Mijn Outlook-inbox was een puinhoop voordat ik deze 3 trucs gebruikte

Niemand houdt van e-mail, maar niemand van ons kan zonder. Als je merkt dat je moeite hebt om inkomende e-mails te beheren, heb ik gemerkt dat deze drie tips enorm nuttig zijn.

Of je nu automatisch berichten wilt verplaatsen, meerdere acties met één klik wilt uitvoeren of e-mails die aandacht nodig hebben, wilt laten opvallen tussen de rest, deze Microsoft Outlook-tips heb je gedekt.

Gebruik regels om inkomende e-mails te ordenen

Om e-mails te ordenen zodra ze binnenkomen, kunt u regels instellen in Outlook. U kunt dus een e-mail naar een map verplaatsen, een e-mail markeren voor follow-up, een bericht markeren als gelezen en meer. Het beste deel is dat het allemaal automatisch wordt gedaan.

Stap 1: Ga naar de Thuis tabblad, selecteer de Reglement vervolgkeuzepijl en kies Creëer regel.

Stap 2: In het vak dat wordt geopend, heb je een paar snelle opties waaruit je kunt kiezen voor de geselecteerde e-mail.

Voor de voorwaarde kunt u kiezen uit de afzender, de onderwerpregel of verzonden naar een specifiek e-mailadres. Voor de actie kunt u kiezen uit het weergeven van het waarschuwingsvenster, het afspelen van een bepaald geluid of het verplaatsen naar een map.

Stap 3: Als wat u in het vak ziet, past bij wat u wilt doen, vinkt u gewoon de vakjes aan voor de voorwaarden en acties die u wilt en kiest u OK.

Gebruik een geavanceerde regel

Als alternatief kunt u desgewenst kiezen uit een grotere verscheidenheid aan voorwaarden en acties.

Stap 1: Selecteer Geavanceerde mogelijkheden in het vak Regel maken.

Stap 2: U kunt dan kiezen uit meer dan 30 voorwaarden, bijvoorbeeld of de e-mail als belangrijk is gemarkeerd, een bijlage heeft of een automatisch antwoord is.

Vink de box(en) aan voor de voorwaarden die u wilt gebruiken en selecteer vervolgens de blauwe gekoppelde tekst om de variabelen aan te vullen. Kiezen Volgende.

Stap 3: Je ziet dan ongeveer 20 acties die je kunt ondernemen. Doe hetzelfde door de box(en) aan te vinken voor actie(s) die je wilt gebruiken en de blauwe tekst te selecteren om de nodige details in te vullen. Kiezen Volgende.

Stap 4: Als er uitzonderingen zijn op de regel die u wilt toevoegen, kunt u dat hierna doen. Vink die vakjes aan, vul de details voor de blauwe tekst in en kies Volgende.

Stap 5: Geef ten slotte uw regel een naam, markeer of u de regel al dan niet onmiddellijk wilt uitvoeren en kies Finish.

Zodra u uw regel hebt ingesteld, kunt u achterover leunen en Outlook die inkomende e-mails voor u laten organiseren. Door slechts een paar minuten de tijd te nemen om een ​​regel te maken, kunt u op de lange termijn tijd besparen.

Ga naar om een ​​regel later weer te geven, te bewerken of te verwijderen Thuis > Reglement > Regels en waarschuwingen beheren.

Stel Quick Steps in voor repetitieve taken

Outlook biedt een functie genaamd Quick Steps die taken die u steeds opnieuw doet, kunnen versnellen. Net als bij regels, kunt u met Snelle stappen een of meer acties kiezen die u op een e-mail wilt uitvoeren. Maar in plaats van die acties automatisch uit te voeren, voert u ze zelf uit met slechts één klik op de knop. Bovendien kun je veel acties tegelijkertijd uitvoeren.

Ga naar de Thuis tabblad en bekijk de Snelle stappen vak in dat gedeelte van het lint. U ziet verschillende acties, zoals Verplaatsen naar, Beantwoorden en verwijderen en Gereed.

