7 dingen waarvan u niet wist dat u ze in Outlook zou kunnen doen

De kans is groot dat u Microsoft Outlook op de een of andere manier hebt gebruikt voor het verzenden van een e-mail of het plannen van een vergadering. Maar hoewel dit de meest voorkomende taken zijn die u in Outlook kunt uitvoeren, zijn er enkele trucs die u kunt gebruiken om uw ervaring te verbeteren.

Herinnering aan een e-mail is er een die we eerder hebben besproken, maar er zijn ook e-mails met kleurcodering of het instellen van verschillende tijdzones. We hebben wat tijd besteed aan het doorzoeken van de menu's voor u, en om u dat alles plus meer te laten zien.

Zonder verder oponthoud, hier zijn zeven dingen waarvan u niet wist dat u ze kon doen in Outlook op de desktop en Outlook op het web.

Stel twee tijdzones in

We beginnen eerst met tijdzones, want tijd is alles! Dit is handig als u op een andere locatie werkt dan uw baan - stel dat u zich in New York bevindt en uw baan is gevestigd in Portland, Oregon. Om uw e-mails op dezelfde pagina te houden en te voorkomen dat u te laat komt voor vergaderingen, kunt u meerdere tijdzones instellen in de Outlook-desktopapp.

Dit is een van de gemakkelijkste dingen die u in Outlook kunt configureren. Het enige dat u hoeft te doen, is naar uw Agenda-drankje van de Outlook-desktopapp te gaan en vervolgens de Bestand menu. Klik vanaf daar Opties en klik dan op Kalender. U wilt dan zoeken naar de Tijdzones keuze. U zou een selectievakje moeten zien voor Toon een tweede tijdzone. Klik op het selectievakje en kies vervolgens de gewenste tweede of derde tijdzone. Je ziet dit nu in heel Outlook.

Stel kleuren in voor e-mails van bepaalde mensen

Wilt u dat uw e-mails er iets anders uitzien, zodat uw inbox mooier of beter leesbaar is? Outlook staat achter u met wat bekend staat als voorwaardelijke opmaak. Deze functie is een manier om berichten die aan uw eigen voorwaarden voldoen te laten opvallen in de berichtenlijst door kleur, lettertypen en stijlen te gebruiken. Het landt op nummer 2 op onze lijst.

U kunt Outlook vertellen om de kleur van bepaalde berichten te wijzigen op basis van de naam of het e-mailadres van een afzender; bijvoorbeeld als u alle e-mails van uw baas in het rood wilt weergeven.

Om een ​​regel voor voorwaardelijke opmaak in te stellen, gaat u naar uw inbox, in de Outlook-desktopapp en gaat u naar het tabblad Weergave. Selecteer vanaf daar de Huidige weergave instelling. Selecteer daarna Bekijk instellingen. U wilt dan in de Geavanceerde weergave-instellingen dialoogvenster en selecteer Conditionele opmaak. Microsoft heeft een lijst met stappen die u hier kunt volgen, maar we concentreren ons op hoe je berichten van bepaalde mensen in een bepaalde kleur kunt laten verschijnen.

Om dit te bereiken, klikt u op Toevoegen en voer vervolgens een naam in voor de regel. Selecteer Lettertype, en dan onder Kleur kies een kleur die je wilt en klik dan OK. Selecteer daarna Voorwaarde en kies een Voorwaarde. Typ in het vak Van de naam van het contact of de afzender die je in een andere kleur in je inbox wilt zien verschijnen. Dan in Filter, voorwaardelijke opmaak en geavanceerde weergave-instellingen dialoogvensters, selecteer OK.

Gebruik de Outlook-sneltoetsen

U bent waarschijnlijk bekend met sneltoetsen zoals CTRL+C en CTRL+V, maar wist u dat de Outlook-desktopapp ook een aantal sneltoetsen heeft die u kunt gebruiken? Deze toetsen kunnen u helpen tijd te besparen tijdens uw drukke dag, door te voorkomen dat u uw muis over pictogrammen en menu's hoeft te slepen om veelvoorkomende taken uit te voeren, zoals het opstellen, beantwoorden of doorsturen van berichten. We hebben onze favoriete Outlook-sneltoetsen verzameld voor nummer drie op onze lijst. Houd er rekening mee dat deze voor Windows 10 zijn.

Nogmaals, we hebben zojuist enkele van de meest voorkomende sneltoetsen verzameld. Microsoft heeft een volledige lijst op haar website, met betrekking tot de Outlook-snelkoppelingen voor MacOS, evenals het web. Hun lijst is iets uitgebreider en omvat dicteren, mappen, leesvensters, afdrukken en meer.

Wijzig de grootte van uw bestanden om grote afbeeldingsbijlagen te verzenden

Een veel voorkomend struikelblok dat u kunt tegenkomen bij het verzenden van e-mails met afbeeldingen, is dat de bestanden waarvan u wilt dat de ontvanger ze ontvangt, iets te groot zijn voor de grenzen van internet. Wanneer dit gebeurt, kunt u proberen het formaat van uw afbeeldingsbijlagen te wijzigen via de Outlook-desktopapp, zodat ze niet te groot zijn.

