Maar hebben die digitale gegevens een houdbaarheidsdatum? Hoe zorgen we ervoor dat onze meest waardevolle digitale bestanden bewaard blijven en toegankelijk zijn wanneer we ze nodig hebben? Wat gebeurt er met hen als we er door ziekte of overlijden zelf niet meer bij kunnen?
Aanbevolen video's
In de fysieke wereld bestaat er geen onderscheid tussen opslag en bewaring. Misschien heb je op zolder een doos met oude foto's of papieren staan die van je overgrootvader zijn geweest en die, mits ze in goede omstandigheden zijn bewaard, nog steeds leesbaar zijn. Hetzelfde kan niet gezegd worden van digitale data.
“Behoud gaat eigenlijk over toegang op de lange termijn”, legt Dr. Micah Altman, directeur onderzoek en onderzoek, uit Hoofd/wetenschapper, programma voor informatiewetenschappen voor de MIT-bibliotheken: “Het gaat over communiceren met de toekomst op een punt."
De dreiging van verlies
“Eén bedreiging is dat de media falen. De harde schijf valt uit, de dvd valt uit of de schijf kan niet worden gelezen”, zegt dr. Altman. “Een andere bedreiging is dat je de bits, maar je kunt niet meer zeggen wat ze betekenen, omdat er geen software beschikbaar is die dat weergeeft document. Misschien heb je een Microsoft Word-bestand dat je vijftien jaar geleden hebt geschreven en het ziet er goed uit, maar als je het opent, begrijp je misschien niet wat er staat, omdat dat formaat niet meer wordt ondersteund.
De media die aan consumenten worden verkocht, zijn niet echt gebouwd voor opslag op lange termijn.
We gaan ervan uit dat digitale bestanden eeuwig meegaan, omdat ze niet verslechteren, maar de media waarop we ze opslaan wel.
“Verschillende media hebben een enorm variërende houdbaarheid”, legt Dr. Altman uit. “Het is mogelijk om een optisch archiveringssysteem te krijgen media en schrijf het op een professionele manier, zodat je zou verwachten dat het 100 jaar meegaat, als het op de juiste manier wordt bewaard plaats. Maar als je op andere dingen opneemt, zoals een willekeurige harde schijf, een cd of een flashstation, en deze op de plank plakt, kom je over drie jaar terug en constateer je een aanzienlijke verslechtering van de gegevens.”
Je kunt de waarschijnlijke houdbaarheid drastisch beïnvloeden door dingen op de juiste manier op te slaan. Als je een cd achter in je kast legt waar het relatief koel en droog is, gaat hij veel langer mee dan wanneer je hem in de zon of op een vochtige plek laat liggen. Onder de verkeerde omgevingsomstandigheden kan het binnen een jaar of zelfs een maand kapot gaan.
Niet alle opslag is gelijk
“Een van de uitdagingen is dat de media die normaal gesproken aan consumenten worden verkocht, zoals harde schijven, in de weg zitten computers zijn niet echt gebouwd voor langdurige opslag”, zegt Dr. Altman. “Dat is niet echt hoe ze zijn ontworpen. Ze zijn ontworpen voor een levensduur van misschien drie, vier of vijf jaar.”
Iedereen die wel eens een harde schijfstoring heeft meegemaakt, weet dat maar al te goed. Er is ook veel variatie in de kwaliteit van de harde schijf en schijven worden in batches vervaardigd. Sommige merken en batches gaan langer mee dan andere.
De 1000 jaar oude M-schijf. Jouw leven, in steen gegraveerd.
Het is mogelijk om optische schijven van archiefkwaliteit te kopen die zijn ontworpen om 100 jaar mee te gaan. Sony en Panasonic hebben gewerkt aan een Archival Disc-standaard. Er zijn ook opties zoals M-schijf (Millennial Disc) die beweert tot 1000 jaar mee te gaan, maar zoals je zou verwachten, zijn ze aanzienlijk duurder dan gewone schijven. Je zult in de toekomst ook de juiste hardware nodig hebben om ze te kunnen lezen, en het valt niet te voorspellen hoe moeilijk het zal zijn om over een eeuw een dvd-speler te bemachtigen.
Elke wolk heeft een zilveren rand
“Een back-up maken op een afzonderlijke schijf, een flashdrive of een back-uptape: het is allemaal prima, maar je zult het elke maand moeten doen en update het”, oppert Dr. Altman, “nog beter zou zijn om een back-upsysteem voor cloudopslag te gebruiken en automatisch dingen te nemen en deze naar externe bronnen te uploaden. servers. Normaal gesproken staan deze niet op offline opslagsystemen, maar online, dus ze worden gerepliceerd op meerdere draaiende schijven, en een goede cloudopslagdienst zal hun kopieën regelmatig controleren.”
Als u de cloudroute kiest, verschuift u de last van het uitzoeken hoe u uw gegevens kunt bewaren naar uw cloudprovider. Kies een goede, en ze bewaren meerdere kopieën van uw bestanden op basis van technologie die regelmatig wordt bijgewerkt. U kunt ook uw back-upschema instellen en het vergeten. Uw bestanden zijn veilig in het geval van een inbraak of brand in uw huis, waardoor lokaal opgeslagen gegevens verloren kunnen gaan.
