Atsisiųskite „Excel“ didžiosios knygos šabloną iš vienos iš nemokamų svetainių. Šablonas turėtų veikti visose „Excel“ versijose. Didžioji knyga yra kiekvienos sąskaitos operacijų įrašas jūsų apskaitos sistemoje. Kadangi norint naudoti didžiąją knygą ir taikant tinkamus apskaitos metodus, reikia naudoti dvigubo įrašo apskaitą, kiekviena įvedama operacija turi įtakos dviem sąskaitoms.
Spustelėkite langelį virš „1“ ir „A“ kairėje. Taip didžiosios knygos lape bus paryškintas visas puslapis. Norėdami nukopijuoti lapą, laikykite nuspaudę „CTRL“ ir „C“ klavišus. Viršutinėje meniu juostoje spustelėkite mygtuką „Įterpti“ ir slinkite žemyn iki mygtuko „Darbas“, tada spustelėkite. Spustelėkite viršutiniame kairiajame kampe esančią langelį virš „1“ ir „A“ kairėje naujajame darbalapyje ir laikykite nuspaudę klavišus „CTRL“ ir „V“, kad įklijuotumėte didžiosios knygos šabloną į kitą lapą. Šiame šablone yra vietos devynių skirtingų sąskaitų didžiosios knygos operacijoms įvesti.
Sukurkite bent penkis vienodus lapus ir iš viso turėsite 45 skirtingas paskyras, kurias galėsite sekti. Pirmas lapas turėtų būti skirtas čekiam, taupomajai arba darbo užmokesčio sąskaitoms; pavadinkite jį „Banko sąskaitos“. Pavadinimą sukuriate dešiniuoju pelės mygtuku spustelėdami skirtuką apatiniame kairiajame kampe, pažymėtą "1 lapas" ir pasirinkę mygtuką "Pervardyti". Antrasis lapas turėtų būti skirtas „Pajamų“ sąskaitoms. Tai apimtų pardavimo pajamas, pajamas iš paslaugų ir sumokėtų mokesčių grąžinimus.
Trečias lapas turėtų būti skirtas „Išlaidų“ sąskaitoms. Tai apimtų sumokėtus nuomos mokesčius, komunalines paslaugas, darbą ir licencijas arba mokesčius. Ketvirtasis lapas turėtų būti skirtas „Nuosavybės“ sąskaitoms, įskaitant pradines investicijas įmonei steigti, bet kokias savininko pajamas ir bet kokias reinvesticijas į įmonę. Galiausiai, penktasis lapas turėtų būti „Įsipareigojimai“, įskaitant paskolas pastatams, transporto priemonėms, įrangai ir kredito kortelėms.
Sukurkite papildomus lapus toms sritims, kuriose yra daugiau nei devynios paskyros. Jei atsitiktinai vienoje iš kategorijų yra daugiau nei devynios paskyros, pvz., „Išlaidos“, sukurkite dar vieną arba dar du lapus ir pervadinkite juos „2 išlaidos“ ir „3 išlaidos“. Kiekvienai jūsų sukurtai paskyrai reikia priskirti a numerį. Paprastai visos banko sąskaitos prasideda 10, pajamų sąskaitos – 20, išlaidų sąskaitos – 30, nuosavybės sąskaitos – 40, o įsipareigojimų sąskaitos – 50.
Atkreipkite dėmesį į kiekvieno didžiosios knygos įrašo stulpelius. Datos ir aprašymo stulpeliai yra savaime suprantami. "Post Ref." stulpelis skirtas eilutei įvesti kitos operacijos paveiktos sąskaitos numerį. Likę stulpeliai yra „Debetas“, „Kreditas“ ir „Balansas“.
Dažniausiai sąskaitos debetas prideda pinigų prie tos sąskaitos, o kreditas pašalina pinigus iš sąskaitos. Kiekvienam debetui turi būti kreditas. Kitas būdas tai galvoti yra toks: debetas yra „ką gavote“, o kreditas yra „iš kur jis“.
Pavyzdžiui, mokate 400 USD už elektros sąskaitą. Už tai sumokate čekiu iš savo verslo čekio. Paklausk savęs, ką gavai? Gavote 400 USD vertės elektros energijos, todėl nurašykite 400 USD iš komunalinių paslaugų sąskaitos (#3010). Dabar paklauskite savęs, iš kur tai atsirado? Jis buvo gautas iš jūsų einamosios sąskaitos, todėl į banko sąskaitą (#1010) įskaitykite 400 USD.
Komunalinių paslaugų sąskaitoje įrašykite #1010 kaip Post Ref, o banko sąskaitoje - #3010 kaip sąskaitos numerį.
