Gli strumenti di accesso per il collegamento delle tabelle sono essenziali per i team di lavoro con database di grandi dimensioni.
Microsoft Access è un'applicazione per la creazione, la gestione e la formattazione dei dati. Microsoft, che produce Access, distribuisce l'applicazione come parte della suite Microsoft Office. Gli strumenti essenziali di Access includono schermate per l'immissione dei dati, l'esecuzione di query, la produzione di report e altre operazioni. Anche il linguaggio di programmazione di Access è fondamentale perché consente agli utenti di estendere le funzionalità predefinite dell'applicazione.
Funzionalità di inserimento dati
Un modo intuitivo per inserire i dati in un database di Access è l'inserimento manuale. Una caratteristica essenziale di Access che gli utenti scelgono per questa operazione è lo strumento per la creazione di tabelle. Gli utenti fanno clic su un pulsante della barra degli strumenti per creare una nuova tabella, quindi definiscono le etichette delle colonne per i campi nella tabella.
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Il pannello di navigazione di Access è una funzionalità che consente agli utenti di fare clic rapidamente per selezionare le tabelle che hanno creato e salvato. Il riquadro di navigazione consente inoltre agli utenti di selezionare altri oggetti, inclusi report e query.
Importazione e esportazione
Una funzionalità per l'importazione di dati esistenti è l'insieme di strumenti sotto l'intestazione del menu "Dati esterni". Uno di questi strumenti è denominato "Excel". Facendo clic su di esso, gli utenti di Access visualizzano una procedura guidata che li guida attraverso il processo di spostamento dei dati da un foglio di calcolo Excel al proprio database di Access. Una funzionalità correlata è il set di strumenti per esportare i dati di Access in formati leggibili da altre applicazioni, inclusi Word, Excel e browser Web. Gli strumenti di importazione ed esportazione di Access sono vitali per i team di lavoro che hanno dati archiviati in diversi formati.
Rapporti
La Creazione guidata report è una funzionalità di Access che crea un report da una tabella selezionata o da un'altra origine dati con un solo clic. Gli utenti fanno clic su una tabella nel riquadro di navigazione, quindi fanno clic sull'icona della procedura guidata report nella barra degli strumenti per eseguire la procedura guidata, che richiede agli utenti i parametri per definire il report. Gli utenti possono quindi utilizzare un altro set di funzionalità di Access per personalizzare l'aspetto e la funzionalità del report. Senza report, le modalità con cui gli utenti di Access possono visualizzare i propri dati sarebbero limitate.
Interrogazioni
La griglia delle query è una funzionalità di Access che consente agli utenti di recuperare i dati dalle tabelle che hanno creato. Access visualizza elenchi di tabelle da cui gli utenti possono scegliere una tabella da interrogare con la griglia. Gli utenti digitano i nomi delle colonne della tabella nella griglia. Digitano inoltre nella griglia i criteri che i dati devono soddisfare affinché Access li includa nei risultati della query. La finestra SQL è una funzionalità di Access che offre un'alternativa alla griglia di query. Gli utenti che hanno familiarità con la sintassi SQL possono inserire le proprie istruzioni in questa finestra, quindi eseguire le istruzioni facendo clic sul pulsante "Esegui" sulla barra degli strumenti. La Creazione guidata query è un'altra funzionalità per il recupero dei dati. Quando un utente fa clic sul pulsante per questa funzionalità, Access crea istruzioni SQL in risposta all'input dell'utente nelle schermate della procedura guidata. Gli utenti di accesso si affidano a questo strumento e alla griglia di query per recuperare i dati archiviati.
