Come registrare una riunione di Microsoft Teams

Sapere come registrare una riunione di Microsoft Teams può farti risparmiare così tanto tempo che spesso viene speso chiedendo alle persone di ripetere le istruzioni o ricordarti cosa hanno detto. Le organizzazioni potrebbero anche voler registrare le riunioni per la risoluzione dei problemi per analisi successive, requisiti di conformità o per ricordare decisioni significative che sono state prese. Microsoft Teams lo capisce e ha reso il processo di registrazione semplice da usare, se configurato correttamente.

Esaminiamo ciò di cui hai bisogno per registrare una riunione in Teams, come trovare le registrazioni al termine della riunione e tutto ciò che dovresti sapere sul processo.

Come registrare una riunione in Microsoft Teams

Passo 1: Assicurati di avere le autorizzazioni corrette. Sono necessarie diverse autorizzazioni per avviare e interrompere una registrazione in una riunione. Innanzitutto, l'utente avrà bisogno di un abbonamento come Office 365 Enterprise, Business Premium o Business Essentials.

Se lavori come parte di un'organizzazione, il tuo amministratore IT potrebbe dover abilitare le registrazioni per l'organizzazione. Alcune organizzazioni disabilitano automaticamente le registrazioni tranne in determinate situazioni. Se lavori in modo indipendente, dovrebbe essere abilitato per impostazione predefinita.

Solo alcuni utenti possono registrare le riunioni quando si uniscono. Ciò include sia gli organizzatori della riunione che coloro che fanno parte dell'organizzazione dell'organizzatore Team Microsoft. Coloro che fanno parte di organizzazioni e ospiti diversi non potranno registrarsi.

Passo 2: Accedi a Microsoft Teams e partecipa a una riunione. Fai in modo che una persona avvii e interrompa la registrazione, se necessario: non puoi effettuare più registrazioni di una riunione contemporaneamente.

Passaggio 3: Nella riunione, guarda il menu nella parte superiore della finestra e seleziona il file Più azioni opzione (l'icona con tre puntini di sospensione).

Passaggio 4: Selezionare Inizia a registrare nel menu a tendina. Alcune organizzazioni hanno una politica di registrazione che ora dovrai accettare prima che la registrazione possa iniziare, anche se questo non è comune. Tutti coloro che si sono uniti alla riunione riceveranno una notifica che la riunione è ora in fase di registrazione.

Passaggio 5: L'attivazione della registrazione attiverà anche le trascrizioni, a meno che le trascrizioni non siano state specificatamente bloccate da un amministratore. Le trascrizioni possono essere visualizzate in tempo reale e salvate insieme al video al termine della registrazione. Le trascrizioni sono importanti se la registrazione viene effettuata per motivi di conformità o legali, tra gli altri usi. Le trascrizioni live possono essere interrotte in qualsiasi momento nel file Più azioni menù.

Passaggio 6: Quando è il momento di interrompere la registrazione, vai al Più azioni di nuovo il menu e selezionare Interrompi la registrazione. La registrazione verrà ora elaborata, il che può richiedere un po' di tempo, quindi potrebbe non essere immediatamente disponibile per la visualizzazione.

Riproduzione di una riunione registrata

Quando Microsoft Teams registra una riunione, questa viene salvata in SharePoint. Se non era una riunione di canale, viene salvata in OneDrive. Visita questi luoghi per trovare il file della riunione. Un collegamento alla registrazione verrà visualizzato anche sul canale o sulla chat in cui si è svolto l'incontro e sarà disponibile anche nella scheda File del canale.

Puoi condividere il file direttamente con qualcun altro su Teams o copiarlo e incollarlo in una varietà di altre piattaforme, a seconda di ciò che è più semplice.

Nota importante: le registrazioni di Microsoft Teams hanno spesso una data di scadenza incorporata, dopo la quale la riunione non sarà più disponibile (più un periodo di tolleranza per il proprietario del record). Questo può essere disabilitato dall'IT. La data di scadenza verrà visualizzata in Teams insieme al collegamento alla riunione, nonché nel file Dettagli sezione di Mostra azioni nel file di registrazione. Coloro che registrano la riunione possono in genere personalizzare la data di scadenza. È importante assicurarsi che il video sia condiviso o utilizzato prima della data di scadenza. Se la registrazione è stata effettuata per motivi di conformità, le date di scadenza devono essere disabilitate o i file devono essere salvati in modo permanente in un altro modo.

Extra di registrazione delle riunioni

Ci sono alcune altre considerazioni da fare quando si registra una riunione in Teams:

• Le registrazioni si interromperanno automaticamente quando tutti avranno lasciato la riunione. Tuttavia, la registrazione non si interromperà se la persona che l'ha avviata se ne va, il che significa che qualcun altro potrebbe aver bisogno di interromperla manualmente al momento giusto.

• A volte le regole regionali possono influire sulle impostazioni di registrazione. Ad esempio, le normative locali potrebbero richiedere che tutti diano il proprio consenso alla registrazione prima di iniziare.

• Gli ospiti e i partecipanti esterni non saranno in grado di visualizzare la registrazione a meno che qualcuno non la condivida direttamente con loro.

• Il video della riunione può mostrare solo fino a quattro flussi video contemporaneamente. Non è possibile passare ad altri stream durante la visualizzazione di una registrazione.

• I requisiti di conformità possono prevalere su alcune delle impostazioni discusse in precedenza.

Se stai cercando di organizzare un incontro con alcuni colleghi, considera creare prima una nuova squadra.

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