U zult abonnementskosten moeten betalen, maar als u gemoedsrust wilt hebben over uw gegevens, dan vindt u dit misschien de moeite waard. Een aantal diensten die Dr. Altman aanbeveelt zijn: Tegenslag En CrashPlan, omdat ze best practices implementeren en transparant zijn over wat ze doen.
Fouten in cloudopslag
Helaas is cloudopslag geen onfeilbare bewaarmethode en stelt u veel vertrouwen in de provider die u selecteert.
“Ze kunnen failliet gaan”, zegt dr. Altman, “Of ze kunnen per ongeluk uw verlopen creditcardbericht naar het verkeerde e-mailadres sturen en uiteindelijk je account annuleren, anders zou iemand kunnen beweren dat je auteursrechtelijk beschermd materiaal hebt en kunnen ze een bevel."
Googlen
Die risico’s kun je verkleinen door de dienstverlening te verdubbelen en twee cloudopslagoplossingen te gebruiken, omdat de kans op gelijktijdige problemen bij twee onafhankelijke bedrijven veel kleiner is.
Er is ook de privacyvraag waarmee u rekening moet houden. Veel aanbieders van cloudopslag hebben een privacybeleid dat moeilijk te begrijpen is.
“Privacy is een andere reden waarom je dingen lokaal wilt beheren,” legt Dr. Altman uit. “Als je je echt zorgen maakt, zou je ervoor kunnen kiezen om dingen te versleutelen voordat je ze ergens opslaat. Dat is waarschijnlijk een van de beste manieren om die gegevens te beschermen tegen toegang en gebruik door anderen, maar vanuit het oogpunt van behoud: als je de encryptiesleutel kwijtraakt, ben je de gegevens kwijt.’
Dingen waarvan u zeker wilt weten dat u ze doorgeeft, moeten in een gestandaardiseerd formaat zijn.
Een ander probleem met cloudaccounts is toegang. Als u een ongeluk krijgt, een ernstige ziekte krijgt, of deze sterfelijke spiraal aflegt, hoe krijgt uw gezin dan toegang tot uw cloudaccounts? Hoe lang duurt het voordat uw account wordt gewist? Juridisch gezien kan het voor familieleden lastig zijn om hiermee om te gaan, in een toch al erg moeilijke tijd.
“Het is erg belangrijk om een plan te hebben voor wat er met je accounts gebeurt als je er geen toegang toe hebt, in de digitale wereld waarin we nu leven”, suggereert Dr. Altman.
Misschien wilt u uw wachtwoordbeheerder met iemand delen en in uw testament voorzieningen treffen voor uw digitale bestanden.
Formaten zijn ook belangrijk
“Zelfs als je je spullen in Google en Amazon zet, en je een kopie van je wachtwoordbewaarder aan je kinderen of je advocaat geeft, zullen sommige van die bestanden moeilijk om later te lezen en te begrijpen”, legt dr. Altman uit. “Voor dingen waarvan je echt zeker wilt weten dat je ze doorgeeft, denk je misschien aan het maken van een aantal kopieën. Dingen die rechtstreeks in een webbrowser kunnen worden bekeken zonder plug-ins, zoals een JPEG-bestand. Ze hebben misschien niet de beste kwaliteit van een afbeelding, maar ze zullen waarschijnlijk gemakkelijk te renderen zijn op basis van open standaarden.”
Nog twee formaten die hij aanbeveelt zijn TIF en PDF-A. U kunt een zeer gedetailleerde lijst met aanbevolen formaatspecificaties voor het bewaren van gegevens vinden op de website Website van de Bibliotheek van het Congres.
“Een vuistregel is dat iets dat je in een webbrowser weergeeft zonder verbinding te maken met internet of een extra plug-in te installeren, waarschijnlijk lange tijd leesbaar zal blijven”, zegt Dr. Altman.
Het laatste woord
Er is geen definitief antwoord op de vraag hoe u ervoor kunt zorgen dat uw digitale bestanden eeuwig meegaan, maar u kunt uw weddenschappen afdekken en een veelzijdige strategie bedenken om uw gegevens de grootste overlevingskans te geven.
“Ik zou aanraden wat tijd te besteden aan het onderzoeken van cloudopslagdiensten. Kies er twee die onafhankelijk zijn. Zorg voor een wachtwoordbeheerder of een accountmanager. Zorg dat u een plan heeft voor wie met uw digitale bezittingen omgaat als er iets met u gebeurt, of het nu uw zoon of dochter is, of uw advocaat, maar zorg ook voor een expliciet opvolgingsplan”, zegt Dr. Altman: “De weinige dingen die heel belangrijk zijn, waarvan je weet dat je ze wilt behouden, plaats ze in een digitaal formaat zoals een TIF, GIF of PDF-A, zodat ze duurzamer zijn dan het gemiddelde. bestand. Maak meerdere kopieën en deel ze met mensen die u vertrouwt.”
