Outlookの予定表で会議を設定します。
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Microsoft Outlookは電子メール、カレンダー、連絡先を統合しているため、会議出席依頼の送信は非常に簡単な作業です。 招待する人の名前、時間、場所を入力し、[送信]ボタンを押すだけで作業が完了します。 ただし、Microsoftはこのタスクに多くの追加機能を詰め込んでおり、特にオフィスでMicrosoft Exchangeを使用している場合は、会議出席依頼を強化できます。
ステップ1
[新しい会議]アイコンは、カレンダーの[ホーム]タブの下にあります。
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Outlookを起動し、 カレンダー 左側のメニューの下部にあるアイコン。 [カレンダーのホーム]タブで、[ 新しい会議 アイコン。 Outlookのどこにいても新しい会議を作成するには、を押すこともできます Ctrl-Shift-Q.
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ステップ2
会議の詳細を入力します。
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適切なフィールドに会議の詳細を入力します。 にカーソルを置きます 主題 フィールドに入力し、会議の名前を入力します。 を選択 位置 フィールドに入力し、住所、建物、または部屋を入力します。 をクリックします 始まる時間 と 終了時間「」フィールドで、会議の開始時刻と終了時刻を指定します。 または、 一日中 指定した日付の深夜から深夜まで24時間続くイベントのチェックボックス。 を選択 メッセージ 招待者に適切なメッセージを入力する必要がある場合は、ダイアログボックスの下部にあるフィールド。
オフィスでMicrosoftExchangeを使用している場合は、 部屋 オプションなので、特定の部屋が利用可能かどうかを確認し、会議用に予約できます。
ステップ3
[アドレス帳]をクリックして、Outlookの連絡先を開きます。
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招待したい人の名前を入力するには、 に 分野。 Outlookの連絡先にまだ誰もいない場合は、その人の電子メールアドレスを入力するだけです。 名簿を開くには、 ミーティング タブで、 参加者 をクリックします 住所録.
出席者メニューには、スケジュールされた会議をキャンセルし、応答オプションを指定するオプションもあります 受信者向け。これには、受信者に別の時間を提案する機能を与えることが含まれます。 ミーティング。
ステップ4
スケジュールアイコンをクリックして、カレンダーが空いていることを確認します。
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クリック スケジュール 会議がスケジュールに合っていることを確認する場合は、[ホーム]タブの下の[会議]アイコンのすぐ下にあるアイコン。 同じExchangeネットワーク上にいて、受信者のカレンダーを表示する権限がある場合は、受信者のカレンダーも表示されることがあります。
Exchangeユーザーの場合は、をクリックします スケジューリングアシスタント 受信者のスケジュールと空室状況に基づいて、会うのに最適な時間と場所を見つける。
ステップ5
[オプション]をクリックして、会議のリマインダーを設定します。
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クリック オプション [会議]タブの下のアイコンをクリックして、カレンダーでの会議時間をどのように表示するかを選択します。 ここでの追加オプションを使用すると、会議のリマインダーを設定したり、毎週または毎月の会議を設定する場合など、会議を定期的に行うかどうかを指定したりすることもできます。
ステップ6
リクエストを送信する前に確認してください。
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クリック レビュー タブを使用して、会議出席依頼のスペルと文法を確認します。 ここでの追加オプションを使用すると、リクエストを他の言語に翻訳したり、タイムゾーンを確認したり、シソーラスにアクセスしたりすることができます。
