Du kan planlegge flere konferanserom i én Outlook-kalender.
På et travelt kontor med flere konferanserom kan det være vanskelig å holde styr på hvilke konferanserom som er i bruk til hvilke tider. Kalenderen i Microsoft Outlook kan brukes til å planlegge møter, avtaler og arrangementer, og kan også brukes til arrangementer for hele kontoret, for eksempel tidsplanen for konferanserom. Du kan konfigurere én kalender for å planlegge alle konferanserom, slik at personalet enkelt kan se tilgjengeligheten av konferanserom for enhver tid og dato.
Trinn 1
Åpne Microsoft Outlook. Klikk på "Kalender" på Favoritter-panelet. Høyreklikk på "Kalender" og velg "Ny kalender". Skriv inn et navn for den nye kalenderen, for eksempel "Konferanseromsplan."
Dagens video
Steg 2
Klikk på "Schedule View" i Ribbon-grensesnittet. Høyreklikk i kalenderen og velg «Ny avtale».
Trinn 3
Klikk på "Kategoriser" i båndet og velg "Alle kategorier". Marker en fargekategori og klikk på "Gi nytt navn". Skriv inn et navn for kategorien, som «Konferanserom 1» eller «Lobbykonferanserom». Gi nytt navn til flere fargekategorier, en for hver konferanse rom. Klikk "OK".
Trinn 4
Skriv inn en møte- eller hendelsestittel i emnetekstboksen. Skriv inn konferanserommets navn eller nummer i tekstboksen Sted. Angi dag og starttid for bruk av konferanserommet og tidspunkt for sluttbruk. Hvis et konferanserom er nødvendig for flere dager, kan du også endre sluttdatoen.
Trinn 5
Skriv inn detaljer om møtet som er planlagt i konferanserommet i hovedvinduet. Du kan inkludere en beskrivelse av møtet og en liste over de som deltar.
Trinn 6
Klikk "Kategori" i båndet og klikk på konferanserommet hvor møtet skal holdes. Denne fargen koder møtet i kalenderen og skiller enkelt mellom flere konferanserom som er i bruk samtidig.
Trinn 7
Klikk "Lagre og lukk" for å lukke konferanserommet og gå tilbake til kalenderen.
