Afbeelding tegoed: Polka Dot RF/Polka Dot/Getty Images
Outlook is een persoonlijke informatiemanager die door Microsoft wordt geleverd als onderdeel van het Office Suite-softwarepakket. Dit handige programma heeft vele facetten. Het biedt e-mailcommunicatie, een kalender en een taakbeheer. Een van de meest vitale functies van Outlook is de mogelijkheid om een database met contactpersonen te beheren. Dit werkt als een elektronisch telefoonboek met e-mailmogelijkheden. Outlook kan worden gebruikt als een stand-alone applicatie of in combinatie met andere software in het Office-pakket. Het starten van een database met Outlook is een eenvoudig proces dat u helpt georganiseerd te blijven en tijd te besparen.
Database instellen
Stap 1
Open Outlook op uw computer.
Video van de dag
Stap 2
Klik op "Bestand" bovenaan het scherm. Verplaats uw aanwijzer naar 'Nieuw' en klik vervolgens op 'Contact'. Hierdoor wordt een leeg contactformulier geopend.
Stap 3
Vul de gegevens op het contactformulier in. Gebruik de pijl-omlaag naast het veld om meerdere vermeldingen voor één veld in te voeren, zoals twee telefoonnummers. Hiermee wordt een tweede regel toegevoegd. Stel voor meerdere postadressen een standaard in voor samenvoegen door het selectievakje "Dit is het postadres" naast het juiste item aan te vinken.
Stap 4
Geef de contactpersoon een naam door gegevens in te voeren in het vak "DisplayAs". Alle berichten die naar deze klant worden verzonden, vermelden deze naam in het gedeelte 'Aan:'. Als u bijvoorbeeld een contactformulier voor FlowersRU's invult, kan dit de naam van het bedrijf zijn, maar wilt u misschien berichten aan John, de manager. John's naam zou in het vak "DisplayAs" komen.
Stap 5
Selecteer de knop "Toevoegen" onderaan het formulier na elk contact om het op te slaan.
Stap 6
Dubbelklik op de naam van de contactpersoon, aan de linkerkant van het Outlook-scherm, om informatie te bewerken.
Stap 1
E-mailbericht openen.
Stap 2
Klik met de rechtermuisknop op de naam van de afzender, het optiemenu wordt geopend.
Stap 3
Klik op de optie "Toevoegen aan contacten" die in het menu naast uw cursor verschijnt.
Databasegroepen maken
Stap 1
Maak een groepsmap aan. Klik op "Bestand" bovenaan het scherm en selecteer vervolgens "Nieuw" en "Map".
Stap 2
Wijs een naam toe aan de map in het vak dat verschijnt.
Stap 3
Selecteer "Contactitems" in het vak Map bevat. Klik op de pijl naast Map bevat om de lijst te openen en contactitems te markeren.
Stap 4
Bepaal waar u de map wilt opslaan. Klik op de locatie op uw harde schijf en vervolgens op de knop "Ok" om deze op te slaan.
Stap 5
Sleep de individuele contacten naar de nieuwe map.
