スプレッドシートの上部にタイトルを追加します。 これは、特定の名簿にどのような情報があるかを思い出すのに役立ちます。 さまざまな目的のために、さまざまな名簿を設定する必要がある場合があります。たとえば、1つは読書クラブのメンバー用、もう1つは家族用です。 明確なタイトルを付けると、すべてを整理するのに役立ちます。 上部のツールバーのツールを使用して、タイトルを太字にし、フォントのサイズを大きくします。
タイトルの後の数行をスキップして、名簿の列の見出しを入力します。 次の列見出しは非常に役立ちます：名前、住所、市、州、郵便番号、電話番号、ファックス番号、および電子メールアドレス。 これらの見出しをそれぞれ列AからHに入力します。 各項目を別々の列に入力することが非常に重要です。
列見出しを中央に配置して太字にします。 これを行うには、見出しの行の左側にある行番号をクリックします。 これにより、行全体が強調表示または選択されます。 次に、上部のツールバーにある太字の中央のツールを使用します。
各列に連絡先情報を入力します。 各連絡先の情報は、別々の行に入力する必要があります。 連絡先の数によっては、時間がかかる場合があります。 ただし、これを行う必要があるのは1回だけであることを忘れないでください。 将来的には、新しい連絡先を追加して情報を更新するだけです。 特定の連絡先に関する特定の情報がない場合は、セルを空白のままにします。 郵便局が必要とする2文字の州の略語を使用することを忘れないでください。
すべての郵便番号が同じように見えるように、[郵便番号]列のテキストをフォーマットします。 列見出しを除く、列内のすべてのテキストを強調表示します。 強調表示されたセルを右クリックして、[セルの書式設定]を選択します。 「番号」タブをクリックし、「カテゴリ」ボックスの「特別」をクリックします。 [タイプ]ボックスの[郵便番号]または[郵便番号+4]をクリックします。 「OK」をクリックします。 これにより、すべての郵便番号が同じように見えます。
[電話番号]列のテキストをフォーマットして、列のすべての電話番号が同じように見えるようにします。 列見出しを除いて、[電話番号]列のテキストを強調表示します。 それを右クリックして、「セルのフォーマット」を選択します。 [番号]タブで、[カテゴリ]ボックスから[特別]を選択します。 「タイプ」ボックスの「電話番号」をクリックします。 「OK」をクリックします。
