RFID-systemen zijn vergelijkbaar met het scannen van streepjescodes.
De functies van een radiofrequentie-identificatie (RFID) tagging-systeem omvatten interne controle van vaste activa, interne controle van gemaakte activa en diefstalpreventie. Het RFID-systeem omvat een tag en een lezer. Wanneer gescand, pikt de antenne in de tag de radiogolf op en stuurt een reactie terug naar de lezer.
Fysieke voorraden
Een belangrijk onderdeel van de interne controle van vaste activa is de fysieke inventaris, waarbij een auditor alle geactiveerde activa lokaliseert en registreert. De functie van het RFID-systeem is om de fysieke inventarisatie te vergemakkelijken. Een RFID-tag moet op het moment van verwerving fysiek aan het activum worden bevestigd en worden vastgelegd in het eigendomsdossier. Het tagnummer wordt dan de primaire identificatie voor het activum omdat het is gekoppeld aan alle informatie in het record met betrekking tot dat specifieke activum. Voorgenummerde tags kunnen ook numerieke controle bieden.
Video van de dag
Tijdens een fysieke inventarisatie/audit scant de auditor de RFID-tag op elk activum. Dit activeert een transmissie die de activa in de eigendomsrecorddatabase "markeert". De auditor kan dan de lijst met activa afdrukken en zien welke niet zijn gevonden.
Interne controle van kostende activa
Bedrijven kunnen ervoor kiezen om RFID-tags ook op kleinere activa te gebruiken, aangezien een goed eigendomscontrolesysteem alle bedrijfsactiva omvat, vooral die welke gestolen of verloren kunnen gaan. Het bedrijf moet een apart systeem of bestand gebruiken voor kostenposten, aangezien dit de geactiveerde activa die periodieke afschrijvingskosten genereren en moeten worden afgestemd op de financiële verklaringen. Interne controle mag niet afhankelijk zijn van de kosten van een item of kapitalisatiepolissen.
Diefstalpreventie
Bedrijven met veel diefstallen of in een branche met zeer geheime informatie kunnen ervoor kiezen om RFID-scanners aan de deur te installeren. De scanner zou de receptionist of bewaker waarschuwen als een medewerker probeerde te vertrekken met een getagd item.
RFID versus Barcode taggen
Het belangrijkste nadeel van het taggen van streepjescodes is dat de tags vuil kunnen worden en moeilijk leesbaar worden. De RFID-tag bestrijdt dit nadeel omdat de lezer zich slechts binnen een paar meter van de tag hoeft te bevinden; het vereist geen directe zichtlijn om te lezen. Het vermindert ook de tijd die nodig is om een fysieke inventaris te voltooien vanwege de manier waarop het werkt.
Het belangrijkste nadeel van RFID-tags zijn de kosten; ze zijn veel duurder, mede omdat het systeemintegratie en een integrator vereist. De bespaarde tijd (inclusief uurloon voor de voorraadanalist) kan echter opwegen tegen de initiële kosten.
