Inhoud
- Stap 1: Bereid uw gegevens voor
- Stap 2: Probeer een aanbeveling
- Stap 3: Pas uw draaitabel aan
- Stap 4: Maak uw eigen draaitabellen helemaal opnieuw
- Stap 5: Investeer in wat leren
Voordat we beginnen: waar zijn draaitabellen precies goed voor? Simpel gezegd kunt u met draaitabellen op verschillende manieren en vanuit verschillende invalshoeken naar dezelfde gegevens kijken, zodat u gemakkelijker diepgaande analyses kunt uitvoeren en belangrijke trends kunt ontdekken. Wanneer u bijvoorbeeld verkoopresultaten evalueert, wilt u misschien naar een individuele persoon, een specifiek product of een specifiek tijdsbestek kijken. Met een draaitabel kunt u één verzameling informatie creëren en vervolgens uw focus eenvoudig van het ene naar het andere ding verleggen; een analyse die lastig zou zijn om handmatig uit te voeren.
Aanbevolen video's
Houd er rekening mee dat u de volledige versie van Excel 2016 draaitabellen gebruiken. Het universele Windows-platform (UWP) Windows 10-versie van Excel omvat dat en vele andere niet geavanceerde Excel-functies. Als u ten slotte nieuwe Excel-functies wilt uitproberen, sluit u dan aan bij de Office Insider-programma en wellicht de eerste zijn die een nieuwe draaitabelfunctie ervaart.
Verwant
- Hoe u uw productcode voor Windows 11 kunt vinden
- Microsoft beheert uw kantoor. Microsoft 365 Personal wil ook uw gezin runnen
Stap 1: Bereid uw gegevens voor
Misschien wel de belangrijkste stap bij het gebruik van Excel-draaitabellen is het zorgvuldig ordenen van uw gegevens. De eenvoudigste manier om dit te doen is door te gebruiken Excel-tabellen, waarmee u rijen kunt toevoegen die aan uw draaitabel worden toegevoegd wanneer u op Vernieuwen drukt. Maar u wilt op zijn minst dat uw gegevens in tabelvorm zijn, met informatieve kolomkoppen en met consistente gegevens binnen de kolommen.
Stel dat u bijvoorbeeld verkoopinformatie voor uw bedrijf wilt analyseren. Je hebt zes verkopers die drie producten verkopen in een aantal regio's. Uw producten zijn op maat gemaakt voor elke klant en daarom variëren de prijzen. Hier is een voorbeeldtabel met fictieve informatie om u een idee te geven van hoe gegevens kunnen worden georganiseerd met een draaitabel in gedachten.
De tabel is eenvoudig gemaakt door eerst de gegevens in te voeren, vervolgens het volledige bereik te selecteren en vervolgens naar Invoegen > Tabel te gaan. Nogmaals, u hoeft deze stap niet te nemen, maar het wordt aanbevolen als u later meer rijen met gegevens wilt toevoegen en het gemakkelijker wilt maken om uw draaitabel bij te werken.
Mark Coppock/Digitale trends
Stap 2: Probeer een aanbeveling
Excel zit vol handige trucjes om het werken met gegevens gemakkelijker te maken, en waar mogelijk zal het proberen te raden wat je wilt bereiken en dan automatisch een paar stappen uitvoeren. Dit behulpzame karakter wordt hier gedemonstreerd door de tool Aanbevolen draaitabellen, die naar uw gegevens kijkt en een aantal logische opties biedt voor het analyseren en presenteren van zaken.
Als u een aanbevolen draaitabel wilt gebruiken, gaat u naar Invoegen > Aanbevolen draaitabellen. Excel presenteert een aantal opties waarmee u rekening kunt houden. In ons voorbeeld biedt Excel de mogelijkheid om 10 verschillende draaitabellen te maken die onze verkoopgegevens vanuit verschillende hoeken bekijken. Houd er rekening mee dat de manier waarop u uw kolommen labelt ertoe doet; Excel leest deze kopteksten en doet aanbevelingen die het meest logisch zijn. Als u bijvoorbeeld naar verkoopprijzen wilt kijken, gebruik dan niet de term ‘kosten’, omdat Excel zijn aanbeveling daarop zal baseren.
Eén aanbeveling is ‘Som van de totale omzet per klant’. Als we voor die optie kiezen, gaat Excel verder met het maken van de draaitabel.
