Hva er et tabellformat?

"Tabellformat" er ganske enkelt informasjon presentert i form av en tabell med rader og kolonner. De fleste kontorproduktivitetsprogrammer, som tekstbehandlere og regneark, inkluderer verktøy for å legge inn tekst og data i tabellformat. Du kan deretter forbedre utseendet til tabellen ved å justere fonter, rammer, bakgrunner og andre visuelle funksjoner.

En datatabell er en ryddig og praktisk måte å presentere en stor mengde informasjon som inkluderer repeterende dataelementer. For eksempel inneholder hver oppføring i en liste over firmakunder kundens navn, tittel, adresse, telefonnummer og annen identifiserende informasjon. Denne informasjonen kan listes opp i tabellformat -- det vil si i rader og kolonner -- ved å bruke separate kolonner for hvert dataelement. Kolonner identifiseres vanligvis med overskrifter som "Klientnavn", "Gateadresse" og "E-postadresse", og hver rad inneholder all informasjon for en enkelt klient.

Vanlige tekstbehandlingsprogrammer som Microsoft Word og Google Docs inkluderer et sett med kommandoer for lage tomme tabeller, legge inn data i tabellformat og justere det generelle utseendet til bord. Den totale størrelsen på tabellen, når det gjelder antall rader og kolonner, er vanligvis begrenset av størrelsen på den utskrevne siden som tabellen skal vises på. Tekstbehandlere kan også utføre enkle kommandoer som å finne summen av alle tall i en enkelt kolonne.

Et regnearkprogram som Microsoft Excel er spesielt utviklet for å lage, administrere og presentere informasjon i tabellformat. Et nytt regneark er ganske enkelt en stor tabell med tomme celler der brukeren kan legge inn informasjon. Regneark er mer allsidige enn tekstbehandlere når det gjelder deres evne til å manipulere et stort antall rader og kolonner med informasjon. For eksempel kan regneark konvertere data i tabellformat til detaljerte kakediagrammer, linjediagrammer eller andre typer grafer.

Databaseprogramvare som SAS fungerer annerledes enn regneark ved at data legges inn i individuelle poster, og postene kan da presenteres i tabellformat dersom brukeren ønsker det. For eksempel, i en database med klientinformasjon, opprettes en individuell post for hver klient med navn, adresse og annen relevant informasjon. Databasen kan brukes til å skrive ut adresseetiketter for alle klienter, identifisere klienter etter spesifikke egenskaper -- som for eksempel alle klienter øst for Mississippi -- eller presentere klientinformasjon i tabellform format.