Microsoft's suite van nauw geïntegreerde productiviteitssoftware, Office, biedt twee toepassingen voor het beheren van gegevens: Excel en Access. Excel is een spreadsheettoepassing, terwijl Access een databasebeheerprogramma is. Hoewel het verschillende soorten programma's zijn, hebben ze enkele gemeenschappelijke kenmerken.
Functies en compatibiliteit
Excel stelt u in staat om gegevens toe te voegen, te importeren en te exporteren. Bovendien kunt u gegevens analyseren en manipuleren met behulp van ingebouwde of aangepaste functies, waaronder grafieken en diagrammen. Wanneer u een database maakt in Access, kunt u gegevens uit Excel in een Access-spreadsheet plakken of een hele tabel importeren. U kunt een Access-spreadsheet echter niet exporteren naar Excel. Daarnaast kunt u vanuit Access een koppeling maken naar een Excel-spreadsheet. Excel heeft ook meer functies om spreadsheetgegevens te manipuleren dan Access. Met beide programma's kunt u tabelgegevens importeren uit andere databasebestandsindelingen zoals TXT of CSV en gegevens weergeven in alleen-lezen formaat op webpagina's.
Video van de dag
Grote verschillen
Een Excel-tabel bevat rijen en kolommen met cellen in een plat bestand. Elke regel in de tabel bevat één record. In Access kunt u gegevens in meer dan één tabel opslaan en relaties tussen tabelgegevens leggen om complexe query's uit te voeren. Met Access kunt u ook koppelingen maken naar gegevens in grotere, externe SQL-databases (gestructureerde querytaal).
Gebruik
Excel is veel eenvoudiger te leren dan Access. Het is ideaal voor het bijhouden van lijsten, het uitvoeren van snel rekenwerk en het delen van gegevens. Access is complexer en krachtiger dan Excel, waardoor u grotere hoeveelheden gegevens kunt beheren. Meerdere gebruikers kunnen tegelijkertijd in een Access-database werken. Het is ideaal voor het volgen van klantorders, het beheren van zakelijke contacten, het bijhouden van voorraden en het organiseren van personeelstaken.
