5 „Microsoft Word“ gudrybės, kurios pakeitė mano darbo eigą

„Microsoft Word“ yra svarbi daugelio mūsų kasdienio darbo dalis, tačiau tai nereiškia, kad visada naudojame ją visa, ko verta. Su laiku, „Microsoft“ pridėjo naujų funkcijų kurie daro „Word“ tvirtesnį, tačiau ne visada suprantate naujas funkcijas ar net tuos naudingus paslėptus įrankius.

Norėdami pagerinti darbo eigą naudojant „Microsoft Word“, pateikiame penkias gudrybes, kurios žymiai pagerino mano darbo laiką su programa. Bėgant metams tai sutaupė mane laiko, sumažino klaidų riziką ir padidino mano „Word“ naudojimo efektyvumą.

Stebėkite tik savo pakeitimus

Jei bendradarbiaujate su kitais kurdami „Word“ dokumentus, galbūt esate susipažinę su „Stebėti pakeitimus“. Ši patogi funkcija leidžia lengvai matyti kiekvieno dokumento papildymus ar pakeitimus.

Su an 2021 m. pabaigoje atnaujinkite į „Word“., „Microsoft“ pridėjo galimybę stebėti tik jūsų pakeitimus. Tais atvejais, kai nereikia, kad visi sektų savo, o jūs tiesiog norite pamatyti savo, tai puiki funkcija.

1 žingsnis: Atidarykite „Word“ dokumentą ir eikite į Apžvalga skirtuką.

2 žingsnis: Spustelėkite Stebėjimas išskleidžiamoji rodyklė.

3 veiksmas: Tada spustelėkite Kurso pakeitimai rodyklę ir pasirinkite Tik mano.

Tada galite redaguoti dokumentą, pridėti komentarų ir priimti pakeitimus, kuriuos atliekate patys, nedalyvaujant bendradarbiams.

Pasinaudokite iškarpinės teikiamais pranašumais

„Office“ mainų sritis yra funkcija, kurią galite naudoti ne tik „Word“, bet ir kitose „Office“ programose, pvz., „Excel“ ir „Outlook“. Su juo viskas, ką nukopijuojate, lieka iškarpinėje, kol nenukopijuosite kažko kito.

Iškarpinę tokiu naudingu įrankiu daro tuo, kad galite pakartotinai panaudoti tai, kas yra jos istorijoje, iki 24 elementų. Tai apima ir tekstą, ir vaizdus. Be to, jis veikia, nesvarbu, ar naudojate Redaguoti > Kopijuoti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir Kopijuoti, arba spartusis klavišasCtrl+ C.

Norėdami peržiūrėti iškarpinę, eikite į Namai ir spustelėkite Iškarpinės dialogo lango paleidimo priemonę. Tai maža rodyklė apatiniame dešiniajame juostelės iškarpinės kampe.

Kairėje pusėje pamatysite atidarytą iškarpinės užduočių sritį su nukopijuotų elementų sąrašu. Pasirinkite elementą, kurį norite įklijuoti į savo dokumentą. Taip pat galite spustelėti rodyklę elemento dešinėje ir pasirinkti Įklijuoti arba, norėdami jį pašalinti, pasirinkite Ištrinti.

Užduočių srities viršuje matysite papildomus veiksmus Įklijuoti viską arba Išvalyti viską daiktai, kurie abu yra patogūs.

Tai tikrai sutaupys laiko, jei dažnai naudojate kopijavimo ir įklijavimo veiksmus savo Word dokumentuose.

Įterpti atsitiktinį tekstą vietos rezervavimo ženklams

Jei kada nors teko praleisti laiką kurdami dokumentą be teksto, įvertinsite šį kitą „Microsoft Word“ triuką. Galite įvesti paprastą eilutę ir Word įterps atsitiktinį tekstą už jus. Tai idealiai tinka vietos žymekliams, kol turėsite reikiamą tekstą.

Yra du būdai, kaip pridėti šį tekstą prie dokumento.

1 būdas: Atsitiktiniam tekstui, kur P yra pastraipų skaičius, o S yra norimų sakinių skaičius, įveskite:

=RAND(P, S)

Pavyzdžiui, =RAND(2,3) pateikia dvi pastraipas su trimis sakiniais.

2 būdas: Jei naudojate lorem ipsum (bendras vietos rezervavimo tekstas), įveskite toliau pateiktą komandą. Kaip ir RAND, naudokite skaičius pastraipų (P) ir sakinių (S), kuriuos norite įterpti, kiekiui.

=LOREM(P, S)

Taigi, =LOREM(4,2) pateikia keturias pastraipas, kuriose yra po du sakinius.

