הגדר את התהליך העסקי שברצונך לנתח. זו חייבת להיות עסקה עסקית שלמה עם התחלה וסיום, עם תשומות ותפוקות, ולהביא לסיפוק צורך עסקי. דוגמה: "העסקת עובד" היא תהליך שלם, בעוד ש"מלא טופס העסקה" הוא שלב בתוך התהליך, אבל זה לא הגיוני אם נעשה לבד.
זיהוי תפקידים בתוך התהליך. תפקיד הוא חלק שאדם או קבוצת אנשים ממלאים בתהליך. יש לתייג את התפקידים עם סוג הפעולה שהם נוקטים, לא התפקידים או כותרות המחלקות שלהם. מי שמאשר כרטיס זמן של עובד צריך להיקרא "מאשר זמן".
זיהוי שלבי התהליך הדרושים להשלמת העסקה. ללכוד כל שלב מפורט שמוסיף ערך לתהליך, גם אם ערך זה נועד רק לסקור ולהבטיח שצעדים קודמים נעשו כהלכה.
תעדו את זרימת התהליך על ידי יצירת תרשים המציג כל שלב, התפקיד שמבצע את השלב ומידע שזורם משלב לשלב. מספר כל שלב. הגדר את כיוון המידע באמצעות חיצים העוברים מכל שלב לשלב הבא. סגנון תרשים זרימה "צולב תפקודי" עובד בצורה הטובה ביותר לזיהוי תפקידים וזרימת מידע בין אנשים כמו גם שלבי תהליך. בחלק הטקסט של המסמך תאר כל שלב בפירוט.
