電子メールの生産性を高め、ストレスを軽減する方法

電子メールは紛れもなく便利なコミュニケーション ツールですが、使い方を誤ると、時間を浪費し、注意を奪い、常にストレスを引き起こす要因となり、利点というよりもむしろ負担となります。 毎日受信トレイに不安を感じている場合は、スクリプトを反転して電子メールを本来あるべき生産性ツールに戻すのに役立つプロのテクニックのこのリストを確認してください。

オフ時間を設定（そしてブロードキャスト）する

メールが生活の中で勤務時間外に侵入しないようにするには、勤務時間外の時間を設けることをお勧めします。勤務時間の特定の時間にはメールをチェックしないと精神的に約束するだけではありません。 または、おやすみ設定をオンにして電子メール通知をブロックする（これも良いアイデアです）だけでなく、勤務後に不在時の返信を開始するように設定することもできます。 時間。 これは、期待を管理し、同僚との境界線を確立するのに役立ちますが、緊急の事態が発生した場合にコミュニケーションを完全に遮断することはありません。

一日中いつでもメールをチェックすることに慣れていると、最初は少し不安になるかもしれませんが、時間が経つにつれて、 1 日の特定の時間帯にメールをチェックすると、ブロックされていた時間により集中して効率的に取り組むことができます。 オフ。

ケイデンスをコントロールする

勤務時間外にメールをチェックしないのと同様に、受信トレイを 1 日を通して常にチェックすることも理想的ではありません。 電子メールはリアルタイム チャット アプリケーションとして使用されるべきではありません。それが Slack と マイクロソフトチーム のためのものです。 そのため、電子メールをすぐに受信することが重要ではない場合は、新しいメッセージがあらかじめ決められた時間にのみ受信されるように受信トレイの設定を調整することが賢明かもしれません。 最近の人気のある電子メール クライアントのほとんどでは、受信トレイに新しいメッセージを取得する頻度をカスタマイズできます。頻度をダイヤルダウンすると、驚くほど生産性が向上します。 電子メールによる気が散りにくくなるだけでなく、頻度を戦略的に設定することで、スケジュールの一部を電子メールでのやり取りに費やす時間をより効果的にブロックすることができます。

その方法は次のとおりです 見通し そして 郵便 Mac用。

リストからの積極的な購読解除

メーリング リストからの不要で無関係なメールは迷惑な現実ですが、削除ボタンを押すだけで対処するのであれば、自分自身に不利益をもたらすことになります。 これらのメッセージを単に削除するのではなく、さらに数秒かけてメーリング リストの購読を完全に解除する価値は十分にあります。 多少時間がかかりますが、余分なクリックは、受信トレイを詰まらせる不要なメールの増加を削除する手間を省き、将来的には 10 倍の利益をもたらします。

一部の最新の電子メール クライアントでは、このプロセスが簡単になり、メーリング リストのメッセージが自動検出され、見つけやすい購読解除ボタンが表示されます。 ただし、メール クライアントにこの機能がない場合でも、メッセージの一番下までスクロールして、購読解除リンクを手動で検索する価値があります。 他のすべてが失敗し、購読解除リンクがない場合は、送信者に「リストから私を削除してください」と明確に求める短い返信メールを送信する価値があることがよくあります。

オートコンプリーターを使用する

オートコンプリートの提案 (例: Gmail のスマート作成) はおそらく、最近電子メール ソフトウェアに追加された中で最も優れた機能の 1 つです。 慣れていない場合は、基本的に、ユーザーがよく使用する一般的な単語や文章を予測し、それらを 1 回のキーストロークで入力できる候補として表示することで機能します。 優れたものは、使えば使うほどあなたの書き方を学習し、時間が経つにつれて不気味なほど正確になります。

正直に言うと、オートコンプリートによる提案は週に数分以上の節約にはなりそうにありませんが、機能する可能性はあります。 メールを作成するのに必要な精神的労力が軽減されるのは驚異的です。特に適切な言葉遣いを見つけるのに苦労している場合に最適です。 何か。 提案は、物事を短くわかりやすくするための役立つリマインダーとしても機能します。

メールをスキップして電話に出るタイミングを学びましょう

あなたが培うことができる最高の電子メール スキルの 1 つは、電子メールが特定の状況で使用するのに最適なコミュニケーション手段である場合、そしてより重要なことに、そうでない場合を認識する能力です。 多くの場合、電子メールは非同期で、より慎重な返信が可能で、紙の痕跡が残るため、特定の種類のメッセージに最適であるため、好まれます。 しかし、それほどフォーマルでない会話の場合、電子メールはコミュニケーションに最適な場所ではない可能性があります。 コミュニケーションを必ずしも記録する必要がない場合は、短い Slack メッセージを送信するか、電話に出た方が早くて効果的であることがよくあります。 仕事の状況によっては電話をかけることが嫌がられることもありますが、戦略的に使えばメリットが得られます。 （スピード、明瞭さ、声調や抑揚を使って情報を伝える能力）が、 費用がかかります。

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