Kā drukāt adrešu etiķetes programmā Excel

Microsoft Excel kalpo kā lieliska programma e-pasta sarakstu pārvaldībai. Lielus adresātu sarakstus ir īpaši viegli pārvaldīt programmā Excel, vienlaikus klasificējot un kārtojot kontaktpersonas pielāgotā formātā.

Excel un CSV formāti tiek izmantoti, lai importētu un eksportētu sarakstus no pasta pārvaldniekiem, un šūnu dalījums nozīmē, ka varat sadalīt vārdu, adresi un jebkuru citu būtisku informāciju atsevišķās kolonnās. Varat arī izvēlēties ievietot visu kontaktpersonu vienā šūnā.

Elastīgums prasmīgiem Excel lietotājiem ir ērts, taču uzlīmju drukāšana tieši no programmas Excel nav vienkārša. Lai gan process nav pārāk sarežģīts, tas arī nav acīmredzams, un jūs varat izraisīt tehnisku katastrofu. Pasta sapludināšanas procesa izmantošana ir visefektīvākais veids, kā iestatīt uzlīmes printerim.

Ātrākais un efektīvākais veids, kā drukāt uzlīmes no Excel adresātu saraksta, ir pasta sapludināšanas process. Šis process ņem jūsu sakārtoto Excel informāciju un apkopo katru adresi atsevišķā printera etiķetē.

Lai gan tas izklausās vienkārši, tomēr ir kāds āķis. Excel lapai jābūt formatētai pēc noteikta izkārtojuma, kurā katrai kategorijai tiek izmantotas kolonnas. Ja, ievadot adreses, izmantojāt citu metodi, pārformatēšana ir laikietilpīga.

Ideālā gadījumā jūs sākat no jauna un varat ierakstīt katru kontaktpersonu pareizajā formātā. Ja viss jau ir sadalīts kategorijās, var būt nepieciešamas tikai vienkāršas etiķetes izmaiņas un pielāgojumi, lai atbilstu formatēšanas prasībām.

Iestatiet Excel izklājlapu ar kolonnu virsrakstiem. Katra kolonna apzīmē noteiktu kategoriju. Izveidojiet atsevišķu kolonnu vārdam, uzvārdam, adresei, pilsētai, štatam un pasta indeksam.

Informācija par katru personu atrodas horizontālā rindā. Katrā laukā izmantojiet precīzu pareizrakstību, saīsinājumus un lielo burtu lietojumu. Piemēram, izmantojiet NV, nevis Nevada, ja vien nevēlaties uzrakstīt pilnu štata nosaukumu.

Apsveriet arī to, kā vēlaties, lai nosaukumi izskatās uz etiķetēm. Veids, kā jūs veidojat burtus, ir personīgās izvēles jautājums. Dažiem cilvēkiem patīk rakstīt ar lielo burtu visus burtus, savukārt citi raksta tikai katra vārda pirmo burtu.

Jums ir arī iespēja pēc vajadzības pievienot kolonnas. Piemēram, ja vēlaties, lai etiķetes pirmajā rindā būtu norādīts uzņēmuma nosaukums, mainiet pirmo kolonnu, lai atspoguļotu šo informāciju.

Kad visas kolonnas ir iestatītas, nākamais solis ir nogurdinošs katra kontaktpersonas ievades uzdevums. Pievienojiet visus datus un veiciet vienu vai divas izmaiņas, lai nodrošinātu, ka viss izskatās labi.

Kad kontaktpersonas un visa saistītā informācija ir izklājlapā, iezīmējiet visu, tostarp kolonnu virsrakstus. Varat vilkt kursoru pa visiem laukiem, turot nospiestu peles pogu, lai iezīmētu visu, vai izmantot īsinājumtaustiņu atlasīt visu, Ctrl+A.

Kad informācija ir iezīmēta, atlasiet cilni ar apzīmējumu Formulas un noklikšķiniet Definējiet vārdu. Uznirstošajā lodziņā ierakstiet saraksta nosaukumu. Piemēram, izmantojiet Kāzu_ielūgumi vai Ziemassvētku_kartiņas.

Ja drukājat uzlīmes ar jebkādu regularitāti, ir noderīgi arī pievienot datumu katram sarakstam. Kontaktpersonu saraksti tiek bieži atjaunināti, un datums sniedz priekšstatu par to, kad saraksts pēdējo reizi tika atjaunināts. Tas arī nodrošina, ka drukājat pareizo un jaunāko versiju.

Saglabājiet tikko nosaukto Excel kontaktpersonu darblapu un izejiet no dokumenta, lai turpinātu pasta sapludināšanu.

