地理的ファイリングの長所と短所は何ですか？

テキサス州立図書館によると、まとまりのないファイル管理システムを維持することは災害のレシピです。 緊急に必要なときに情報を入手することは困難です。 意思決定の目的でこのような無秩序なシステム内で情報を整理および操作することもまったく不可能です。 所有している情報から利益を得ることが期待される組織には、効率的なファイリングシステムが必須です。 地理的位置が情報の最も重要な要素である場合、地理的ファイリングシステムが適切です。

特定の場所に関連する地理的記録は一緒に保存されます。 これにより、レビュー中の情報は1つの特定の地理的領域のみに関連するため、迅速な意思決定が容易になります。 地理的領域は、ユニットまたはユニットのグループとして分類されます。 地理的なファイリングにより、レコードをある場所から別の場所に移動するだけで、レコードを簡単に移動できます。

地理的ファイリングは、データ項目の簡単な比較を可能にすることにより、分析のプロセスを支援します。 たとえば、建物の名前と場所に従って提出された記録の分析は、特定の建物の保守記録を特定するのに役立つ場合があります。

複数の識別子を使用して参照する必要があるため、地理データの保存と取得のプロセスには時間がかかります。 たとえば、特定の建物を見つけるには、特定の州、都市、通り、そして最後に建物の名前への参照が必要になります。 一部の国で維持されている記録は、その言語で書かれています。 たとえば、イタリアのフィレンツェ市は、イタリアの記録では「フィレンツェ」です。 したがって、イタリア語以外のユーザーが情報を理解できるようにするには、他の言語への相互参照が必要になります。

記録を理解するには、地理的領域に十分に精通している必要があります。 それらをすばやく見つけるには、アルファベットのインデックスを利用する必要があります。 レコードを保存および取得するプロセスには、2つのアクションが必要です。ファイルの場所のインデックスを確認し、他の情報の中でそれを検索します。