Mark Coppock/Digitale trends
Merk op dat de draaitabel alleen de gegevens weergeeft die relevant zijn voor onze huidige analyse. Aan de rechterkant vindt u de criteria die Excel heeft gebruikt om het te maken in het dialoogvenster Draaitabelvelden. In het volgende gedeelte over maatwerk bespreken we wat elk van deze velden betekent.
Stap 3: Pas uw draaitabel aan
Elk van de items in dit dialoogvenster is belangrijk om te bepalen hoe uw draaitabel zal werken. Klik op het configuratiewieltje om het uiterlijk van dit dialoogvenster aan te passen aan wat voor u het beste werkt.
Selectie van velden
Hier kiest u welke kolommen u in uw draaitabel wilt opnemen. Hoe die gegevens in de draaitabel worden ingevuld, wordt bepaald door het type gegevens dat ze vertegenwoordigen: Excel zal voor u uitzoeken of u een kolom aan uw draaitabel moet toevoegen of de veldgegevens in de draaitabel moet toevoegen tafel. Als u bijvoorbeeld 'Artikelen' selecteert, gaat Excel ervan uit dat u het aantal artikelen voor elke klant wilt toevoegen.
Mark Coppock/Digitale trends
Als u daarentegen 'Datum' selecteert, plaatst Excel de gegevens in de tabel en worden de verkopen georganiseerd op basis van het tijdstip waarop ze hebben plaatsgevonden.
Mark Coppock/Digitale trends
Terwijl u aan uw eigen draaitabellen werkt, kunt u experimenteren om te zien hoe het toevoegen en verwijderen van velden de weergegeven gegevens beïnvloedt. U zult merken dat Excel uitstekend werk levert bij het maken van zinvolle selecties, maar u kunt ook dingen veranderen als de keuzes van Excel niet logisch zijn.
Filters
Sleep items uit de veldselectielijst naar het gedeelte “Filters” als u wilt beperken welke gegevens worden weergegeven. Als u bijvoorbeeld ‘Klant’ naar het gedeelte ‘Filters’ sleept, kunt u eenvoudig alleen de gegevens van één of een selectie van klanten weergeven.
Mark Coppock/Digitale trends
Kolommen
Door velden naar het gedeelte 'Kolommen' te slepen, kunt u uitbreiden hoe uw gegevens worden gerapporteerd. Nogmaals, wanneer u een veld naar deze sectie sleept, zal Excel proberen uit te vinden hoe u de gegevens wilt presenteren. Als u bijvoorbeeld 'Datum' naar het gedeelte 'Kolommen' sleept, geeft Excel de verkopen weer als samengevat voor het meest logische tijdsbestek, dat in dit geval per maand is. Dit zou nuttig zijn als uw voornaamste zorg was hoeveel er maandelijks werd verkocht, met het oog op de kooppatronen van klanten.
Mark Coppock/Digitale trends
Rijen
Op dezelfde manier kunt u velden naar het gedeelte ‘Rijen’ slepen om verschillende gegevens in draaitabelrijen in te sluiten. Nogmaals, als we 'Datum' naar het gedeelte 'Rijen' slepen, zal Excel de verkopen per klant per maand uitsplitsen, maar de gegevens worden samengevat per klant en niet per maand, zoals in het vorige voorbeeld. In dit geval maakt u zich vooral zorgen over hoeveel u aan elke klant heeft verkocht, maar u wilt ook op tijd gebaseerde trends ontdekken.
Mark Coppock/Digitale trends
Waarden
Ten slotte bepaalt het gedeelte ‘Waarden’ hoe u uw gegevens analyseert. In al onze voorbeelden tot nu toe hebben we gekeken naar de totale omzet. Als u in deze sectie op de pijl-omlaag klikt, kunt u uw waardeveldinstellingen configureren om naar een andere numerieke berekening te kijken.
Mark Coppock/Digitale trends
Stel dat u bijvoorbeeld naar verkoopgemiddelden wilt kijken in plaats van naar de totale omzet. U selecteert eenvoudigweg “Gemiddeld” in het dialoogvenster voor de instellingen van het waardeveld. U kunt ook de getalnotatie zo instellen dat de resultaten het meest logisch zijn.
