Hvordan be om unnskyldning for en tapt e-post

Å gå glipp av en og annen e-post er vanskelig å unngå. Innbokser er fylt med daglige nyhetsbrev, forretnings-e-poster og personlige e-poster, og man vil uunngåelig gli gjennom sprekkene. Selv om ingen dårlige intensjoner er til stede, krever det en grunnleggende strategi å forklare hvorfor e-posten ble savnet og be om unnskyldning. De fleste mottakere er tilgivende når de ser en "Beklager for sent svar"-e-post, siden alle er tilbøyelige til å gå glipp av en e-post av og til.

Konteksten og innsatsen er avgjørende for svaret ditt og vil til slutt forme svaret. Hvis du savner en tilfeldig e-post eller en rutinemessig kunngjøring på jobben, er en enkel unnskyldning tilstrekkelig. Hvis du går glipp av en viktig e-post, er konsekvensene vedlagt. Svaret ditt bør ha en unnskyldende og seriøs tone. Å savne en e-post fra en potensiell kunde kan koste deg og din arbeidsgiver inntekter, og å savne en e-post med instruksjoner eller oppgaver som er kritiske for jobben din kan ha alvorlige negative konsekvenser. I dette tilfellet endres svaret ditt fra "Beklager det sene svaret" til noe mer som "Hastende unnskyldning for at du mangler e-posten din."

Langvarige unnskyldninger er gjørmete og gjenspeiler desperasjon snarere enn en enkel feil. For e-poster som ikke er av avgjørende betydning, hold deg til en grunnleggende unnskyldning og la e-postavsenderen vite at du gikk glipp av e-posten i innboksen din og at du ønsker å gå tilbake til samtalen. Å gjenoppta samtalen på denne måten gir personen en grunn til å svare og gå tilbake til normal utveksling.

Korte e-poster er mer lesbare, og det er mer sannsynlig at mottakeren leser svaret ditt. Begrens det til et avsnitt hvis mulig og avslutt unnskyldningen med et spørsmål eller handlingsfremmende uttrykk. Be om et møte eller en telefonsamtale for å gjøre diskusjonen mer personlig. Når du går glipp av en viktig e-post, bør du definitivt be om et personlig møte eller telefonsamtale. Muligheten til å koble til personlig gjør unnskyldningen din mer ekte og kan gjenopprette forholdet eller avhjelpe problemet.

Hvis du sliter med å skrive en effektiv e-post om unnskyldning, bruk en som er bevist og allerede skrevet. Maler er enkle å finne gjennom et grunnleggende internettsøk. Vær imidlertid forsiktig med å kopiere og lime inn fullstendig. Ideelt sett bør du tilpasse og tilpasse malen for å sikre at teksten er ekte og leses riktig for din situasjon. Maler er best brukt som en veiledning for unnskyldnings-e-posten din, ikke en erstatning.