יש יותר בתפריט החלף של Word מאשר הממשק הבסיסי שלו.
לחץ על התפריט "בית" ולחץ על האפשרות "החלף" בקבוצת העריכה. הסמל 'מצא' נועד פשוט למצוא מילים כאשר אינך רוצה להחליף אותן. קיצור המקלדת להחלפה הוא "Ctrl-H".
הקלד את המילה שברצונך להחליף בשדה הטקסט "מצא מה" ואת המילה שאתה רוצה כתחליף בשדה הטקסט "החלף ב". כדי להחליף מופע אחד של המילה, לחץ על "החלף". לחץ על "החלף הכל" כדי להחליף כל מופע. אם אינך רוצה בהכרח להחליף כל מופע של מילה, לחץ על "הבא". Word מראה לך את המילה כדי שתוכל להחליט אם ללחוץ על "החלף" או לא. כדי לראות אפשרויות נוספות, לחץ על כפתור "עוד".
בחר בכל אחת מתיבות הסימון הנוספות שיכולות לעזור להפוך את תהליך החיפוש וההחלפה למהיר יותר או מדויק יותר. לדוגמה, אם החלפת את השם "תובע" ב"הולי" במסמך גדול, תוכל לבחור באפשרויות "מקרה התאמה" ו"מצא מילים שלמות בלבד" כדי להימנע מהפיכת "עלינו לתבוע אותן הנושא הזה" לתוך "אנחנו צריכים להעריץ אותו על האיזהולי הזה." שימוש בתו כללי בתוצאות החיפוש מאפשר לך לחפש וריאציות של איות על ידי הוספת "?" עבור כל האותיות שעשויות להשתנות, כמו "ס? t" עבור "שב" או "שבת".
לחץ על הלחצן "פורמט" כדי למצוא מילים המשתמשות בפורמט מסוים, כמו גופן, שפה או סגנון. לדוגמה, אם השתמשת בגופן Times New Roman של 12 נקודות עבור רוב המסמך שלך, אך בחרת לעצב ציטוטים ממקורות אחרים ב-Times New Roman 10 או Calibri, אתה יכול למצוא ולהחליף מילים רק ב-Times New Roman 12, לדלג על כל מופע שהמילה מופיעה באמצעות השני גוֹפָן.
לחץ על הלחצן "מיוחד" כדי למצוא תווים מיוחדים, כולל אלה שאינך רואה בדרך כלל, כגון כרטיסיות וסימני פסקה. לדוגמה, אם המסמך שלך מלא ברווחים כפולים בין המילים, בחר באפשרות "Non-Breaking Space". לאחר מכן תוכל להעתיק אותו כך שהוא יופיע פעמיים בשדה "מצא מה" ולאחר מכן להחליף אותו ברווח בודד לא שבור בשדה "החלף ב".
