I fogli di calcolo elettronici aiutano a semplificare molte attività di contabilità aziendale.
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Prima dei fogli di calcolo elettronici, le aziende utilizzavano i computer mainframe per elaborare grandi quantità di dati; le organizzazioni non potevano giustificare l'alto costo della programmazione per piccole applicazioni desktop. I contabili usavano blocchi di diario e macchine addizionali per integrare i dati sulle loro stampe mainframe. I primi fogli di calcolo elettronici per personal computer, inclusi Visicalc e Lotus 1-2-3, hanno rivoluzionato il business perché erano veloci, flessibili ea basso costo. Il software odierno, come Excel di Microsoft, continua i vantaggi di produttività introdotti per la prima volta nei programmi precedenti.
Produttività
Il software per fogli di calcolo elettronico migliora la produttività riducendo il lavoro delle attività contabili quotidiane. Mentre digiti i dati nel foglio di calcolo, le formule calcolano istantaneamente più totali contemporaneamente. Ad esempio, non è più necessario sommare manualmente i totali per venditore e per settimana, mese e anno in passaggi separati; il foglio di calcolo lo fa automaticamente. Fa anche medie, funzioni minimo/massimo e formule e statistiche più avanzate. Come bonus aggiuntivo, il software per fogli di calcolo come Excel di Microsoft produce grafici e diagrammi con pochi clic del mouse.
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Portabilità
L'ubiquità del software per fogli di calcolo significa che puoi condividere file di fogli di calcolo con i tuoi colleghi d'ufficio, partner commerciali, revisori e altri. Puoi inviare file di fogli di calcolo tramite reti locali o e-mail in pochi secondi. I professionisti mobili portano con sé il proprio foglio di calcolo su computer portatili, tablet e telefoni cellulari, aggiornando le informazioni sul campo.
Flessibilità
La configurazione di un nuovo foglio di calcolo è relativamente semplice, così come l'aggiunta di nuove righe, colonne e formule a uno esistente. Un foglio di calcolo segue un semplice sistema a griglia, in cui ogni cella può contenere una parte di testo, un dato numerico o una formula. Il programma non impone alcuna struttura al foglio di calcolo oltre alla griglia riga-colonna; imposti il testo dell'intestazione, righe e colonne di dati e formule dove vuoi e in qualsiasi combinazione.
Basso costo
Il costo dei fogli di calcolo varia da gratis a poche centinaia di dollari. I fogli di calcolo Calc e Google di Apache OpenOffice sono disponibili gratuitamente; puoi importare fogli di calcolo Microsoft Excel standard o lavorare con i loro formati nativi. Al momento di questa pubblicazione, Office 2010 di Microsoft include Excel, Word, PowerPoint e altri programmi a prezzi che vanno da $ 120 per le edizioni domestiche a una versione da $ 500 per i professionisti. I bassi costi consentono alle aziende alle prime armi, alle organizzazioni senza scopo di lucro e ai proprietari di vetrine di ottenere gli stessi vantaggi dei fogli di calcolo delle società globali.
