Tradicionālās failu organizēšanas priekšrocības un trūkumi

Tradicionālā failu organizēšana attiecas uz pieeju datorizētu vai elektronisku failu organizēšanai. Pirms datoru datubāzēm daudzi uzņēmumi vienkārši organizēja failus, izveidojot mapju struktūras un ievietoja dokumentus un failus mapēs, pamatojoties uz kategoriju vai veidu. Šī metode daudzos gadījumos ir devusi ceļu datu bāzu sistēmām. Tomēr tradicionālā iesniegšana dažreiz ir izdevīga, ja jums ir salīdzinoši mazs failu skaits.

Tradicionālo kartotēku iestatīšana un lietošana ir ļoti vienkārša, pieņemot, ka jūsu uzturēto failu skaits ir neliels. Piemēram, ja jums ir piecas dokumentu pamatkategorijas un ierobežots failu skaits katrā, jums nav nepieciešama datu bāzes sistēma, lai ērti uzglabātu, uzturētu un izgūtu failus. Jums arī nav jāuztraucas par programmatūras sistēmas apguvi un darbinieku apmācību tās lietošanai.

Ja izmantojat tradicionālo kartotēku, jums arī nav jāiegulda programmatūras datu bāzē, kas var ietvert priekšapmaksu un pastāvīgās licencēšanas maksas. Protams, jums ir nepieciešams dators, kas ir diezgan izplatīts biznesā neatkarīgi no tā, vai glabājat failus vai nē. Jūsu pamata failu struktūra tiek uzturēta tieši datora cietajā diskā. Varat arī iegādāties ļoti lētu ārējo cieto disku, kas ļauj pārsūtīt failus no viena datora uz citu.

Tradicionālās kartotēkas galvenais trūkums ir tas, ka tā neļauj integrēt dažādus failus vai koplietot datus. Izmantojot uz programmatūru balstītu kartotēku, varat uzturēt dažādas mapes, taču varat veikt savstarpēju meklēšanu, lai izgūtu dokumentus vairākos failos. Turklāt varat ļaut vairākiem darbiniekiem meklēt koplietotajos datu failos. Šī integrācija samazina visu atsevišķo failu meklēšanas laiku, kas ir īpaši svarīgi, ja tiek uzturēts liels failu daudzums vai jums ir liela klientu bāze.

Jūs arī riskējat ar datu dublēšanos, ja neintegrējat failus, izmantojot datu bāzi. Tradicionālā sistēmā jūsu dators neatpazīst, ka veidojat līdzīgus dokumentus un glabājat tos dažādās failu atrašanās vietās. Turklāt jūsu tradicionālā kartotēka nepiedāvā gandrīz tādu drošības līmeni, kādu nodrošina rūpīgi izstrādāta datu bāzes kartotēka. Šifrēti dati un pašreizējā drošība ir galvenās iezīmes, jo uzņēmums regulāri izstrādā uzlabotas datu bāzes sistēmas.