Afbeelding tegoed: oatawa/iStock/GettyImages
Af en toe een e-mail missen is moeilijk te vermijden. Inboxen zijn gevuld met dagelijkse nieuwsbrieven, zakelijke e-mails en persoonlijke e-mails, en je zult onvermijdelijk door de kieren glippen. Hoewel er geen slechte bedoelingen zijn, is een basisstrategie nodig om uit te leggen waarom de e-mail is gemist en om je te verontschuldigen. De meeste ontvangers zijn vergevingsgezind als ze een e-mail met 'Sorry voor de late reactie' zien, aangezien iedereen de neiging heeft om af en toe een e-mail te missen.
Overweeg de context
De context en inzet zijn van cruciaal belang voor uw antwoord en zullen uiteindelijk het antwoord bepalen. Als je een informele e-mail of een routineaankondiging op het werk mist, is een simpele verontschuldiging voldoende. Als u echter een belangrijke e-mail mist, zijn er consequenties aan verbonden. Uw reactie moet een verontschuldigende en serieuze toon aannemen. Het missen van een e-mail van een potentiële klant kan u en uw werkgever inkomsten kosten, en het missen van een e-mail met instructies of taken die essentieel zijn voor uw werk kan ernstige negatieve gevolgen hebben. In dit geval verandert uw antwoord van "Sorry voor de late reactie" in iets meer als "Dringende verontschuldiging voor het missen van uw e-mail".
Video van de dag
Hou het simpel
Langdradige excuses zijn modderig en weerspiegelen wanhoop in plaats van een simpele fout. Voor e-mails die niet van cruciaal belang zijn, houdt u zich aan een fundamentele verontschuldiging en laat u de afzender van de e-mail weten dat u de e-mail in uw inbox hebt gemist en dat u het gesprek opnieuw wilt bekijken. Door het gesprek op deze manier weer op gang te brengen, heeft de persoon een reden om te reageren en terug te keren naar uw normale gesprek.
Korte e-mails zijn beter leesbaar en de ontvanger zal uw reactie eerder lezen. Beperk het indien mogelijk tot een alinea en sluit de verontschuldiging af met een vraag of oproep tot actie. Vraag om een afspraak of telefoontje om het gesprek persoonlijker te maken. Als u een belangrijke e-mail mist, vraag dan zeker om een persoonlijke ontmoeting of telefoontje. De mogelijkheid om persoonlijk contact te maken, maakt uw verontschuldiging oprechter en kan de relatie herstellen of het probleem verhelpen.
Gebruik een sjabloon
Als je moeite hebt met het schrijven van een effectieve e-mail met excuses, gebruik dan een e-mail die is bewezen en al is geschreven. Sjablonen zijn gemakkelijk te vinden via een eenvoudige zoekopdracht op internet. Wees echter voorzichtig met het volledig kopiëren en plakken. In het ideale geval moet u de sjabloon aanpassen en personaliseren om ervoor te zorgen dat de tekst echt is en correct wordt gelezen voor uw situatie. Sjablonen kunnen het beste worden gebruikt als richtlijn voor uw verontschuldigingsmail, niet als vervanging.
