כיצד ליצור גיליון מלאי בסיסי עם Excel

ניהול מלאי חיוני לכל עסק קמעונאי. אפילו מודלים עסקיים שאינם קמעונאיים דורשים ניהול מלאי פנימי כדי לעקוב אחר כלים וציוד. Excel שימושי במיוחד מכיוון שהוא מציע אמצעי זול למעקב יעיל אחר מלאי. חנות גדולה ומורכבת תיהנה מתוכנת ניהול מקצה לקצה, אך אקסל מספיקה לצרכי ניהול מלאי פשוטים.

ניהול מלאי הוא מערכת העוקבת אחר פריטים כשהם נכנסים לעסק ומתנתקת אותם כשהם מוכרים. לדוגמה, חנות בגדים תכניס 100 חולצות למערכת לאחר שהן מוזמנות ומצויאות על המדפים. כאשר לקוח רוכש אחת מאותן חולצות, הפריט נשלח מהמלאי והמכירה מתבצעת עם שולי הרווח המצורפים. כאשר 80 חולצות אלו נמכרו, המנהל או הבעלים יכולים לשקול לבצע הזמנה חדשה כדי לחדש את המלאי.

ללא מערכת ניהול, אין מעקב אחר המלאי והחנות אינה יודעת כמה מכל פריט מצוי במלאי. זה משבש את מערכות ההזמנות, החשבונאות הפיננסית ואת היכולת לפקח על המכירות ולקבל החלטות רכישה מושכלות המבוססות על הפריטים הנמכרים ביותר והגרוע ביותר.

Excel פחות אוטומטי מתוכנות שמתחברות למערכת נקודות המכירה (POS). מערכות קופה אלו משמשות לרישום העסקה ולעיבוד כרטיסי אשראי. רבים נועדו לעקוב גם אחר מלאי. החנות מכניסה מלאי חדש באופן ידני וכל פריט מוסר מהמלאי עם השלמת המכירה.

יצירת הגיליון האלקטרוני היא תהליך פשוט למדי. ניהול מלאי נוסחאות Excel שימושיות גם למעקב אחר הערך הכולל של המלאי המחובר למערכת. כדי להתחיל, צור את כותרות הקטגוריות עבור כל עמודה בודדת.

השתמש בכותרת פריט עבור העמודה הראשונה, כַּמוּת עבור השני ו מחיר ליחידה לשלישי ו ערך מוחלט לרביעי. בעוד קיימות מספר מערכות שונות למעקב אחר מלאי, זו שומרת ספירה מדויקת ומראה את הערך הכולל של כל המלאי במלאי.

עבור העמודה ערך כולל, הכפל את הכמות במחיר היחידה כדי לקבוע מספר זה של כל שורה. הנוסחה למעקב אחר ערך עבור כל פריט במלאי היא =sum (b*c). החל את זה על כל שורה כך שכל פריט מלאי יפיק ערך ייחודי המבוסס על הכמות ומחיר היחידה. לדוגמה, חולצת טריקו הרשומה בשורה השלישית תשתמש =sum (b3*c3) כדי לקבוע את הערך הכולל שלך גיליון מלאי באקסל.

אקסל שימושי אבל הוא לא תמיד האפשרות הטובה ביותר. מערכת הגיליון האלקטרוני עובדת היטב עבור חברות העוסקות בפריטים בודדים בלבד. לדוגמה, חברה שמוכרת מכשור רפואי עשויה להחזיק במלאי רק כמה פריטי כרטיסים גדולים שונים. קל לעקוב אחר דגם מכונת רנטגן עם 20 יחידות ללא קשר לערך של כל יחידה. זהו מצב של ספירה נמוכה, מלאי נמוך שמקל בהרבה על המעקב.

עם זאת, חברה רפואית שמוכרת כל דבר, מרפידות גזה ועד משחות, תדרוש מערכת חזקה יותר כדי לעקוב אחר המלאי. Excel היא עדיין אפשרות אך גישה לשטח הנכון בגיליון האלקטרוני כאשר אלפי פריטים רשומים הופכת את התהליך ללא יעיל. תוכנה עם פונקציית חיפוש יכולה למשוך את הפריט במהירות תוך הצגת כל המידע הרלוונטי לגבי מלאי זמין, מכירות שבוצעו, שווי המכירות והערך הכולל של המלאי הנותר ב המניה.

שקול להשתמש ב-Excel כתוכנית התחלה למעקב אחר מלאי בסיסי ושדרוג למערכת רצינית יותר כאשר הדבר מתאים. תוכנת מעקב אחר מלאי היא יקרה אך שווה את העלות כאשר עוקבים אחר יחידות רבות עם מחזור גבוה.