Microsoft Word ir vieta, kur drukājat uzlīmes. Programma Excel ir ideāli piemērota datu organizēšanai un mitināšanai, un tā labi darbojas, lai ātri ielādētu sarakstu citās programmās. Tomēr Microsoft Word ir iebūvēta uzlīmju drukāšanas veidne, kurā ir norādītas adreses printerim nepieciešamajā formātā.

Pasta sapludināšanas procesā tiek apvienota programma Excel, lai varētu sakārtot laukus, un Word, lai formatētu printera etiķetes.

Atveriet jaunu Word dokumentu un noklikšķiniet uz Pasta sūtījumi cilni, lai atvērtu opciju sarakstu. Noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes opcijas Sāciet pasta sapludināšanu lai atklātu sekundāro izvēlni, kurā, iespējams, būs jānoklikšķina Sāciet pasta sapludināšanu vēlreiz, pirms varat izvēlēties Etiķetes lai atvērtu izvēlni Etiķetes opcijas.

Šajā brīdī jums ir nepieciešama informācija par printeri un etiķetēm, lai turpinātu darbu. Jums ir jāizvēlas starp nepārtrauktas padeves printeri un lapu printeri. Skatiet sava printera rokasgrāmatu, lai noteiktu, kādu veidu izmantojat. Ja jums ir lapas stila printeris, citā nolaižamajā izvēlnē ir jāatlasa konkrēts paplātes veids jūsu lapu printerim. Apvedceļa paplāte ir diezgan izplatīta.

Pēc tam izvēlieties etiķetes piegādātāju. Katram piegādātājam ir savs īpašs izkārtojums, un tas ir svarīgi printerim. Microsoft, Avery un daudzas citas piegādātāju iespējas ir norādītas nolaižamajā izvēlnē. Atlasiet to, kas atbilst uzzīmēm, kuras iegādājāties darbam.

Visbeidzot atlasiet produkta numuru, kas atbilst produkta numuram uz jūsu etiķetēm. Tas parasti ir atrodams uz iepakojuma, nevis pašām etiķešu lapām. Produkta numurs norāda jūsu printerim papīra izmērus, lai nodrošinātu, ka druka ir pareizi saskaņota ar uzlīmēm.

Retos gadījumos produkta numurs jūsu etiķetēm var nebūt pieejams. Drukāšana joprojām var virzīties uz priekšu, taču jums manuāli jāizmēra atsevišķas etiķetes izmērs. Jums arī jāzina, cik etiķešu ir lapā un cik daudz atrodas katrā kolonnā un rindā.

Lai ievadītu pielāgotas etiķetes kategoriju, atlasiet Sīkāka informācija opcija sadaļā Etiķetes opcijas logs, lai parādītu etiķetes lapas izkārtojumu pa kolonnām un rindām. Norādītajā laukā ievadiet piemales, kolonnas un rindas. Klikšķis labi ja tas atbilst jūsu konfigurācijai. Ja nē, noklikšķiniet Atcelt un pēc tam atlasiet Jauna etiķete un mēģiniet vēlreiz.

Ievadiet etiķešu nosaukumu, lai izmēri tiktu saglabāti turpmākai uzziņai. Pietiks ar jebkuru nosaukumu. Pēc tam iestatiet izmērus atbilstoši izmērītajam augstumam un platumam. Ievadiet arī rindu un kolonnu izkārtojumu. Iet uz priekšu un noklikšķiniet labi lai saglabātu jaunos izmēra iestatījumus, pēc tam noklikšķiniet uz labi vēlreiz, lai saglabātu visus iestatījumus.

Šajā brīdī etiķetes ir sagatavotas programmā Excel un Word dokuments ir pareizi formatēts, lai drukātu uzlīmes. Tagad jums ir jāimportē kontaktinformācija, lai aizpildītu etiķetes.

Word dokumentā noklikšķiniet uz Fails un tad Iespējas un Papildu. Atzīmējiet izvēles rūtiņu blakus Apstipriniet faila formāta konvertēšanu, kad tas ir atvērts un izvēlēties labi. Atgriezties uz Pasta sūtījumi cilni un noklikšķiniet Izvēlieties Adresāti lai atvērtu opciju nolaižamo izvēlni. Izvēlieties Izmantojiet esošo sarakstu lai datorā atrastu savu Excel kontaktinformāciju. Atlasiet failu un noklikšķiniet uz labi. Šis process savieno Excel lapu ar Word dokumentu. Lai gan programmas ir savienotas, etiķetes vēl nav aizpildītas ar informāciju.

