Modernus verslo biuras.
Vaizdo kreditas: „Siri Stafford“ / „Digital Vision“ / „Getty Images“.
Biuro automatizavimas šiandien reiškia daug daugiau nei rašomąją mašinėlę ir kopijavimo aparatą. Elektroninė ir skaitmeninė informacija yra šiuolaikinio biuro automatizavimo esmė. Jį gali sudaryti tik vidiniai kompiuteriai arba, labiau tikėtina, pasaulinis skaitmeninis tinklas per internetą ir išorinė debesų saugykla. Pereidami per XXI amžių susidursite ir su privalumais, ir su trūkumais, būdingais biuro automatizacijai ir visoms jos modifikacijoms.
Taupykite laiką ir įmonės išteklius
Nuo tada, kai buvo įdiegta biuro automatika, įranga leido įmonėms sutaupyti laiko ir pinigų. Užuot laukę, kol dokumentas pasieks klientą paštu, galite jį nusiųsti per kelias minutes faksu. Dabar dėl kompiuterių pažangos ir interneto ryšys tapo greitas. Kai taupote laiką, sutaupote pinigų. Jūsų nevaržo geografiniai apribojimai, taupydami išteklius, kuriuos išleidote kelionėms. Be to, net jei vis dar galite daryti daugelio dokumentų popierines kopijas, skaitmeninė saugykla leidžia sutaupyti laiko ir pinigų popieriui bei saugojimo vietai.
Dienos vaizdo įrašas
Pasitikėkite automatizavimu dėl tikslumo
Nors tiesa, kad mašina yra tokia pat efektyvi, kaip ją sukūrę žmonės, o skaitmeniniu būdu surinkta informacija yra tokia pat efektyvi. tikslūs kaip jį pateikęs asmuo, kai pašalinamos programos klaidos, jos yra be galo patikimesnės nei žmonių. Egzistuoja programinė įranga, skirta, pavyzdžiui, skaičiuoklėms ir biudžetams sudėti, kuri visada pateikia teisingą balansą ir nepasikliauja buhalterio pirštais prie sudėjimo mašinos. Šablonus galima kurti ir naudoti nuolat, kad būtų išvengta klaidų standartinėje dokumentacijoje.
Kai automatika sugenda, turite problemų
Įmonės, kurios savo informacinių sistemų valdymui ir paleidimui pasikliauja tik automatizavimu, gali patekti į paniką, kai tos sistemos sugenda. Sugedusių sistemų taisymo arba pakeitimo išlaidos gali būti pernelyg didelės. Negalite tiesiog pasiimti trintuko ir atlikti pataisymus. Turite arba samdyti technikus, kad neatsiliktų nuo naujinimų ir programinės bei aparatinės įrangos gedimų, arba turėti patikimą paslaugą, kuri iškart paskambintų. Tada jūs turite visą konfidencialumo ir saugumo klausimą. Galite saugoti komercines paslaptis ir pasakyti tik keliems patikimiems asmenims, bet jei duomenys patenka į žiniatinklį, jų atsiimti nebus galima.
Vartotojus ne visada lengva pakeisti
Kadangi biuro automatizavimas toliau tobulėja ir į savo sistemas įtraukiate naujų technologijų išlikti konkurencingas ir pelningas, trūkumas yra tas, kad jūs turite perkvalifikuoti visą savo kadrą vartotojų. Visi – nuo jūsų sekretorės iki užsakymų darbuotojo ir jūsų klientų iki pardavėjų, kurie pristato jūsų produktą ar paslaugą, turi išmokti naujų sistemų. Daugelis žmonių nelengvai išmoksta naujų sistemų, o kiti užsispyrę daro viską taip, kaip visada. Taigi, nors turite išlaidų, susijusių su perkvalifikavimu, jūs taip pat turite savo galutinių vartotojų požiūrį į tai, ką daryti.
