Slik aktiverer du automatisk lagring i Excel

Microsoft Office tilbyr en funksjon kalt AutoSave for å hjelpe deg med å unngå katastrofen med å miste arbeid fordi datamaskinen din krasjet eller fordi du glemte å lagre den før du lukket programmet. Den er kun tilgjengelig i Office 365, abonnementsversjonen av programvarepakken som inkluderer tilgang til Excel, Word og PowerPoint. Hvis du har en tidligere versjon av Office, kan AutoRecover-funksjonen brukes til å gjenopprette data når et Excel-dokument ikke er lagret.

Når AutoSave-funksjonen er aktivert i Office 365-applikasjoner, lagres gjeldende fil automatisk i bakgrunnen med noen sekunders mellomrom. For filer som er lagret i Microsoft Cloud på OneDrive eller SharePoint Online er AutoSave aktivert som standard. Hvis AutoSave er nedtonet, er det sannsynligvis fordi filen blir lagret på et annet sted i stedet for skyen, for eksempel til en filserver eller til en lokal katalog som Dokumenter på en stasjonær eller bærbar datamaskin.

Hvis du er en Office 365-abonnent og har den nyeste versjonen av Excel installert, kan du se om AutoSave er slått på ved å sjekke øverste venstre hjørne av programvinduet. De Automatisk lagring vil vises som enten På eller Av. For å gjøre endringer i en fil uten å ha dem lagret automatisk, flytt ganske enkelt bryteren til Av posisjon. Du kan da bruke Lagre for å lagre endringer når det passer deg.

I Office 2016 og tidligere versjoner som ikke støtter AutoSave, er Autogjenoppretting funksjonen kan brukes til å gjenopprette en Excel-fil etter at programmet er slått av før den gjeldende filen kunne lagres. Når Office-applikasjoner oppdager at en krasj har skjedd, vil Dokumentgjenoppretting dialogen vises neste gang programmet startes. Dialogen lar deg velge å lagre eller forkaste gjenopprettingsfiler som inneholder ulagrede data. Datoen og klokkeslettet da gjenopprettingsfilen ble opprettet vises ved siden av filnavnet for å hjelpe deg med å bestemme om du vil gjenopprette den. Du kan også åpne hvilken som helst fil i listen og se gjennom den før du lagrer den.

Mengden data som kan gjenopprettes fra en fil gjennom AutoRecover, avhenger av hvor ofte informasjonen lagres. Du kan kontrollere denne og andre AutoRecover-innstillinger fra Alternativer menyen på Filer fanen. Under Lagre, kan du slå AutoRecover-fillagring på eller av og spesifisere hvor ofte gjenopprettingsinformasjon skal lagres. Du kan også angi om den siste autolagrede versjonen skal lagres etter at du lukker Excel og hvor gjenopprettingsfilen skal lagres.

Hvis du ikke vil miste mye arbeid på grunn av et programkrasj, bør du sette minuttintervallet for lagring av fildata til en lav verdi som fem eller 10. Det er imidlertid en ytelsesavveining, siden applikasjonen kan stoppe en kort stund mens filen lagres. Hvis ytelsen er viktigere enn å lagre data, setter du intervallet til 20 minutter eller lenger.

Noen mennesker lager en ny Excel- eller Word-fil som ligner på en eksisterende fil ved å åpne den eksisterende filen, endre den og deretter bruke Lagre som for å lagre den med et annet navn enn originalen. Det oppstår et problem når du aktiverer AutoSave. Endringer gjort før du brukte Lagre som vil automatisk lagres til den opprinnelige filen, noe som kanskje ikke er meningen din. Microsoft gjenkjenner dette problemet og har erstattet Lagre som kommando med Lagre en kopi i Office 365-applikasjoner. Det anbefales at du bruker denne kommandoen til å lage en lignende fil før du gjør noen endringer i originalen for å omgå AutoSave-problemet.