Hvis du driver en liten bedrift, er lønn en kostbar og tidkrevende del av driften.
Bildekreditt: ijeab/iStock/GettyImages
Hvis du driver en liten bedrift, er lønn en kostbar og tidkrevende del av driften. Takket være teknologien trenger du imidlertid ikke å betale en tredjepartstjeneste eller investere i dyr programvare for å lage papirbaserte sjekker. Du kan enkelt skrive ut lønnssjekker fra Excel, men det er viktig å ha riktig papir og blekk for utskrift for å sikre at de ansatte kan sette inn lønnen.
Sjekk Utskriftsmal Excel
Det første trinnet hvis du vil skrive ut lønnssjekker fra Excel er å finne en mal. Disse finner du enkelt gjennom et nettsøk. De grunnleggende malene som følger med Excel inkluderer ikke sjekker, men du kan finne nyttige maler for støttedokumentasjon som timelister.
Dagens video
Når du har funnet og lastet ned en sjekkmal for Excel, legger du inn informasjon som er spesifikk for mottakeren og pengene som blir utbetalt. Du lagrer sjekken som en PDF, som du deretter kan skrive ut og distribuere til den ansatte.
Det er ikke nok å ha en PDF-mal for sjekkutskrift. Finansinstitusjoner er flittige for å forhindre svindel, så du kan ikke skrive ut en sjekk på vanlig papir og gi den ut som offisiell. Hvis mulig, innhente kravene fra finansinstitusjonene dine ansatte bruker for å sikre at sjekkene dine ikke blir nektet. Disse kan inkludere spesifikasjoner for papir, størrelse og skrift.
Finne riktig papir
Etter at du har brukt sjekk-utskriftsmalen i Excel og opprettet sjekkene i PDF-format, neste trinnet er å bekrefte at papiret og blekket du må bruke for sjekker fungerer med skriveren du allerede ha. Hvis ikke, må du gå og kjøpe en ny skriver.
Når du skriver ut sjekken til en skriver, må den være på et tyngre papir enn du bruker til daglig utskrift. For eksempel, Bank of America krever at sjekkene er på papir som har følgende spesifikasjoner:
- Størrelse mellom 7,75 x 2,75 tommer og 8,75 x 3,667 tommer
- Mellom 24 lb. og 44 lb. vekt
- Papirkorn løper horisontalt.
Den gode nyheten er at du kan kjøpesjekk utskriftspapir som tilfredsstiller de fleste bankkrav. Besøk enten en lokal kontorrekvisitabutikk eller handle på nettet og sørg for at papiret er kompatibelt med skrivertypen du har.
Finne riktig blekk
Du kan ikke bare kjøre sjekkene dine gjennom en skriver med standard blekkpatroner. Bankene krever Magnetisk blekkkaraktergjenkjenning blekk eller toner for sjekker. Hvis du skriver ut på en blekkskriver, trenger du MICR-blekk, mens det å skrive ut sjekkene på en laserskriver krever MICR-toner.
Hvis du planlegger å skrive ut lønnssjekker fra Excel, bør du også være oppmerksom på bankens krav til blekk. Med Bank of America kan du ikke bruke tosidig modus til å skrive ut sjekkene dine. Hvis lønnssjekkene dine er tosidige, må baksiden skrives ut med ikke-MICR-blekk. Hvis du drar nytte av sikkerhetsfunksjoner for å forhindre tukling, for eksempel vannmerker eller kjemiske tomrom, må du sørge for at utskriftsprosessen er i samsvar med destinasjonsbankenes forskrifter.
