Voordelen en nadelen van teleconferenties

Een teleconferentie is een groepsgesprek tussen collega's, familie of vrienden. Eén persoon start het gesprek en geeft de informatie door aan de anderen. Zoals de naam al doet vermoeden, houdt u telefonisch een conferentie of vergadering. Er zijn een aantal voor- en nadelen aan teleconferenties waarmee u rekening moet houden voordat u voor deze vergadermethode kiest.

U kunt binnen enkele minuten een teleconferentiegesprek opzetten. Er zijn online teleconferentiediensten waarmee u kunt inloggen, de datum en tijd voor uw oproep kunt instellen en een telefoonnummer en persoonlijk identificatienummer of pincode ophalen om bijna aan uw gespreksdeelnemers te distribueren onmiddellijk. Ook hebben gespreksdeelnemers veel flexibiliteit. Bellers kunnen desgewenst vertrekken en terugkomen op de discussie.

Een ander voordeel van teleconferenties is dat u kunt aantonen wie er aan het gesprek heeft deelgenomen en dat u het gesprek ook kunt laten opnemen. Dus als er geschillen of vragen zijn over de voorwaarden van een mondelinge overeenkomst die telefonisch is gemaakt, kunt u eenvoudig verwijzen naar de opname of transcriptie van het gesprek. U kunt elke deelnemer ook een kopie van de oproep e-mailen. Dit zal uw klanten, collega's en werknemers helpen efficiënter te werken. Als u bijvoorbeeld een uit te voeren project aan het bespreken was, kan een medewerker de oproep herhalen om duidelijk te zijn over zijn rol in het project.

Tijdens een normale vergadering wordt gewoonlijk één persoon aangewezen om als parlementariër over de procedure op te treden. De parlementariër is een neutraal persoon die voorkomt dat de discussie van het onderwerp afwijkt, bemiddelt bij argumenten en houdt de vergadering kort. Wanneer u echter telefonisch vergadert, is de kans kleiner dat mensen de parlementariër respecteren en erkennen. Als gevolg hiervan kan een teleconferentie moeilijk te beheren en te leiden zijn.

Omdat deze teleconferentie de plaats inneemt van een echte persoonlijke ontmoeting, kan dit een zeer onpersoonlijke manier zijn om zaken te doen of problemen met uw groep te bespreken. Je kunt niet in iemands ogen kijken als hij praat of naar zijn bewegingen kijken om zijn stemming, betekenis of bedoeling te peilen. Het is voor leden moeilijker om een ​​sterke band met elkaar op te bouwen. Als u persoonlijke vergaderingen vervangt door teleconferenties, kunnen uw groepsleden na verloop van tijd de verbinding met elkaar verliezen.