempel, i Excel, klikk på "Microsoft Office-knappen", rull over "Lagre som" og velg "PDF eller XPS." Skriv inn et filnavn og klikk "Publiser". I andre programmer kan du kanskje skrive ut til PDF ved å bruke Adobe PDF Skriver. Åpne PDF-filen i Adobe Acrobat.
Trinn 3
Konverter filen gjennom Adobe Acrobat hvis trinn 2 ikke er mulig. Åpne Acrobat og klikk "Fil, Lag PDF, Fra fil." Velg regnearkfilen fra "Åpne"-dialogboksen og klikk "Åpne". Filen vil konvertere og åpne et nytt PDF-dokument. Klikk "File, Save As" for å lagre filen.
Legg til søkefunksjoner (ref. 3, 4)
Trinn 1
Få tilgang til "Finn"-verktøylinjen i Adobe Acrobat. Den vil være åpen som standard, men du kan alltid finne den igjen ved å velge "Rediger, Finn." Bruk den til å finne et hvilket som helst ord i dokumentet.
Steg 2
Bruk "Søk"-vinduet for å tillate et mer komplekst søk. Klikk "Rediger, søk" for å vise den, eller klikk på pilen ved siden av "Finn"-verktøylinjen og klikk "Åpne fullstendig Acrobat-søk." Denne funksjonen er også tilgjengelig for Adobe Reader-brukere.
Trinn 3
Lag en indeks for PDF-en slik at brukere kan søke i databasen. For å legge til en indeks, klikk "Avansert, dokumentbehandling, Administrer innebygd indeks." Klikk på "Bygg inn indeks". Følg instruksjonene og klikk "OK". Indeksen vil bli inkludert i PDF-en når du distribuerer den til mottakere.
Ting du trenger
Adobe Acrobat
Regnearkprogram