Iš karto įvedus komandą tekstas atsidurs jūsų dokumente ir bus paruoštas naudoti kaip vietos rezervavimo ženklas Word šablonas arba dokumentas.

Išsaugokite ir pakartotinai naudokite tekstą, vaizdus ir kt

Bet kada galite pakartotinai ką nors panaudoti kurdami dokumentą, pvz., aukščiau esančią iškarpinę, tai yra sveikintina funkcija.

„Microsoft Word“ siūlo greitąsias dalis ir automatinis tekstas, kurie veikia panašiai, leidžiantys išsaugoti ir pakartotinai naudoti tekstą, vaizdus, ​​lenteles, parašų, ir kiti daiktai. Jei pastebėjote, kad vis renkatės arba įterpiate tą patį dalyką, šie įrankiai kaip tik jums.

1 žingsnis: Pasirinkite tekstą, vaizdą ar kitą elementą, kurį norite išsaugoti.

2 žingsnis: Eikite į Įdėti skirtuką ir spustelėkite Greitos dalys išskleidžiamoji rodyklė.

• Norėdami išsaugoti jį kaip greitąją dalį, pasirinkite Išsaugokite pasirinkimą greitųjų dalių galerijoje.
• Norėdami išsaugoti jį kaip automatinį tekstą, pereikite prie Automatinis tekstas ir pasirinkite Išsaugoti pasirinkimą automatinio teksto galerijoje.

3 veiksmas: Pasirodžiusiame iššokančiame lange galite suteikti jam prasmingą pavadinimą, pasirinkti, kurioje galerijoje ją išsaugoti, pridėti kategoriją ir užpildyti bet kokią kitą informaciją, kaip norite.

4 veiksmas: Spustelėkite Gerai norėdami išsaugoti savo įrašą.

Kai būsite pasiruošę naudoti išsaugotą pasirinkimą, perkelkite žymeklį į norimą dokumentą. Grįžti į Įdėti skirtuką, spustelėkite Greitos dalys išskleidžiamąją rodyklę ir pasirinkite elementą. Tada jis pasirodo jūsų dokumente toje vietoje, kurią nurodėte žymekliu.

Pagrindinis skirtumai tarp greitųjų dalių ir automatinio teksto yra tai, kad automatinis tekstas yra greitųjų dalių funkcijos dalis ir kiekvienas iš jų turi savo išsaugotų elementų galeriją.

Kad ir ką nuspręstumėte naudoti, o gal ir abu, įvertinsite šį nuostabų būdą sutaupyti laiko ir sumažinti klaidų, atsirandančių pakartotinai įvedant ar skaitant tą patį turinį.

Užfiksuokite ir įdėkite ekrano kopijas

Dar vienas „Word“ produktyvumo triukas, kurį verta paminėti, yra „Screenshot“ įrankis. Su juo galite greitai ir beveik be vargo įterpti ekrano kopiją į savo dokumentą. Galite pasirinkti iš kito atidaryto lango darbalaukyje arba įterpti ekrano kopiją to, ką užfiksuojate rankiniu būdu.

Norėdami naudoti įrankį, eikite į Įdėti skirtuką ir spustelėkite Ekrano kopija išskleidžiamoji rodyklė.

Laukelio viršuje matysite kitus atidarytus langus. Pasirinkite vieną, kad jį įtrauktumėte į savo dokumentą, tada formatuokite arba redaguokite kaip bet kurį kitą vaizdą programoje „Word“.

Arba galite užfiksuoti tam tikrą ekrano dalį arba kitą langą. Pasirinkite Ekrano iškirpimas. Pamatysite, kad žymeklis pasikeis į kryželį. Vilkite, kad užfiksuotumėte norimą dalį, ir atleiskite, kai baigsite. Iškarpa automatiškai bus rodoma jūsų dokumente kaip statinis vaizdas.

Kai reikia ekrano kopijas iš savo kompiuterio, galite nereikėti atidaryti ekrano kopijos įrankio, užfiksuoti tai, ko jums reikia, dydį ir išsaugoti, o tada grįžti į dokumentą ir jį įterpti. Tiesiog naudokite „Word“ integruotą ekrano kopijos įrankį.

Redaktorių rekomendacijos

• Ši sukrauta vertikalaus monitoriaus sąranka pakeitė mano darbo eigą
• 5 funkcijos, kurias norėčiau išbandyti „Microsoft ChatGPT“ valdomoje „Edge“ naršyklėje
• „Microsoft“ gali įdėti „ChatGPT“ į „Outlook“, „Word“ ir „PowerPoint“.
• „Microsoft Edge“ turi naują gudrybę, kaip padidinti našumą
• Naudoti „Office“? Dėl šio „Microsoft“ pakeitimo jūsų kompiuteriui gali kilti pavojus