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Outlookは、OfficeSuiteソフトウェアパッケージの一部としてMicrosoftが提供する個人情報管理者です。 この便利なプログラムには多くの側面があります。 電子メール通信、カレンダー、およびタスクマネージャーを提供します。 Outlookが提供する最も重要な機能の1つは、連絡先データベースを管理する機能です。 これは、電子メール機能を備えた電子電話帳として機能します。 Outlookは、スタンドアロンアプリケーションとして使用することも、Officeパッケージの他のソフトウェアと組み合わせて使用することもできます。 Outlookを使用してデータベースを起動することは、整理された状態を維持し、時間を節約するのに役立つ簡単なプロセスです。
データベースを設定する
ステップ1
コンピューターでOutlookを開きます。
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ステップ2
画面上部の「ファイル」をクリックします。 ポインタを[新規]に移動し、[連絡先]をクリックします。これにより、空白の連絡フォームが開きます。
ステップ3
お問い合わせフォームに情報をご記入ください。 2つの電話番号など、1つのフィールドに複数のエントリを入力するには、フィールドの横にある下向き矢印を使用します。 これにより、2行目が追加されます。 複数のメールアドレスの場合、適切なエントリの横にある[これはメールアドレスです]チェックボックスをオンにして、メールマージのデフォルトを設定します。
ステップ4
[表示形式]ボックスにデータを入力して、連絡先に名前を付けます。 このクライアントに送信されるメッセージはすべて、「宛先：」セクションにこの名前をリストします。 たとえば、FlowersRUsの連絡フォームに記入する場合、これは会社の名前である可能性がありますが、マネージャーのジョンに宛てたメッセージが必要な場合があります。 ジョンの名前は「DisplayAs」ボックスに表示されます。
ステップ5
各連絡先の後にフォームの下部にある[追加]ボタンを選択して保存します。
ステップ6
Outlook画面の左側にある連絡先名をダブルクリックして、情報を編集します。
ステップ1
メールメッセージを開きます。
ステップ2
送信者の名前を右クリックすると、オプションメニューが開きます。
ステップ3
カーソルの横のメニューに表示される[連絡先に追加]オプションをクリックします。
データベースグループの作成
ステップ1
グループフォルダを作成します。 画面上部の「ファイル」をクリックし、「新規」と「フォルダ」を選択します。
ステップ2
表示されるボックスでフォルダに名前を割り当てます。
ステップ3
[フォルダの内容]ボックスから[連絡先アイテム]を選択します。 [フォルダの内容]の横にある矢印をクリックしてリストを開き、[連絡先アイテム]を強調表示します。
ステップ4
フォルダを保存する場所を決定します。 ハードドライブ上の場所をクリックしてから、[OK]ボタンをクリックして保存します。
ステップ5
個々の連絡先を新しいフォルダにドラッグアンドドロップします。