U kunt het formaat van uw afbeeldingsbijlagen in een paar stappen wijzigen. Nadat u een nieuw bericht hebt opgesteld, moet u eerst proberen alle afbeeldingen toe te voegen die u wilt verzenden. Je krijgt waarschijnlijk een foutmelding, maar maak je geen zorgen. Ga gewoon naar de Bestand tabblad van die e-mail en zoek vervolgens naar de foutmelding bovenaan. Kies de optie die zegt Pas het formaat van grote afbeeldingen aan wanneer ik dit bericht verzend.

Outlook zal proberen het bericht te mailen door uw afbeeldingen naar een kleiner formaat te comprimeren. In het geval dat het bericht nog steeds niet doorkomt, kunt u het proberen Uw bestanden zippen in Windows 10 of Mac OS om ze kleiner te maken en vervolgens het ZIP-bestand in een e-mailbericht te voegen.

Start Teams-vergaderingen, open Plaknotities en OneNote rechtstreeks vanuit de webversie van Outlook

Hoewel we ons hebben gericht op de Outlook-desktopapp, heeft Outlook op het web ook enkele geheimen. Terwijl je waarschijnlijk al tijd besteedt aan het doorzoeken van je agenda of je e-mails in Outlook op internet heeft Microsoft enkele integraties met Sticky Notes en OneNote daar toegevoegd, te.

Met de integratie, als u zich aanmeldt met dezelfde Microsoft 365-e-mail die u voor uw werk gebruikt (of zelfs met een persoonlijk Microsoft-account-e-mailadres) op Sticky Notes in Windows 10, of in de OneNote-app, heb je snel toegang tot dezelfde dingen met dat account Outlook op de web. Dit staat bekend als de OneNote-feed.

U kunt hier op elk moment naar overschakelen door naar boven te gaan en op het OneNote-pictogram aan de rechterkant van het scherm te klikken. Dit werkt met zowel persoonlijke Microsoft-accounts als zakelijke Microsoft 365-accounts. Dus probeer het eens en maak aantekeningen tijdens het e-mailen!

We willen ook de mogelijkheid opmerken om "Nu vergaderen". Deze optie wordt bovenaan uw Postvak IN weergegeven in de webversie van Outlook. Als u hierop klikt, kunt u direct een Teams-vergadering (met werkaccounts) of een Skype-vergadering (met persoonlijke accounts.) Het is een snelle manier om door wat hoepels te springen en niet veel menu's te hoeven doorlopen om goed in een vergadering te komen weg.

Ga naar inbox nul met het opschonen van gesprekken

Als uw inbox vol zit met berichten, wilt u misschien de functie Gesprek opschonen in Outlook proberen. Het is nog een andere functie waarvan je misschien niet wist dat die bestaat.

Zoals Microsoft uitlegt, de Functie voor het opschonen van gesprekken in Outlook is ontworpen om u te helpen het aantal berichten in uw mappen te verminderen. Overbodige berichten tijdens een conversatie die zijn opgeschoond, worden verplaatst naar de map Verwijderde items. Houd er rekening mee dat dit voor conversaties in een e-mailthread of een verzameling berichten is.

U kunt het opschonen van gesprekken gebruiken door naar uw Outlook-inbox op uw bureaublad te gaan en vervolgens op te klikken Thuis tabblad. Van daaruit kunt u kiezen voor de Verwijderen groep en kies dan Opruimen.

U kunt ervoor kiezen om Ruim het gesprek op om het huidige gesprek op te schonen. Kies dan voor Map opruimen om een ​​hele map op te ruimen, waarbij de overtollige berichten worden verwijderd. U kunt er ook voor kiezen Map en submappen opruimen. Met deze optie worden alle conversaties in de geselecteerde map en alle mappen die deze bevat beoordeeld en worden overbodige berichten verwijderd.

Stel regels in om e-mailberichten automatisch te verplaatsen, markeren en beantwoorden

Hoewel het opschonen van gesprekken een manier is om een ​​schone inbox te krijgen, is het instellen van regels een andere. U kunt e-mails automatisch verplaatsen, markeren en beantwoorden als u regels instelt in uw Outlook-desktopapp. Deze regels kunnen zelfs worden gebruikt om specifieke geluiden af ​​te spelen wanneer u ook berichten ontvangt.

Om een ​​regel in te stellen, hoef je alleen maar met de rechtermuisknop op een bericht in je inbox te klikken en te selecteren Reglement Van daaruit kunt u een van de opties selecteren. Outlook stelt automatisch voor om een ​​regel te maken op basis van de afzender en de ontvangers. Als u meer regels wilt maken, kunt u er met de rechtermuisknop op klikken en kiezen Creëer regel.

Volg de aanwijzingen op het scherm en schakel in het dialoogvenster Regel maken een of meer van de eerste drie selectievakjes in. Microsoft heeft een complete gids over Outlook-regels hier als u meer hulp nodig heeft.

Aanbevelingen van de redactie

• Office gebruiken? Uw pc kan gevaar lopen als gevolg van deze Microsoft-wijziging
• De Paper Laptop zou het e-paper-apparaat kunnen zijn waarvan u niet wist dat u het nodig had
• 5 handige Windows-snelkoppelingen die u nog niet kende
• Hoe u van uw tablet een beter hulpmiddel voor uw werk kunt maken
• Hoe u uw productiviteit kunt maximaliseren in Windows 10