E-post er et unektelig nyttig kommunikasjonsverktøy, men når den brukes på feil måte, kan den forvandles til en tidsugende, oppmerksomhetsstjelende, alltid pågående stressfremkaller som er mer en byrde enn en fordel. Hvis du gruer deg til innboksen din hver dag, sjekk ut denne listen over profesjonelle teknikker som kan hjelpe deg å snu manuset og forvandle e-post tilbake til det produktivitetsverktøyet det skal være.
Innhold
- Still inn (og kringkast) fritidene dine
- Ta kontroll over tråkkfrekvensen
- Avslutt abonnementet aggressivt fra lister
- Bruk en autofullfører
- Finn ut når du skal hoppe over e-post og ta telefonen
Still inn (og kringkast) fritidene dine
For å forhindre at e-post kommer snikende inn i de ikke-arbeidstimer i livet ditt, er det en god idé å etablere ledige timer – ikke bare ved mentalt å forplikte seg til å ikke sjekke e-post i visse tider med dagen, eller til og med ved å slå på ikke-forstyrr-innstillinger for å blokkere e-postvarsler (noe som også er en god idé), men ved også å sette fraværssvaret ditt til å starte etter at du har jobbet timer. Dette hjelper til med å administrere forventninger og vil bidra til å etablere grenser med dine medarbeidere, men uten å fullstendig blokkere kommunikasjon hvis noe presserende dukker opp.
Anbefalte videoer
Det kan være litt urovekkende i begynnelsen hvis du er vant til å sjekke e-post til alle døgnets tider, men over tid vil du oppdage at å sjekke e-post på bestemte tider på dagen oppmuntrer deg til å være mer fokusert og effektiv i løpet av tiden du har blokkert av.
I slekt
- 5 måter jeg får mer ut av den bærbare datamaskinen på jobb
- Dolby Voice er her for å få konferansesamtalene dine til å suge mindre
Ta kontroll over tråkkfrekvensen
I likhet med at du ikke sjekker e-posten din uten arbeidstid, er det heller ikke ideelt å sjekke innboksen konstant gjennom dagen. E-post bør ikke brukes som en chat-applikasjon i sanntid - det er det Slack og Microsoft Teams er for. Som sådan, hvis det ikke er avgjørende for deg å motta e-poster umiddelbart, kan det være lurt å justere innboksinnstillingene slik at nye meldinger kun kommer inn på forhåndsbestemte tidspunkter. De fleste av de populære e-postklientene i disse dager lar deg tilpasse hvor ofte innboksen din henter nye meldinger, og å ringe ned frekvensen kan gjøre underverker for produktiviteten din. I tillegg til å gjøre e-post mindre av en distraksjon, lar strategisk innstilling av tråkkfrekvensen deg mer effektivt blokkere deler av timeplanen din for e-postkorrespondanse.
Her er hvordan det gjøres for Outlook og Post for Mac.
Avslutt abonnementet aggressivt fra lister
Uønskede, irrelevante e-poster fra e-postlister er et irriterende faktum, men hvis metoden din for å håndtere dem bare er å trykke på sletteknappen, gjør du deg selv en bjørnetjeneste. I stedet for bare å slette disse meldingene, er det vel verdt det å bruke noen ekstra sekunder på å melde seg av e-postlisten fullstendig. Det tar litt mer tid, men de ekstra klikkene vil lønne seg tidoblet i fremtiden ved å spare deg for bryet med å måtte slette et økende antall uønskede e-poster som tetter innboksen din.
Noen moderne e-postklienter gjør denne prosessen enkel for deg, og vil automatisk oppdage e-postlistemeldinger og tilby en enkel å finne avmeldingsknapp. Men selv om e-postklienten din ikke har denne funksjonen, er det fortsatt verdt å rulle ned til bunnen av meldingen og manuelt søke etter en avmeldingskobling. Hvis alt annet mislykkes og det ikke er en avmeldingslenke, er det ofte verdt å sende en kort svar-e-post som tydelig ber avsenderen om å "fjern meg fra listen din."
Bruk en autofullfører
Autofullfør forslag (som Gmails Smart Compose) er uten tvil en av de beste funksjonene som har blitt lagt til e-postprogramvare i nyere minne. Hvis du ikke er kjent, fungerer de i utgangspunktet ved å forutsi vanlige ord og setninger som du pleier å bruke, og deretter servere dem som forslag som du kan skrive inn med et enkelt tastetrykk. De flinke lærer skrivestilen din jo mer du bruker dem, og kan bli nesten skumle nøyaktige over tid.
For å være helt ærlig, er det ikke sannsynlig at autofullføringsforslag sparer deg mer enn noen få ekstra minutter per uke, men de kan fungere underverker for å redusere den mentale innsatsen det tar å skrive en e-post - spesielt hvis du sliter med å finne den rette måten å ordlegge noe. Forslagene kan også tjene som en nyttig påminnelse om å holde ting kort og godt.
Finn ut når du skal hoppe over e-post og ta telefonen
En av de beste e-postferdighetene du muligens kan dyrke, er evnen til å gjenkjenne når e-post er – og enda viktigere, når det ikke er det – den ideelle kommunikasjonsmetoden å bruke i en gitt situasjon. I mange tilfeller er e-post å foretrekke fordi den er asynkron, gir mulighet for mer veloverveide svar, og den etterlater et papirspor - noe som gjør den flott for visse typer meldinger. Men for mindre formelle samtaler er e-post kanskje ikke det beste stedet for kommunikasjon. Når kommunikasjonen din ikke nødvendigvis trenger å logges, er det ofte raskere og mer effektivt å avfyre en kort Slack-melding, eller til og med ta telefonen. Å ringe folk blir av og til mislikt i visse arbeidssituasjoner, men når det brukes strategisk, er fordelene (ekstra hastighet, klarhet og evnen til å bruke tone og bøyning for å formidle informasjon) oppveier kostnader.
Redaktørenes anbefalinger
- 10 nettleserutvidelser for å maksimere produktiviteten din
- Enkelt GPU-hack gjør din bærbare RTX 3080 20 % kraftigere, hvis du tør
Oppgrader livsstilen dinDigitale trender hjelper leserne å følge med på den fartsfylte teknologiverdenen med alle de siste nyhetene, morsomme produktanmeldelser, innsiktsfulle redaksjoner og unike sniktitter.
