Excel에서 데이터를 내보내 레이블을 만드는 방법

Microsoft Office 소프트웨어 제품군은 1990년에 처음 도입된 이후로 크게 발전했습니다. Excel 및 Word와 같은 인기 있는 소프트웨어 패키지는 서로 원활하게 상호 작용하여 이전에는 수행하기 어려웠던 다양한 작업과 기능을 제공합니다.

Excel은 기본적으로 데이터베이스 및 스프레드시트 관리 도구로 간주되지만 이 소프트웨어 패키지는 우편물 레이블 생성을 포함한 추가 작업에도 사용할 수 있습니다. Microsoft Word의 편지 병합 기능을 사용하여 우편물 레이블로 변환할 수 있는 데이터를 Excel로 가져올 수 있습니다. 이 프로세스를 완료하려면 몇 가지 단계가 필요하지만 모든 숙련도와 기술 수준의 개인이 수행할 수 있습니다.

팁

그만큼 편지 병합 Microsoft Word에 포함된 기능을 사용하면 우편물 레이블 만들기를 시작하는 데 필요한 데이터를 비교적 간단하게 통합할 수 있습니다. 그러나 이 데이터를 Excel에 통합하기 전에 Excel 환경에서 Word의 편지 병합 프로세스의 특정 프레임워크와 일치하도록 표와 셀의 서식을 지정해야 합니다.

시작하려면 Word에서 가져올 데이터를 반영하도록 열 머리글을 만들고 레이블을 지정하십시오. 여기에는 다음 라벨(또는 이와 유사한 라벨)이 포함됩니다.

• 이름
• 성
• 주소
• 도시

이 레이블은 이미 사용 중인 기본 열 1~4 제목을 대체합니다. 이러한 각 데이터 요소에 대해 별도의 열을 사용해야 한다는 점도 중요합니다. 그렇게 하지 않으면 프로세스의 나중 단계에서 일부 조직적 문제가 발생할 수 있습니다.

이 준비 단계에서 작업 공간에 빈 행과 열이 남아 있지 않은지 확인합니다. 레이블 생성 프로세스 중에 이러한 빈 영역은 서식 지정에 오류를 생성하고 모든 레이블이 만들어지지 않도록 할 수 있습니다.

작업 공간이 올바르게 포맷된 후 프로세스의 다음 단계는 사용할 주소 목록을 찾는 것입니다. 목록의 이름을 명확하게 정의하여 이를 수행할 수 있습니다. 이렇게 하려면 사용할 전체 주소 목록을 선택하고 머리글이 포함된 모든 셀을 포함해야 합니다. 그렇게 한 후, 방식 탭, 찾기 정의된 이름 그룹화하고 선택 이름 정의 옵션.

이 작업이 완료되면 주소 목록에 대한 사용자 지정 이름을 입력합니다. 이 특정 이름은 귀하의 재량에 달려 있습니다. 여러 주소 목록을 관리하는 경우 목록의 특정 이름 및 의도된 기능과 관련된 항목을 선택하십시오. 누른 후 확인, 목록의 새 이름이 첨부됩니다.

Excel에서 레이블을 인쇄하기 전에 모든 주소 정보가 성공적으로 병합되었는지 확인하십시오. 이렇게 하려면 Microsoft Word 내에서 다음 일련의 단계를 완료하십시오. 빈 문서를 열고 우편물 탭. 찾기 편지 병합 시작 그룹화하고 선택 편지 병합 시작 탭.

표시되는 드롭다운 메뉴에서 라벨 버튼을 누르고 자신의 설정과 일치하도록 사용할 수 있는 다양한 레이블 옵션을 구성합니다. 예를 들어, 사용할 특정 프린터 유형을 선택하고 레이블 공급업체와 제품 번호를 식별할 수 있습니다. 이 정보는 귀하와 협력하는 경우에 특히 유용할 수 있습니다. 이 데이터를 사용하여 귀사에 적합한 인쇄 프레임워크를 신속하게 생성할 수 있는 제3자 서류.

이 단계의 중요한 요소 중 하나는 라벨 시트에 적합한 치수를 선택하는 것입니다. 에서 제품 번호 상자, 선택 세부 옵션을 선택하고 나열된 치수가 레이블 및 레이블 시트와 일치하는지 확인하십시오. 그렇지 않은 경우 프로세스를 계속 진행하기 전에 이 정보를 수정하십시오. 그렇게 하지 않으면 최종 라벨이 잘못 인쇄될 수 있습니다.

고유한 치수를 입력하고 저장하면 특정 레이블 매개변수가 기타/커스텀 이 창 내의 범주. 적절한 레이블 매개변수를 선택했으므로 이제 확인 선택을 확인합니다. Microsoft Word는 사용자가 설명한 레이아웃을 생성하는 새 테이블을 자동으로 생성해야 합니다.

이제 Word와 Excel 모두에서 적절한 프레임워크가 설정되었으므로 병합을 시작할 적기입니다. 이렇게 하려면 먼저 레이블과 이전 단계에서 만들고 이름을 지정한 주소 목록 사이에 연결을 설정합니다. Word 내에서 선택 옵션 ~로부터 파일 메뉴를 선택하고 고급의 탭. 이름이 지정된 섹션 찾기 일반적인 그리고 선택 파일 형식 변환 확인열려있는 사용 가능한 확인란을 선택합니다. 그런 다음 확인 계속하다.

