כיצד להתנצל על אימייל שתפספס

קשה להימנע מהחמצת הדוא"ל מדי פעם. תיבות הדואר הנכנס מלאות בניוזלטרים יומיים, מיילים עסקיים ומיילים אישיים, ואחד מהם יחמוק בהכרח בין הסדקים. אמנם אין כוונות רעות, אבל להסביר מדוע הודעת האימייל הוחמצה ולהתנצל דורשת אסטרטגיה בסיסית כלשהי. רוב הנמענים סלחניים כשהם רואים הודעת דוא"ל "סליחה על התשובה המאוחרת", מכיוון שכולם נוטים לפספס מייל מדי פעם.

ההקשר וההימור הם קריטיים לתשובתך ובסופו של דבר יעצבו את התגובה. אם פספסתם מייל סתמי או הודעה שגרתית בעבודה, מספיקה התנצלות פשוטה. עם זאת, אם פספסת הודעת אימייל חשובה, מצורפות ההשלכות. התגובה שלך צריכה לקבל נימה מתנצלת ורצינית. החמצת אימייל מלקוח פוטנציאלי עלולה לעלות לך ולמעסיק שלך בהכנסות, והחמצה של אימייל עם הוראות או משימות שהן קריטיות לעבודה שלך עלולה להיות בעלת השלכות שליליות חמורות. במקרה זה, תשובתך משתנה מ"סליחה על התגובה המאוחרת" למשהו יותר כמו "התנצלות דחופה על החמצת האימייל שלך".

התנצלויות ארוכות-רוח הן בוציות ומשקפות ייאוש ולא טעות פשוטה. למיילים שאינם בעלי חשיבות קריטית, היצמדו להתנצלות בסיסית והודיעו לשולח האימייל שפספסתם את המייל בתיבת הדואר הנכנס שלכם ואתם רוצים לחזור לשיחה. הצתת השיחה בדרך זו נותנת לאדם סיבה להגיב ולחזור לחילופי הדברים הרגילים שלך.

אימיילים קצרים ניתנים לקריאה יותר, ויש סיכוי גבוה יותר שהנמען יקרא את התגובה שלך. הגבל את זה לפסקה במידת האפשר וסיים את ההתנצלות בשאלה או בקריאה לפעולה. בקשו פגישה או שיחת טלפון כדי להפוך את הדיון לאישי יותר. כאשר אתה מפספס מייל חשוב, בהחלט בקש פגישה אישית או שיחת טלפון. ההזדמנות להתחבר באופן אישי הופכת את ההתנצלות שלך לאמיתית יותר ויכולה לשקם את מערכת היחסים או לתקן את הבעיה.

אם אתה מתקשה לכתוב מייל התנצלות יעיל, השתמש במייל מוכח וכבר כתוב. קל למצוא תבניות באמצעות חיפוש בסיסי באינטרנט. עם זאת, היזהר בביצוע העתקה והדבקה מלאה. באופן אידיאלי, עליך להתאים אישית את התבנית ולהתאים אישית את התבנית כדי להבטיח שהטקסט אמיתי וקראו נכון למצב שלך. תבניות משמשות בצורה הטובה ביותר כמדריך לדוא"ל ההתנצלות שלך, לא כתחליף.