Cara Memindai & Mengirim Email Dokumen

Memindai dan mengirim dokumen pribadi atau bisnis sebagai lampiran email dapat menghemat waktu dan uang karena Anda tidak perlu khawatir tentang biaya pencetakan atau ongkos kirim. Meskipun memilih format file yang tepat itu penting, prosesnya tidak sulit, dan prosedur pemindaian pada umumnya sama baik Anda menggunakan pemindai yang berdiri sendiri atau printer multifungsi. Hal yang sama berlaku untuk melampirkan dokumen yang dipindai ke email, karena prosedur lampiran umumnya sama di sebagian besar program email.

Sebagian besar pemindai memungkinkan Anda memilih antara file PDF dan JPEG. File PDF adalah pilihan terbaik untuk memindai dokumen yang menyertakan teks atau grafik vektor yang menyertakan titik, garis, bentuk, dan kurva. Menggunakan format ini juga memungkinkan Anda menggabungkan dokumen dengan lebih dari satu halaman menjadi satu file. Format file JPEG adalah pilihan yang baik untuk foto, karena memungkinkan Anda mengompresi data gambar dan mengurangi ukuran file besar.

Bersihkan kaca pemindai dengan kain bersih yang lembut. Letakkan dokumen menghadap ke bawah pada kaca pemindai. Sejajarkan dengan menggunakan spidol panduan di sepanjang tepi kaca dan kemudian turunkan penutupnya. Pilih "pindai" pada menu printer, pilih komputer tempat Anda ingin memindai dokumen, pilih jenis file dan mulai pemindaian. Sebagai metode alternatif, buka perangkat lunak yang Anda instal selama penyiapan dan pindai dokumen dari komputer Anda.

Ketika pemindaian selesai, Windows Explorer atau My Documents akan terbuka secara otomatis. Pemindaian yang baru saja Anda selesaikan akan menjadi yang terakhir dalam daftar. Buka dan tinjau dokumen untuk memastikannya dipindai dengan benar, lalu klik tombol "Simpan". Ganti nama file dari nama saat ini, seperti Scan0001.jpg, menjadi sesuatu yang lebih deskriptif, seperti "Daftar Telepon Perusahaan", dan simpan file ke lokasi yang nyaman.

Ada dua cara untuk melampirkan dokumen ke email. Pada metode pertama, klik kanan nama file dari lokasinya saat ini. Dari menu pop-up yang muncul, pilih "kirim ke" lalu "penerima email". Jendela pesan baru akan terbuka dengan dokumen yang sudah dilampirkan. Metode kedua adalah membuka program email Anda dan menulis pesan baru. Setelah selesai, pilih tombol "lampirkan file" di bagian atas jendela pesan. Arahkan ke lokasi di mana Anda menyimpan file dokumen, pilih dan klik "insert." File akan dilampirkan tanpa tindakan lebih lanjut dari Anda, dan Anda kemudian dapat mengirim email.