Cara Mengompresi File Sebelum Mengirimnya melalui Email

Saat Anda mentransfer file besar dalam pesan email, Anda berisiko melebihi batas ukuran lampiran, yang menyebabkan pengiriman gagal. Mengompresi file mengurangi ukurannya, membuatnya lebih mudah untuk dikirim tanpa mencapai batas ini. Beberapa kandidat terbaik untuk kompresi adalah file multimedia besar seperti video, foto, dan file audio, karena ini cenderung melebihi batas ukurannya sendiri -- terutama video.

Beberapa format kompresi biasanya digunakan, dan memilih yang tepat tergantung pada beberapa faktor yang berbeda. Kompresi ZIP adalah yang paling umum didukung dan lebih universal daripada yang lain, tetapi menawarkan kompresi yang lebih sedikit daripada format seperti RAR dan 7Z. Format ini, bagaimanapun, memerlukan program khusus untuk mendekompresi file. Format yang dapat didekompresi oleh penerima file memainkan peran besar dalam keputusan Anda. Dalam kebanyakan kasus, ini menjadikan ZIP pilihan terbaik, karena kompresi ZIP terintegrasi dengan Windows, menghilangkan kebutuhan akan plugin atau unduhan tambahan.

Proses kompresi file yang tepat bervariasi tergantung pada program yang Anda gunakan. Untuk menggunakan kompresi ZIP bawaan Windows di Windows 7, klik kanan file atau folder, arahkan mouse ke "Kirim ke", lalu pilih "Folder terkompresi (zip)" dari menu tarik-turun yang dihasilkan. Untuk Windows 8, pilih file dan klik "Bagikan," diikuti oleh "Zip." Di program lain, Anda biasanya membuat arsip, menambahkan file ke dalamnya, lalu menginstruksikan program untuk mengompres. Untuk petunjuk khusus, lihat dokumentasi program pengarsipan Anda.

Seberapa kecil Anda membutuhkan file terkompresi tergantung pada layanan email yang Anda gunakan untuk mengirimnya. Batas bervariasi dari satu penyedia ke penyedia lainnya, jadi Anda harus memeriksa dengan penyedia spesifik Anda untuk perincian yang tepat. Opsi populer seperti Gmail dan Yahoo membatasi Anda hingga 25MB per email, sementara Outlook.com membatasi Anda hingga 10MB per email. Klien email seringkali serupa, dengan Microsoft Outlook membatasi Anda hingga 20MB per lampiran, Windows Live mail membatasi Anda hingga 10GB per email dan tidak lebih dari 50MB per file, dan Mozilla Thunderbird menawarkan ukuran tak terbatas.

Penyimpanan cloud menawarkan alternatif yang solid jika file Anda masih melebihi batas ukuran Anda, terlepas dari seberapa banyak Anda mengompresnya. Dengan menyimpan file terkompresi di server cloud seperti OneDrive, Google Drive, atau Dropbox dan mengirimkan tautan unduhan ke penerima, Anda menghemat waktu yang diperlukan untuk melampirkan file dan mengirim file besar -- bahkan yang berukuran multi-gigabyte wilayah. Ini juga merupakan cara yang lebih nyaman untuk berbagi file dengan banyak orang, karena hanya perlu diunggah sekali. Penerima Anda kemudian dapat mengunduh file sesuai keinginan mereka.