Programmas Outlook uzdevumi palīdz pārvaldīt svarīgos uzdevumu saraksta vienumus.
Attēla kredīts: Andreass Rodrigess/iStock/Getty Images
Deivida Allena metodiku Getting Things Done var integrēt programmā Microsoft Outlook 2013, izmantojot kategorijas, papildu karogus un prioritātes. Lai gan varat manuāli konfigurēt programmu Outlook savā datorā, lai ieviestu GTD metodoloģiju, vairākas Outlook pievienojumprogrammas piedāvā uzlabotus GTD integrācijas rīkus. Varat izveidot uzdevumus tieši no citiem Outlook vienumiem, piemēram, e-pasta ziņojumiem un tikšanās, un pēc tam piešķirt tos projektiem un darbību sarakstiem, lai palīdzētu efektīvāk apstrādāt iesūtni.
Manuāla Outlook GTD konfigurēšana
1. darbība
Ievadiet katru savu projektu programmā Outlook kā kategorijas, lai vienumus varētu saistīt ar konkrētiem projektiem. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz e-pasta, tikšanās vai uzdevuma, noklikšķiniet uz "Kategorizēt" un pēc tam uz "Visas kategorijas". Noklikšķiniet uz pogas "Jauns...". Pievienojiet katra projekta nosaukumu un piešķiriet krāsu.
Dienas video
2. darbība
Pārvērtiet citus Outlook vienumus uzdevumos, kad tie nonāk jūsu uzmanības lokā. Piemēram, varat pārvērst e-pasta ziņojumu par uzdevumu. Velciet un nometiet tikšanos, pasta ziņojumu, kontaktpersonu vai piezīmi virs “Uzdevumi” navigācijas rūtī, lai automātiski izveidotu jaunu uzdevumu no vienuma satura.
3. darbība
Piešķiriet saviem uzdevumiem karogus un prioritātes. Atveriet uzdevumu un pēc tam noklikšķiniet uz komandām, kas atrodas sadaļā Uzdevumi lentes Sākums grupā Sekot, lai pievienotu karodziņu. Noklikšķiniet uz pogas "Prioritāte" grupā Tagi, lai atzīmētu vienumu kā "Augstas nozīmes". Varat izmantot šo indikatoru, lai atzīmētu darbības vienumus, ievērojot GTD metodoloģiju.
4. darbība
Skatiet savu uzdevumu sarakstu pēc projekta, datuma vai svarīguma. Navigācijas rūtī noklikšķiniet uz "Uzdevumi". Noklikšķiniet uz cilnes "Skatīt". Izvēlieties kādu no skata opcijām, kas pieejamas nolaižamajā lodziņā grupā Sakārtojums. Piemēram, atlasiet "Kategorijas", lai kārtotu uzdevumus pēc projektiem, "Sākuma datums" vai "Izpildes datums", lai sakārtotu uzdevumus pēc datuma, vai "Prioritāte", lai sakārtotu uzdevumus pēc prioritātes.
Izmantojot NetCentrics GTD Outlook pievienojumprogrammu
1. darbība
Lejupielādējiet un instalējiet NetCentrics Outlook pievienojumprogrammas Getting Things Done bezmaksas izmēģinājuma versiju. Šī pievienojumprogramma ir izstrādāta, lai vienkāršotu jūsu iespēju apstrādāt Outlook vienumus, ievērojot Deivida Allena metodoloģiju.
2. darbība
Izvēlieties kādu no galvenajām darbībām NetCentrics rīkjoslā, lai Outlook vienumus apstrādātu uzdevumos. Piemēram, lentes Sākums grupas Darbības pabeigšana atlasiet vienu no šīm darbībām: "Darbība", "Nākamā darbība", "Deleģēt", "Atlikt" vai — Kādreiz. Izvēloties kādu no šīm komandām no pasta sūtījuma, uzdevums tiek reģistrēts tā attiecīgajā mapē un darbība tiek piešķirta uzdevums.
3. darbība
Pārvaldiet visus savus notiekošos projektus, izmantojot Project Central. Noklikšķiniet uz pogas "Projektu centrāle", kas atrodas lentes Sākums grupā Getting Things Done. Varat izmantot šo logu, lai palīdzētu sakārtot uzdevumus konkrētos projektos.
4. darbība
Izveidojiet projekta pārskatu. Projektu centrā noklikšķiniet uz izvēlnes pogas "Projekts" un pēc tam noklikšķiniet uz "Izveidot pārskatu...". Atlasiet opcijas, ko iekļaut pārskatā. Piemēram, nolaižamajā izvēlnē Kārtot uzdevumus pēc atlases atlasiet “Izpildes datums”. Noklikšķiniet uz "OK", lai izveidotu pārskatu. Noklikšķiniet uz pogas Drukāt, lai izdrukātu atskaiti — tas ir marķēts ar ikonu, kas atgādina printeri.
Outlook pievienojumprogrammas TaskCracker izmantošana
1. darbība
Lejupielādējiet un instalējiet bezmaksas TaskCracker for Outlook 30 dienu izmēģinājuma versiju. TaskCracker palīdz sakārtot Outlook vienumus, izmantojot vizuālu jūsu uzdevumu un projektu attēlojumu ar vilkšanas un nomešanas saskarni.
2. darbība
Noklikšķiniet uz komandas "Open TaskCracker" TaskCracker lentes Atvērt grupā. Varat arī noklikšķināt uz "TaskCracker" mapju rūts kreisajā pusē.
3. darbība
Organizējiet savus uzdevumus, pamatojoties uz prioritāti. Noklikšķiniet uz uzdevuma, velciet to uz citu kvadrantu TaskCracker ekrāna iekšpusē un pēc tam atlaidiet to, lai piešķirtu uzdevumu šai prioritātei. Varat izmantot šo metodi, lai ātri piešķirtu darbības savam uzdevumu sarakstam, neatverot katru atsevišķu uzdevumu.
