Scarica un modello di contabilità generale Excel disponibile da uno dei siti gratuiti forniti. Il modello dovrebbe funzionare in tutte le versioni di Excel. Un libro mastro generale è un registro delle transazioni di ciascun conto all'interno del tuo sistema contabile. Poiché l'utilizzo di una contabilità generale, e di adeguate tecniche contabili, richiede l'utilizzo della contabilità in partita doppia, ogni operazione inserita interessa due conti.
Fare clic nella cella appena sopra "1" ea sinistra di "A". Questo evidenzierà l'intera pagina sul foglio di contabilità generale. Tieni premuti i tasti "CTRL" e "C" per copiare il foglio. Fare clic sul pulsante "Inserisci" nella barra dei menu in alto e scorrere verso il basso fino al pulsante "Foglio di lavoro", quindi fare clic. Fare clic nella cella nell'angolo in alto a sinistra sopra "1" ea sinistra della "A" nel nuovo foglio di lavoro e tenere premuti i tasti "CTRL" e "V" per incollare il modello di contabilità generale in un altro foglio. In questo modello c'è spazio per inserire le transazioni di contabilità generale per nove conti diversi.
Crea almeno cinque fogli identici, per un totale di 45 account diversi di cui puoi tenere traccia. Il primo foglio dovrebbe essere per i conti correnti, di risparmio o del libro paga; intitolalo "Conti bancari". Crea il titolo facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda nell'angolo in basso a sinistra denominata "Foglio 1" e scegliendo il pulsante "Rinomina". Il secondo foglio dovrebbe essere per i conti "Income". Questi includerebbero le entrate delle vendite, le entrate dei servizi e i rimborsi delle commissioni pagate.
Il terzo foglio dovrebbe essere per i conti "Spese". Questi includerebbero affitti pagati, utenze, manodopera e licenze o tasse. Il quarto foglio dovrebbe essere per i conti "Equity", compreso l'investimento iniziale per l'avvio della società, eventuali estrazioni effettuate per il proprietario e qualsiasi reinvestimento nella società. Infine, il quinto foglio dovrebbe essere per "Passività", compresi i prestiti per edifici, veicoli, attrezzature e carte di credito.
Crea fogli aggiuntivi per quelle aree che contengono più di nove account. Se per caso una delle categorie ha più di nove conti, ad esempio "Spese", creane uno in più o altri due fogli e rinominateli "Spese 2" e "Spese 3". Ad ogni account che crei dovrebbe essere assegnato un numero. In genere, tutti i conti bancari inizieranno con 10--, i conti di reddito con 20--, i conti spese con 30--, i conti di capitale con 40-- e i conti di passività con 50--.
Annotare le colonne su ogni movimento di contabilità generale. Le colonne della data e della descrizione sono autoesplicative. Il "Rif. postale." colonna serve per inserire nella riga il numero dell'altro conto interessato dalla transazione. Le colonne rimanenti sono "Debito", "Credito" e "Saldo".
La maggior parte delle volte un addebito su un conto aggiunge denaro a quel conto e un credito rimuove denaro dal conto. Per ogni addebito deve esserci un accredito. Un altro modo di pensarlo è questo: un debito è "ciò che hai" e un credito è "da dove viene".
Ad esempio, paghi $ 400 per la bolletta elettrica. Lo paghi con un assegno della tua azienda. Chiediti, cosa hai ottenuto? Hai $ 400 di elettricità, quindi addebita $ 400 sul conto delle utenze (# 3010). Ora chiediti, da dove viene? È venuto dal tuo conto corrente, quindi accredita $ 400 sul conto bancario (# 1010).
Nel conto delle utenze inserire n. 1010 per il Rif. postale e nel conto bancario n. 3010 come numero di conto.
