Wat zijn de voor- en nadelen van geografische archivering?

Volgens de Texas State Library is het houden van een ongeorganiseerd bestandsbeheersysteem een ​​recept voor rampen. Het is moeilijk om informatie te verkrijgen wanneer u deze dringend nodig heeft. Het organiseren en manipuleren van informatie binnen zo'n ongeorganiseerd systeem voor besluitvormingsdoeleinden is ook behoorlijk onmogelijk. Een efficiënt archiveringssysteem is verplicht voor elke organisatie die verwacht profijt te trekken van de informatie in haar bezit. Het geografische archiveringssysteem is geschikt wanneer de geografische locatie het belangrijkste onderdeel van de informatie is.

Geografische records met betrekking tot een specifieke locatie worden samen opgeslagen. Dit vergemakkelijkt een snelle besluitvorming omdat de informatie die wordt beoordeeld slechts betrekking heeft op één specifiek geografisch gebied. Geografische gebieden worden geclassificeerd als eenheden of groepen van eenheden. Dankzij geografische archivering kunnen records eenvoudig worden verplaatst door ze eenvoudig van de ene naar de andere locatie te verplaatsen.

Geografische archivering helpt het analyseproces door een gemakkelijke vergelijking van gegevensitems mogelijk te maken. Een analyse van records die zijn opgeslagen op naam en locatie van het gebouw kan bijvoorbeeld helpen bij het identificeren van onderhoudsrecords voor een bepaald gebouw.

Het proces van het opslaan en ophalen van geografische gegevens is tijdrovend vanwege de noodzaak om te verwijzen met behulp van meerdere identifiers. Voor het lokaliseren van een bepaald gebouw zou bijvoorbeeld een verwijzing naar een bepaalde staat, de stad, de straat en tenslotte de naam van het gebouw nodig zijn. Records die in sommige landen worden bijgehouden, zijn in hun taal geschreven. De stad Florence in Italië is bijvoorbeeld "Firenze" in Italiaanse archieven. Kruisverwijzingen naar de andere taal worden daarom noodzakelijk om niet-Italiaanse gebruikers in staat te stellen de informatie te begrijpen.

U moet voldoende bekend zijn met het geografische gebied om de records te begrijpen. Om ze snel te vinden, moet u een alfabetische index gebruiken. Het proces van het opslaan en ophalen van een record vereist twee acties: Controleer de index voor de locatie van het bestand en zoek ernaar tussen de andere informatie.