La scansione e l'invio di un documento personale o aziendale come allegato di posta elettronica consente di risparmiare tempo e denaro poiché non devi preoccuparti della stampa o delle spese di spedizione. Sebbene la scelta del formato file corretto sia importante, il processo non è difficile e le procedure di scansione sono generalmente le stesse sia che si utilizzi uno scanner autonomo che una stampante multifunzione. Lo stesso vale per allegare un documento scansionato a un'e-mail, poiché le procedure di allegato sono generalmente le stesse nella maggior parte dei programmi di posta elettronica.
Scegli un tipo di file
La maggior parte degli scanner consente di selezionare tra un file PDF e JPEG. Il file PDF è la scelta migliore per la scansione di documenti che includono testo o grafica vettoriale che includono punti, linee, forme e curve. L'utilizzo di questo formato consente inoltre di combinare documenti con più di una pagina in un unico file. Il formato file JPEG è una buona scelta per le fotografie, poiché consente di comprimere i dati dell'immagine e ridurre le dimensioni di un file di grandi dimensioni.
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Scansiona il documento
Pulire il vetro dello scanner con un panno morbido e pulito. Posizionare il documento rivolto verso il basso sul vetro dello scanner. Allinearlo utilizzando i marcatori guida lungo il perimetro del vetro e quindi abbassare il coperchio. Seleziona "scansiona" nel menu della stampante, scegli il computer su cui vuoi scansionare il documento, seleziona il tipo di file e avvia la scansione. Come metodo alternativo, apri il software installato durante l'installazione e scansiona il documento dal tuo computer.
Salva e rinomina il file scansionato
Al termine della scansione, Windows Explorer o My Documents si apriranno automaticamente. La scansione appena completata sarà l'ultima nell'elenco. Apri e rivedi il documento per assicurarti che sia stato scansionato correttamente, quindi fai clic sul pulsante "Salva". Rinominare il file dal nome corrente, ad esempio Scan0001.jpg, in qualcosa di più descrittivo, ad esempio "Elenco telefonico aziendale", e salvare il file in una posizione comoda.
Allega il documento a un'e-mail
Esistono due modi per allegare un documento a un'e-mail. Nel primo metodo, fai clic con il pulsante destro del mouse sul nome del file dalla sua posizione corrente. Dal menu a comparsa che appare, seleziona "invia a" e poi "destinatario della posta". Si aprirà una nuova finestra di messaggio con il documento già allegato. Un secondo metodo consiste nell'aprire il programma di posta elettronica e comporre un nuovo messaggio. Al termine, seleziona il pulsante "allega file" nella parte superiore della finestra del messaggio. Passare alla posizione in cui si salva il file del documento, selezionarlo e fare clic su "inserisci". Il file verrà allegato senza ulteriori azioni da parte tua e potrai quindi inviare l'e-mail.
