I database consentono di cercare facilmente dati complessi.
Un database è un programma che organizza i dati in campi e record. Un foglio di calcolo è un programma che memorizza i dati in una griglia di righe e colonne consentendo calcoli e la generazione di grafici. Sia i database che i fogli di calcolo vengono utilizzati da aziende, scuole e altre organizzazioni per organizzare l'archivio e utilizzare i dati. Sebbene entrambi siano strumenti preziosi, un database presenta diversi vantaggi rispetto a un foglio di calcolo.
Controlli della qualità dei dati
Il database consente di impostare alcune variabili come uniche voci possibili. Supponiamo che le uniche opzioni siano maschio e femmina: se inserisci "Alien", il database non accetterà i dati. I fogli di calcolo consentono categorie di valori come i numeri, ma non la personalizzazione del database. I database controllano anche determinati campi quando richiesto per impedire la duplicazione di identificatori univoci come i numeri dei pazienti. Questo controllo di duplicazione non è disponibile con i fogli di calcolo.
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Integrazione dei dati
I database, per impostazione predefinita, consentono l'integrazione di dati provenienti da più fonti in un unico database. I dati di più applicazioni e origini possono essere integrati nei campi in modo che i dati di tutte le origini siano organizzati e ricercabili. Ciò può essere ottenuto con un foglio di calcolo, ma richiede altre applicazioni o una programmazione personalizzata per consentire queste funzionalità.
L'efficienza delle risorse
Un foglio di calcolo viene archiviato nella memoria ad accesso casuale di un computer mentre viene utilizzato. Questo è un problema se il foglio di calcolo contiene quantità di dati estremamente elevate. Un database deve solo caricare i dati con cui si lavora nella RAM, il che significa che vengono utilizzate solo parti di un database di grandi dimensioni in un dato momento.
Efficienza dell'utente
Un database può essere programmato per visualizzare i dati in base alle esigenze dell'utente. Ad esempio, un database di pazienti potrebbe mostrare la storia medica a un medico e i dati di fatturazione a un addetto alla reception. Un foglio di calcolo visualizza tutti i dati rendendo più difficile l'individuazione di informazioni specifiche.
Efficienza dei costi
Un database è più efficiente nell'uso rispetto a fogli di calcolo di grandi dimensioni. L'efficienza consente meno tempo dedicato alle attività e meno errori. Ciò si traduce in un risparmio di ore di lavoro e precisione per un'azienda poiché i suoi dipendenti sono più produttivi ed efficienti.
Efficienza di crescita
Man mano che i dati vengono inseriti in un foglio di calcolo, la dimensione complessiva del foglio di calcolo aumenta molto più velocemente di un database comparabile. Man mano che vengono inserite sempre più informazioni, ci sono differenze apprezzabili nel tempo necessario per generare report, grafici e accesso ai dati su una rete.
