Mantenere i documenti in un sistema uniforme significa che non verrà disorganizzato.
Un sistema di archiviazione è un metodo per organizzare scartoffie e documenti per l'archiviazione. Viene conservato un armadio o una scatola che contiene versioni cartacee dei documenti, mentre un sistema elettronico conserva i dati su un computer. Questi dati potrebbero essere e-mail o documenti scansionati. Una volta che il sistema è impostato è importante che sia mantenuto, in modo che rimanga in ordine con informazioni aggiornate regolarmente aggiunte. Per mantenere il sistema, dovrai creare una procedura per l'utilizzo di entrambi i sistemi.
Archiviazione cartacea
Passo 1
Etichetta ogni cartella, file e cassetto o scatola. Il titolo dovrebbe includere l'oggetto della documentazione, più la data di inizio della documentazione. Ad esempio, "Ricevute giugno 2010 - presente" o "Cartella Risorse umane febbraio 2008".
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Passo 2
Crea nuove cartelle, file e cassetti o scatole quando hai una nuova categoria di documenti da salvare o quando cartelle, file e cassetti più vecchi sono pieni. Usa la codifica a colori per distinguere tra anni o mesi.
Passaggio 3
Aggiungi nuovi documenti alla cartella o al cassetto più rilevante. Mettere i documenti in cartelle a caso rovinerà il sistema di archiviazione, poiché le informazioni verranno cercate nel posto sbagliato. Se il sistema ordina i documenti in ordine alfabetico, continua a utilizzare questo processo invece di passare a un altro formato.
Passaggio 4
Rimuovere i vecchi documenti non necessari ogni anno. Continuando ad aggiungere file ai file, alcune informazioni diventeranno irrilevanti e obsolete. Distruggilo e libera spazio di archiviazione aggiuntivo.
Archiviazione elettronica
Passo 1
Crea cartelle o directory sul tuo computer. Consolida i dati regolarmente in modo che non diventino disorganizzati. Avere più unità di rete o più cartelle contenenti informazioni simili non è un modo efficiente di organizzare i dati.
Passo 2
Eseguire regolarmente il backup dei dati. Usa DVD, un'unità USB, un disco rigido esterno o un'azienda esterna per farlo. Questo protegge i dati dalla perdita.
Passaggio 3
Proteggi i dati bloccando ogni file, concedendo l'accesso agli utenti delegati o aggiungendo una password all'apertura di un file. Ciò impedisce l'uso improprio dei dati, la frode o l'accesso non autorizzato. Inoltre, puoi essere certo che solo le persone che conoscono il funzionamento del sistema lo utilizzano.
Passaggio 4
Scrivere una procedura per l'utilizzo del sistema di archiviazione elettronica. Includere istruzioni passo passo su come trovare, fare riferimento, classificare e archiviare i dati, in modo che ogni utente utilizzi il sistema allo stesso modo. Tienilo aggiornato se rifinisci il sistema per evitare confusione tra gli utenti.
Passaggio 5
Rivedere il sistema di archiviazione ogni due anni. Verifica che funzioni bene: questo può essere definito da quanto è efficace l'archiviazione, quanto è facile trovare i dati e quanto è organizzato. Inoltre, elimina i file indesiderati e riduci al minimo il disordine elettronico.
Cose di cui avrai bisogno
Schedario o scatola
cartelle
Etichette vuote
Penne o pennarelli
Computer
Consiglio
Organizza una giornata di formazione di gruppo per spiegare come funziona ciascun sistema di archiviazione in modo che possa essere gestito e mantenuto quotidianamente.
Chiedi un feedback su come sviluppare il sistema di archiviazione in modo che sia più intuitivo o meglio organizzato.