다음을 선택합니다. 우편물 탭을 열고 편지 병합 시작 그룹화하고 수신자 선택 드롭다운 메뉴에서 옵션을 선택합니다. 마지막으로 클릭 기존 목록 사용 프로세스를 계속하려면.

병합의 일부로 사용하려는 특정 목록을 선택하는 창이 나타납니다. 이 시점에서 시간을 내어 이전에 이름을 지정한 목록을 찾은 다음 데이터 소스 선택 상자. 사용 중인 특정 데이터 소스를 확인하는 창이 표시됩니다. 클릭 후 모두 표시 상자, 선택 DD를 통한 MS Excel 워크시트 옵션 오픈 데이터 소스 누르기 전에 상자 확인.

마지막 단계로 표시되는 대화 상자에서 병합하려는 모든 데이터가 포함된 특정 범위의 셀 및/또는 워크시트를 선택합니다. 그런 다음 확인.

주소 정보가 있는 워크시트가 식별되고 레이블에 연결되었으므로 각 주소가 레이블에 표시되는 방식을 지정하는 특정 자리 표시자를 추가합니다. 이러한 특정 자리 표시자는 다음이라고도 합니다. 편지 병합 필드. 각 레이블에 반복되는 텍스트가 있는 경우 수동으로 입력할 수도 있습니다.

이러한 자리 표시자를 만든 이유는 중요합니다. 이 특정 정보는 주소 목록에서 테이블로의 데이터 전송을 구성합니다. 플레이스홀더는 정보를 분할하고 전체 레이블 프레임워크 내에서 정보가 속하는 위치에 각 요소를 배치하는 안내자 역할을 합니다.

자리 표시자를 만든 후 Word에서 자리 표시자의 각 요소를 목록의 해당 데이터에 올바르게 매핑했는지 다시 확인하십시오. 이것은 다음을 사용하여 수행할 수 있습니다. 필드 일치 대화 상자. 여기에서 사용자는 각 자리 표시자가 주소 목록에서 파생된 데이터와 연결되는 방식을 지정할 수 있습니다. 예를 들어 다음을 일치시킬 수 있습니다. 이름 자리 표시자 이름 이 데이터가 레이블의 적절한 위치로 가는지 확인하는 주소 목록 내부의 열.

인사말이나 로고와 같은 일부 콘텐츠는 원래 주소 목록의 일부가 아니므로 수동으로 추가해야 합니다. 이것은 비교적 쉽게 달성할 수 있습니다. 레이블에 사용하려는 특정 텍스트를 입력하거나 로고 또는 기타 미디어 아이콘으로 통합하려는 이미지를 추가하기만 하면 됩니다.

실제 병합을 시작하기 전에 원하는 대로 레이블이 정확하게 디자인되었는지 확인하는 데 필요한 시간을 가지십시오. 이렇게 하면 실수로 주요 데이터를 포함하는 것을 잊어버렸거나 레이블을 다시 디자인하려는 경우 콘텐츠를 다시 수정해야 하는 일이 없도록 합니다.

레이블의 모양과 느낌을 확인하고 자리 표시자의 정확성과 주소 목록의 데이터와의 관계를 다시 확인한 후 계속할 수 있습니다.

병합을 시작하려면 집 Microsoft Word에서 탭을 누르고 편지 병합 단추. 현재 더 큰 주소 목록의 특정 연락처만 통합하려는 경우 여기에서 선택할 수 있습니다. 그러나 전체 목록을 통합하려면 현재 보기의 모든 연락처. 레이블에 대해 디자인한 모든 자리 표시자와 필드를 사용할 준비가 되었다면 모든 연락처 필드 버튼은 다음 메뉴에 나타납니다.

병합을 위해 완전히 새로운 Word 문서를 만들고 싶다면 다음을 선택하여 할 수 있습니다. 새 문서 단추. 그러나 기존 문서를 사용하려면 기존 문서 이 시점에서 버튼을 누릅니다.

사용 우편물 라벨 내부에 있는 탭 문서 유형 메뉴를 사용하여 완성된 레이블에 도착할 병합 필드를 구체적으로 결정합니다. 최종 라벨이 어떻게 보일지 결정한 후 레이블 업데이트 단추. 데이터가 마침내 양식 필드에 도착하면 그 주위에 보이는 괄호가 있을 수 있습니다. 이 경우 대괄호를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 필드 코드 전환 버튼을 눌러 끕니다.

이 프로세스가 완료되면 레이블의 최종 미리 보기를 만들고 인쇄할 준비가 된 것입니다. 눌러 결과 미리보기 탭을 사용하여 레코드를 스크롤합니다. 다음 기록 그리고 이전 기록 화살표. 레이블에 만족하면 다음으로 이동하십시오. 우편물 탭, 클릭 완료 및 병합 에서 마치다 그룹을 클릭한 다음 문서 인쇄 단추. 인쇄된 문서에 선호하는 내용이나 디자인이 반영되지 않은 경우 우편물 탭을 누르고 모든 치수와 용지 크기가 현재 구성과 일치하는지 확인하십시오. 그렇지 않으면 문제가 발생할 가능성이 큽니다.

그런 다음 작업한 문서를 저장하여 나중에 사용할 수 있도록 이러한 레이블을 사용할 수 있습니다.