U kunt een van de vooraf ingestelde snelle stappen gebruiken door deze te selecteren en de benodigde details in te vullen. U kunt bijvoorbeeld kiezen Verplaats naar, kies de map en markeer eventueel de e-mail als gelezen. Selecteer Redden.

Om vervolgens de Quick Step op een e-mail in uw inbox te gebruiken, selecteert u het bericht en kiest u het Verplaats naar Snelle stap.

Creëer je eigen QuickStep

Als u uw eigen Quick Step wilt maken, duurt het slechts een minuut.

Stap 1: Kiezen Maak nieuw in het Quick Steps-gedeelte van het lint.

Stap 2: Geef vervolgens de Quick Step een naam en gebruik de vervolgkeuzelijst om de gewenste actie te selecteren. Om er meer dan één uit te voeren, kiest u Actie toevoegen en selecteer de volgende.

Stap 3: Zodra u alle gewenste acties heeft, kiest u Finish.

Om de Quick Step te gebruiken wanneer een e-mail in uw inbox aankomt, selecteert u het bericht en klikt u op de naam ervan in het Quick Steps-vak. U kunt ook met de rechtermuisknop op de e-mail klikken, verplaatsen naar Snelle stappenen kies de naam uit het pop-outmenu.

Als u meerdere acties tegelijk op een e-mail wilt uitvoeren, bespaart Quick Steps u echt tijd.

Ga naar om een ​​Quick Step later te bekijken, te bewerken of te verwijderen Thuis > Snelle stappen > Snelle stappen beheren.

Laat e-mails eruit springen met voorwaardelijke opmaak

Een andere handige tool voor inboxbeheer in Outlook is voorwaardelijke opmaak. Hiermee kunt u bepaalde e-mails die binnenkomen, laten opvallen met een specifieke letterstijl, -grootte of -kleur. Dit is een geweldige manier om uw aandacht te vestigen op de berichten die dit het meest nodig hebben.

Stap 1: Ga naar de Weergave tabblad en selecteer Bekijk instellingen aan de linkerkant van het lint.

Stap 2: Kies Conditionele opmaak in het pop-upvenster.

Stap 3: U ziet een aantal standaardregels voor voorwaardelijke opmaak die al voor u zijn ingesteld, zoals ongelezen berichten en achterstallige e-mails. Selecteer om uw eigen te maken Toevoegen.

Stap 4: Geef onderaan het vak uw regel voor voorwaardelijke opmaak een naam. Kies dan de Lettertype knop om de stijl, grootte en kleur te selecteren in het volgende pop-upvenster en kies OK.

Stap 5: Kies vervolgens de Voorwaarde knop. U ziet drie tabbladen in het volgende pop-upvenster om uw voorwaarden in te stellen.

• Berichten: Voer trefwoorden in, kies een Van- of Verzonden naar-e-mailadres of kies een tijdsbestek.
• Meer keuzes: selecteer een categorie, kies items die gelezen of ongelezen zijn, wel of geen bijlagen hebben, zijn gemarkeerd met een prioriteit of een andere optie.
• Geavanceerd: Stel aangepaste criteria in en kies de velden voor de voorwaarden.

Stap 6: Selecteer als u klaar bent OK om de daaropvolgende pop-upvensters op te slaan en te sluiten.

Nu zie je die e-mails met de voorwaarden die je hebt gekozen en het lettertype dat je hebt geselecteerd verschijnen, waardoor ze supergemakkelijk te herkennen zijn in je stroom berichten.

Ga naar om een ​​regel voor voorwaardelijke opmaak later weer te geven, te bewerken of te verwijderen Weergave > Bekijk instellingen > Conditionele opmaak.

Als u op zoek bent naar een nieuwe manier om uw e-mails te beheren, biedt Outlook deze functies om u te helpen uw inbox onder controle te houden. Het kan een paar minuten duren om ze in te stellen, maar het is de tijd waard die u later bespaart.

Kijk voor meer informatie op how to Stel een afwezigheidsbericht in Outlook in.

Aanbevelingen van de redactie

• Ik heb een app gebruikt om 3D-modellen te maken met mijn iPhone, en het is schokkend geweldig
• Microsoft nieuwste A.I. tools zullen uw Outlook-e-mails hardop voorlezen