היתרונות של מסדי נתונים על פני גיליונות אלקטרוניים

מסד נתונים הוא תוכנה המארגנת נתונים לשדות ורשומות. גיליון אלקטרוני הוא תוכנה המאחסנת נתונים ברשת של שורות ועמודות המאפשרת חישובים ויצירת גרפים. שני מסדי נתונים וגם גיליונות אלקטרוניים משמשים עסקים, בתי ספר וארגונים אחרים לארגון חנות ושימוש בנתונים. בעוד ששניהם כלים יקרי ערך, למסד נתונים יש מספר יתרונות על פני גיליון אלקטרוני.

מסד הנתונים מאפשר להגדיר משתנים מסוימים בתור הערכים האפשריים היחידים. נניח שהאפשרויות היחידות הן זכר ונקבה - אם תזין "חייזר", מסד הנתונים לא יקבל את הנתונים. גיליונות אלקטרוניים מאפשרים קטגוריות ערכים כגון מספרים, אך לא התאמה אישית של מסד הנתונים. מסדי נתונים גם בודקים שדות מסוימים כשמקבלים הוראה לעשות זאת כדי למנוע כפילויות של מזהים ייחודיים כגון מספרי מטופלים. בדיקת כפילות זו אינה זמינה עם גיליונות אלקטרוניים.

מסדי נתונים, כברירת מחדל, מאפשרים לשלב נתונים ממקורות מרובים במסד נתונים אחד. ניתן לשלב נתונים ממספר יישומים ומקורות בשדות כך שנתונים מכל המקורות יהיו מאורגנים וניתנים לחיפוש. ניתן להשיג זאת באמצעות גיליון אלקטרוני אך דורש יישומים אחרים או תכנות מותאם אישית כדי לאפשר תכונות אלו.

גיליון אלקטרוני מאוחסן בזיכרון הגישה האקראית של המחשב בזמן השימוש בו. זו בעיה אם הגיליון האלקטרוני מכיל כמויות גדולות ביותר של נתונים. מסד נתונים צריך רק לטעון את הנתונים שאיתם עובדים לתוך ה-RAM כלומר רק חלקים ממסד נתונים גדול משמשים בכל זמן נתון.

ניתן לתכנת מסד נתונים כך שיציג נתונים בהתאם לצורך של המשתמש. לדוגמה, מסד נתונים של מטופלים עשוי להציג היסטוריה רפואית לרופא ונתוני חיוב לפקיד קבלה. גיליון אלקטרוני מציג את כל הנתונים מה שהופך מידע ספציפי לקשה יותר לאיתור.

מסד נתונים יעיל יותר בשימוש בהשוואה לגיליונות אלקטרוניים גדולים. היעילות מאפשרת פחות זמן להשקיע במשימות ופחות טעויות. הדבר מתורגם לחיסכון בשעות עבודה ודיוק עבור העסק שכן עובדיו פרודוקטיביים ויעילים יותר.

כאשר נתונים מוזנים לגיליון אלקטרוני, הגודל הכולל של הגיליון האלקטרוני גדל הרבה יותר מהר מאשר מסד נתונים מקביל. ככל שמזינים יותר ויותר מידע יש הבדלים ניכרים בזמן שלוקח להפיק דוחות, גרפים וגישה לנתונים דרך רשת.