Mark Coppock/Digitale trends
In plaats van de totale omzet per klant te beschouwen en vervolgens een eindtotaal te berekenen, kijken we nu naar de gemiddelde omzet per bedrijf en vervolgens naar de gemiddelde omzet voor het hele bedrijf. Dit zou bijvoorbeeld nuttig zijn bij het beoordelen welke klanten qua omzet boven of onder het gemiddelde scoren en daarom de meeste (of minste) aandacht verdienen. In ons voorbeeld verdienen Acme Engineering en Jones Roofing misschien niet zoveel verkoopaandacht als de anderen.
Het is duidelijk dat draaitabellen een hele reeks opties bieden om het opsplitsen van uw gegevens eenvoudig te maken. De truc om draaitabellen effectief te gebruiken, is door te beslissen wat u precies wilt zien voordat u opties gaat toepassen. U wilt er ook zeker van zijn dat uw gegevens overeenkomen met de manier waarop u uw tabel heeft ingedeeld en hoe u uw kopteksten heeft genoemd. Hoe zorgvuldiger u bent bij het opzetten van de zaken, hoe effectiever uw draaitabellen zullen zijn.
Stap 4: Maak uw eigen draaitabellen helemaal opnieuw
Als u eenmaal met de draaitabelfunctie heeft gespeeld en enig inzicht heeft gekregen in de manier waarop de verschillende opties uw gegevens beïnvloeden, kunt u helemaal opnieuw beginnen met het maken van een draaitabel. Het proces is vergelijkbaar met het gebruik van een aanbeveling, alleen gaat u naar Invoegen > Draaitabel en selecteert u vervolgens handmatig uw gegevens als eerste stap.
In ons geval betekent dat het selecteren van Tabel1, maar we kunnen ook een reeks gegevens selecteren of uit een externe gegevensbron halen. We kunnen ook beslissen of we een nieuw werkblad willen maken of de draaitabel naast onze gegevens op een bepaalde locatie op het bestaande werkblad willen plaatsen.
Mark Coppock/Digitale trends
Nadat we onze selectie hebben gemaakt, krijgen we een lege draaitabel en ons dialoogvenster Draaitabelvelden te zien.
Mark Coppock/Digitale trends
Het maken van onze eigen draaitabel is dan slechts een kwestie van velden selecteren en bepalen hoe we de gegevens willen laten berekenen en weergeven. Laten we zeggen dat we willen zien hoe verkopers per maand hebben gepresteerd, met een totaal aan verkopen voor het jaar. We selecteren de velden 'Verkoper', 'Datum' en 'Totale omzet', slepen het veld 'Verkoper' naar het gedeelte 'Filters' en configureren de waarden om als valuta weer te geven. Excel voegt automatisch de relevante datumitems toe aan het gedeelte ‘Rijen’ en gaat ervan uit dat we sommen willen zien.
Mark Coppock/Digitale trends
Standaard toont Excel alle gegevens van alle verkopers. We kunnen ook één verkoper selecteren om alleen zijn of haar gegevens te zien. In dit geval zien we dat Judy French in slechts drie maanden omzet had, ook al waren haar verkooptotalen aanzienlijk. Dat zou kunnen betekenen dat haar verkoopproces langer duurde omdat ze op walvissen in plaats van op vissen uit was – een waardevolle conclusie, als deze juist is. Misschien zou het een goed idee zijn om te investeren in een assistent om Judy te helpen haar verkopen sneller af te ronden.
Mark Coppock/Digitale trends
Stap 5: Investeer in wat leren
Als je wilt krijgen Echt goed bent in het gebruik van Excel-draaitabellen, investeer wat tijd in het leren van wat meer over hoe het de verschillende gegevenstypen gebruikt. Microsoft biedt zijn eigen trainingsbronnen en er zijn er een heleboel externe trainers overwegen.
Over het algemeen betekent dit echter dat u zich in Excel moet verdiepen op een manier die buiten het bestek van deze handleiding valt. Niettemin zie je nu hopelijk hoe draaitabellen een krachtig hulpmiddel kunnen zijn bij het analyseren van je gegevens het is relatief eenvoudig om aan de slag te gaan, zolang je gegevens maar op de juiste manier zijn geconfigureerd tafel. En we kunnen niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om te weten wat u met uw draaitabel wilt bereiken voordat u begint.
Aanbevelingen van de redactie
- Kantoor gebruiken? Uw pc kan gevaar lopen als gevolg van deze Microsoft-wijziging
- Hoe u een Excel-bestand met een wachtwoord kunt beveiligen