Vienkāršākais veids, kā importēt visu sarakstu, ir izmantot vietturus. Viettura apzīmējums atbilst kolonnām, kuras izveidojāt Excel failā. Piemēram, jūs ierakstāt <> kur vēlaties, lai uz etiķetes tiktu rādīts vārds. Ņemiet vērā, ka šī secība atkārtojas visās etiķetēs.

Standarta adrešu secība izskatās šādi:

<> <>

<>

<> <> <>

Katra etiķete tieši atbilst kolonnai jūsu Excel lapā. Ja vēlaties pievienot pielāgotu informāciju, tai ir jāatrodas lapas ar iezīmētu kolonnā. Pēc tam ievadiet lauku vēlamajā etiķetes izvietojumu secībā.

Ja bieži ielādējat sarakstus, izmantojot pasta sapludināšanas procesu, pastāv arī adrešu bloka saīsne, lai apvienotu vairākus datu laukus vienā <

Tagad, kad uzlīmes ir iestatītas atbilstoši katra lauka secībai, varat efektīvi ielādēt simtiem vai pat tūkstošiem kontaktpersonu, vienlaikus izveidojot printerim konsekventu etiķešu secību. Pasta sapludināšana ir ideāli piemērota lielapjoma kontaktpersonu sarakstiem.

Pasta sapludināšana ir jākartē, lai Word nolasītu pareizās slejas no Excel. Atgriezties uz Pasta sūtījumi cilne, noklikšķiniet Match Fields un izvēlēties Ierakstiet un ievietojiet laukus. Tiek parādīts lodziņš ar vairākām iezīmēm, kas norādītas blakus nolaižamajiem lodziņiem.

Etiķetes ir bieži sastopami adreses etiķetes elementi. Tajā ir uzskaitīti Nosaukums, Vārds, Uzvārds, Ielas adrese, un tā tālāk. Attiecīgajos nolaižamajos izvēlnēs ir redzamas Excel lapas kolonnu etiķetes. Daudzi no tiem jau būs saskaņoti, taču pārliecinieties, vai katrs elements ir līdzināts un pareizi saskaņots. Tas nozīmē, kad tu raksti <>, tas velk tikai no Vārds kolonnu Excel lapā.

Tagad, kad lauki ir kartēti un etiķetes ir izveidotas, noklikšķiniet uz Priekšskatījums iekš Pasta sūtījumi cilne. Pirms izlemjat drukāt, veiciet rūpīgu priekšskatījumu, lai skatītu etiķetes. Šajā skatā vēlreiz pārbaudiet līdzinājumu un formatējumu.

Kad esat gatavs drukāt, noklikšķiniet uz Pabeigt un sapludināt saskaņā Pasta sūtījumi cilne. Klikšķis Drukāt dokumentus lai nosūtītu pēdējo darbu uz printeri. Pirms darba nosūtīšanas pārliecinieties, vai printerī ir uzlīmju papīrs.

Lai gan Excel ir lielisks līdzeklis pasta sapludināšanas veikšanai, varat arī importēt kontaktpersonas no programmas Outlook. Programma Outlook ļauj eksportēt kontaktpersonas uz Excel darblapu, kur varat izmantot iepriekš aprakstīto procesu.

Ja vēlaties iegūt kontaktpersonas tieši no Outlook e-pasta programmas, atveriet savu kontaktpersonu sarakstu. Izmantot Shift+Kontrole lai atlasītu un iezīmētu vairākus kontaktus, līdz tiek iezīmēts katrs vēlamais kontakts.

Dodieties uz Mājas cilni un atlasiet Pasta sapludināšana. Izvēlieties Tikai atlasītās kontaktpersonas seko Visi kontaktu lauki. Pēc tam atlasiet Jauns dokuments un Pasta uzlīmes kā dokumenta veids.

Šī darbība aktivizē jaunu Word dokumentu ar pasta sapludināšanu. Izvēlieties Rakstiet un ievietojiet laukus saskaņā Pasta sūtījumi cilni un pārliecinieties, vai viss ir pareizi izlīdzināts. Klikšķis Atjaunināt etiķetes lai ģenerētu etiķetes.

Izmantojiet priekšskatījuma funkciju, lai pārskatītu un pārliecinātos, ka viss ir pareizi līdzināts. Pēc rediģēšanas un galīgo labojumu veikšanas vēlreiz priekšskatiet un pēc tam palaidiet Pabeigt pasta sapludināšanu un Drukāt lai nosūtītu darbu uz printeri.

Outlook lieliski pārvalda kontaktpersonas, un pasta sapludināšanas palaišana no programmas ir vienkārša. Tomēr ne visiem ir Outlook kā e-pasta pārvaldnieks, un uzlīmju drukāšanas process no Excel joprojām ir labākā alternatīva kontaktpersonu pārvaldībai.