Afbeelding tegoed: Thinkstock Images/Comstock/Getty Images
Het is niet nodig om voor elke Microsoft Access-tabel of -query een apart rapport te maken, omdat Access een krachtige rapportagetool biedt. In Access wordt het primaire rapport het hoofdrapport genoemd. Rapporten in het hoofdrapport worden subrapporten genoemd. Elk rapport kan als subrapport worden gebruikt. U verhoogt de efficiëntie en verbetert het begrip door rapporten te combineren die gerelateerd materiaal bevatten. Bespaar geld en papier door twee of meer korte rapporten in één te combineren.
Bestaande rapporten gebruiken
Stap 1
Vrije toegang. Klik op de knop "Office". Selecteer 'Openen'. Kies het databasebestand. Klik op de knop "Openen".
Video van de dag
Stap 2
Selecteer "Rapporten" in de vervolgkeuzelijst "Navigatievenster".
Stap 3
Klik met de rechtermuisknop op het hoofdrapport. Selecteer "Ontwerpweergave" in het menu.
Stap 4
Kies "Ontwerp" in de menubalk. Selecteer "Subformulier/subrapport" in het gedeelte "Besturingselementen" van de werkbalk. Klik op het gewenste gebied voor het subrapport in het hoofdrapport.
Stap 5
Selecteer "Gebruik een bestaand rapport of formulier" in het venster "SubReport Wizard". Selecteer het rapport dat u als subrapport wilt gebruiken in het onderste deelvenster. Klik op de knop "Volgende".
Stap 6
Klik op de radiobesturing naast 'Kies uit een lijst' of 'Definieer mijn eigen'. Kies de velden die uw hoofdrapport aan het subformulier koppelen. Klik op de knop "Volgende".
Stap 7
Geef het subrapport een naam. Klik op de knop "Voltooien".
Nieuwe rapporten gebruiken
Stap 1
Vrije toegang. Klik op de knop "Office". Selecteer 'Openen'. Kies het databasebestand. Klik op de knop "Openen".
Stap 2
Kies "Maken" in de menubalk om het rapport te ontwerpen. Selecteer "Rapport Wizard" in het gebied "Rapporten" van het lint.
Stap 3
Selecteer de tabel of query die u voor het rapport wilt gebruiken in de vervolgkeuzelijst "Tabellen/query's". Markeer de velden die u in uw rapport wilt opnemen in de lijst "Beschikbare velden". Klik op de pijlknop om ze naar het deelvenster "Geselecteerde velden" te verplaatsen. Klik op de knop "Volgende".
Stap 4
Markeer velden en klik op de pijlknop om toe te voegen aan groeperingsniveaus (optioneel). Klik op de knop "Volgende".
Stap 5
Selecteer een veld en sorteervolgorde (optioneel). Klik op de knop "Volgende".
Stap 6
Klik op "Getrapt", "Blokkeren" of "Overzicht" onder "Indeling". Selecteer 'Portret' of 'Landschap' onder 'Oriëntatie'. Klik op de knop "Volgende".
Stap 7
Selecteer een stijl voor uw rapport uit de lijst. Klik op de knop "Volgende". Sluit het rapport.
Stap 8
Typ een titel voor uw rapport in het gebied onder "Welke titel wilt u voor uw rapport?" Klik op de knop "Voltooien".
Stap 9
Herhaal stap 1 tot en met 7 in dit gedeelte om het subrapport te maken.
Stap 10
Volg stap 2 tot en met 7 onder het gedeelte "Bestaande rapporten gebruiken" om de twee Access-rapporten te combineren.
Tip
Gebruik dezelfde lettertypestijlen in het rapport en subrapport voor een meer afgewerkt resultaat.
Waarschuwing
Als u een rapport wijzigt dat als subrapport wordt gebruikt, worden de wijzigingen weergegeven in het hoofdrapport.
